Btw terugvragen: hoe werkt dat?

Btw staat voor de belasting over toegevoegde waarde, over de omzet die een onderneming maakt. Daarom wordt de btw omzetbelasting genoemd. Het is een zogenaamde indirecte belasting. Dit betekent dat de belasting uiteindelijk niet wordt betaald door de verkoper maar door de eindafnemer. De verkoper fungeert als tussenpersoon, die de btw die hij of zij moet afdragen doorrekent in de consumentenprijs van de geleverde goederen of diensten. De verkoper zelf moet ook btw betalen over aankopen, maar hij kan deze terugvragen. Andere voorbeelden van indirecte belastingen zijn de accijns op alcohol of brandstoffen.

U als onderneming bent dus in principe een doorgeefluik van de consument naar de overheid. U betaalt btw over de aankopen die u doet, maar u kunt deze ook weer terugvragen bij de belastingdienst omdat u niet als consument wordt beschouwd. Dit terugvragen heet voor de belastingdienst ‘aftrekken als voorbelasting’. Hoe dit terugvragen in zijn werk gaat, leest u in dit artikel.

De basisvoorwaarden voor teruggaaf

Om btw te kunnen terugvragen gelden maar een paar basisregels – hoewel er in de praktijk ingewikkelde situaties kunnen ontstaan.

U moet btw hebben betaald om deze te kunnen terugvragen. Dat klinkt logisch, maar wordt weleens vergeten.
U moet de aankopen kunnen bewijzen met een factuur die aan bepaalde eisen moet voldoen. Deze eisen staan vermeld op de website van de Belastingdienst. Er zijn een paar uitzonderingen: op een taxibon hoeft bijvoorbeeld geen btw te worden vermeld. De betaalpas en de app van Mooncard zijn een uitkomst bij het verwerken van de bonnetjes. Een keer scannen met uw telefoon en u bent ervan af.
U kunt alleen btw over zakelijke kosten aftrekken.

Wat zijn zakelijke kosten?

Alle kosten die u maakt om omzet mee te genereren zijn aftrekbare zakelijke kosten. Bovendien moet die omzet zijn belast (met btw). Meestal is het tarief 21% of 9%. Maar de aftrekmogelijkheid geldt ook kosten die u maakt voor het genereren van omzet met een nultarief, dus als u over uw omzet 0% btw moet afdragen.

Bent u helemaal niet btw-plichtig, dan kunt u de betaalde btw niet aftrekken. Als u bijvoorbeeld onder de KOR (kleineondernemersregeling) valt, berekent u waarschijnlijk geen btw over uw omzet en draagt deze dus ook niet af. Bovendien moet de relatie tussen de uitgaven en de zakelijke activiteiten (uw diensten of producten) wel vrij direct zijn.

Overlap met privékosten

Sommige kosten zijn niet altijd zakelijk, maar alleen gedeeltelijk. Denk aan een auto van de zaak die u ook privé gebruikt. De btw die u betaalt over de aanschaf, en die over de kosten voor het zakelijke gedeelte van het gebruik is wel aftrekbaar, die voor het privégebruik niet. De belastingdienst moet weten om welk deel van de kosten het gaat, dus moet u een kilometerregistratie bijhouden – of achteraf een vast percentage (forfait) betalen. Voor het gebruik van een mobiele telefoon of laptop is hetzelfde principe van toepassing.

Btw over eten en drinken

Als u boodschappen doet voor een etentje met vrienden, waarvan er eentje misschien nog wel eens een dienst van u gaat afnemen, dan zijn de kosten niet aftrekbaar. Ook over een zakenlunch in een restaurant is de btw trouwens niet aftrekbaar (u kunt die kosten zelf vaak wel gedeeltelijk aftrekken). In het algemeen kunt u btw over horecakosten niet aftrekken.

Maar als uw onderneming uw personeel op kantoor gratis of met korting (onder de kostprijs) eten en drinken aanbiedt, kan de btw wel worden teruggevraagd. Kerstpakketten vallen hier ook onder. Voor deze giften, of ‘bevoordelingen’ zoals ze officieel heten, geldt een maximum van 227 euro per werknemer.

Buitenlandse kosten

U hebt goederen ingevoerd of diensten afgenomen uit het buitenland en hebt daarover btw betaald in het buitenland? Dan kunt u ook btw terugvragen. Ook wanneer de btw door EU-regelgeving naar u verlegd is, kunt u deze terugvragen. Verlegging betekent dat niet de verkoper maar de afnemer btw afdraagt. Hoe de teruggaaf werkt, hangt af van waar u de goederen of diensten hebt afgenomen.

Binnen de EU heet het een ‘intracommunautaire verwerving’. De btw hierover kunt u in uw Nederlandse btw-aangifte berekenen en terugvragen – als u die goederen of diensten tenminste gebruikt om omzet te genereren waarover u btw rekent. Naar u verlegde btw kunt u op dezelfde manier aftrekken. Maar als u in een andere EU-lidstaat btw hebt betaald, dan moet u deze terugvragen van de belastingdienst in dat land. Als u in die lidstaat aangifte doet voor de btw, wordt deze daarin vermeld. Als u btw hebt betaald in een land buiten de EU, moet u aankloppen bij de belastingdienst in dat land.

Hoe vraagt u btw terug?

Elk kwartaal moet u btw-aangifte doen. In sommige gevallen doet u per maand of zelfs per jaar aangifte. In bijzondere gevallen (bijvoorbeeld brand in uw bedrijf) kan de aangifte worden uitgesteld via een verzoek aan het belastingkantoor. Als er voor een te late indiening geen goede reden is, dan kunt u een boete en een naheffing krijgen. De betaling zelf (van de btw over uw omzet minus de betaalde btw) kan soms ook worden uitgesteld, bijvoorbeeld wanneer uw onderneming tijdelijk in zwaar weer terechtkomt.

In de btw-aangifte vermeldt u de btw die u hebt geheven over uw omzet. De btw die u hebt betaald over gemaakte zakelijke kosten (die voldoen aan de voorwaarden) kunt u vervolgens aftrekken. Daarom heet het vooraftrek: u kunt de betaalde btw direct in mindering brengen op het bedrag dat u moet betalen van de btw die u hebt geïnd.

Voor de bonnetjes waarop (een deel van) de aangifte is gebaseerd, gebruikt u de app van Mooncard. Simpel gescand, zonder extra invoer van gegevens. Na de automatische verwerking kunt u in principe zelf het bonnetje weggooien. Zo wordt het werk van de medewerkers eenvoudiger, want die hoeven verder nergens meer aan te denken. Voor de administratieafdeling is deze functie enorm tijdbesparend.

Eventuele fouten in de btw-aangifte kunt u corrigeren. U moet daarvoor een formulier invullen, genaamd ‘Suppletie omzetbelasting’. Het vermelden van fouten is verplicht, maar als het om minder dan 1000 euro (teveel of te weinig) gaat, dan kunt u de correctie in de volgende aangifte doen.

Benieuwd naar de corporate card en de voordelen van Mooncard? Op onze website vindt u meer

informatie over hoe u het administratieve werk eenvoudiger kunt maken. Ook kunt u daar vrijblijvend een demo aanvragen.

Meer informatie over btw en hoe Mooncard bij de aangifte kan helpen, vindt u onder andere in onderstaande artikelen: