Alles over de BTW nummers van ondernemingen

Wat is precies een onderneming?

Iemand die zich inschrijft bij de Kamer van Koophandel (KvK) wordt gezien als ondernemer als hij (1) diensten en/of producten levert, als hij (2) deze diensten en/of producten levert voor meer dan de kostprijs. Dat wil zeggen als hij eraan verdient en als hij (3) zakendoet met meer dan alleen vrienden of familieleden en daarbij ook de concurrentie aangaat met andere ondernemers.

Dit geldt zowel voor eenmanszaken als voor grotere ondernemingen en kan in sommige gevallen ook gelden voor verenigingen en stichtingen. Als de onderneming voldoet aan de drie eisen van het ondernemerschap, krijgt de ondernemer twee nummers van de Belastingdienst: het omzetbelastingnummer en het btw-identificatienummer, dat in de volksmond meestal het btw-nummer wordt genoemd en in meer officiële communicaties het btw-ID. In het geval van de oprichting van een BV (Besloten Vennootschap), is de procedure iets anders.

Als je geen onderneming hebt of start, kun je geen btw-nummer aanvragen. Particulieren hebben dus geen btw-nummer. Een ZZP-er die diensten of producten verkoopt, of dat nou aan eindconsumenten is of aan andere bedrijven, is ook een onderneming, moet btw-aangifte doen en krijgt dus ook een btw-nummer.

Kan een vereniging of stichting een btw-nummer aanvragen?

Een stichting, of een vereniging, kan alleen een btw-nummer aanvragen als zij voldoet aan de eisen van het ondernemerschap. De eisen van het ondernemerschap zijn de drie hierboven genoemde punten: diensten of producten leveren, hieraan verdienen en niet alleen zakendoen met vrienden/familie, maar ook de concurrentie aangaan.

Als een stichting/vereniging zich inschrijft in het handelsregister, onderzoekt de Belastingdienst of er sprake is van een onderneming. Bij twijfel neemt de Belastingdienst contact op met de stichting. Indien het wordt gezien als onderneming, krijgt de stichting of vereniging een btw-nummer.

Hoe krijgt een onderneming haar btw-identificatienummer en het omzetbelastingnummer?

Een (startende) onderneming die zich inschrijft bij de Kamer van Koophandel krijgt

automatisch en gratis de twee nummers toegestuurd. Dit duurt over het algemeen zo’n twee weken. De Kamer van Koophandel geeft de informatie namelijk door aan de Belastingdienst. Na twee weken krijgt de ondernemer een brief met het btw-identificatienummer en het omzetbelastingnummer.

In het geval van de oprichting van een Besloten Vennootschap (BV) gaat het net iets anders; een BV oprichten gebeurt namelijk via een notaris. Vanaf daar is de procedure wel hetzelfde: de notaris richt de BV op en schrijft deze bij de KvK in in het handelsregister. De KvK geeft deze informatie door aan de Belastingdienst, die ook in dit geval zo’n twee weken later een brief stuurt met de nummers.

Wat is het omzetbelastingnummer?

Het omzetbelastingnummer gebruik je in de communicatie met de Belastingdienst. In de praktijk wil dit zeggen dat de onderneming dit nummer gebruikt bij de btw-aangifte, bij het verleggen van de btw en bij het terugvragen van oninbare btw, maar ook als de onderneming de Belastingtelefoon belt voor informatie. Het omzetbelastingnummer bestaat uit negen cijfers, gevolgd door een B en nog twee cijfers, van 01 t/m 99. De eerste negen cijfers zijn het RSIN of fiscaal nummer, ofwel het BSN-nummer, in het geval van een eenmanszaak.

Wat is het btw-identificatienummer?

Het btw-identificatienummer wordt gebruikt in communicatie met derden (klanten en leveranciers) en staat daarom vermeld op o.a. facturen en de website als je via je website

verkoopt of diensten aanbiedt.

Melding op de factuur is verplicht. Het btw-nummer is een uniek nummer; er zijn geen twee ondernemingen met hetzelfde nummer. Het btw-nummer wordt gebruikt bij de btw-aangifte. Bij in- en verkoop betaalt of ontvangt een onderneming btw, afhankelijk van de uitkomst moet de onderneming btw betalen of kan hij dit vorderen. U leest hier hoe u de btw kunt berekenen.

Dit geldt voor alle ondernemingen, maar er zijn wel uitzonderingen in de berekening. Als een onderneming tweedehands goederen verbetert en doorverkoopt, bijvoorbeeld, dan geldt de zgn. marge-regeling. Het btw-identificatienummer begint met de landcode (NL voor Nederland, BE voor België...), gevolgd door 9 cijfers, een B en nog twee cijfers (01 t/m 99). Vanaf januari 2020 zijn de 9 cijfers van het btw-nummer van eenmanszaken niet meer gelijk aan de negen nummers van het omzetbelastingnummer. Dit is namelijk het BSN -nummer en om privacy-redenen is het (openbaar toegankelijke) btw-nummer nu anders.

Twee btw-nummers aanvragen

Als een onderneming binnen het bedrijf andere activiteiten gaat doen, kan het een tweede btw-nummer aanvragen. Let wel: twee btw-nummers betekent ook twee belastingaangiften en twee administraties.

Het btw-nummer van een leverancier achterhalen

Leveranciers dienen ook hun btw-nummer op hun facturen te zetten. Als u een btw-nummer wilt weten, nog voor u een factuur heeft ontvangen, kunt u natuurlijk kijken of het op hun website vermeld staat. Zo niet, dan is de enige echte mogelijkheid contact opnemen met de desbetreffende onderneming, Er is namelijk geen database waarin u het nummer kan zoeken en het zal ook niet gegeven worden door de Belastingdienst of de Kamer van Koophandel.

Een btw-nummer van klant of leverancier controleren.

Als het btw-nummer bij u bekend is, is er wel een database om het nummer te checken, mits binnen de EU. Dit kan hier. Het is voor de ondernemer belangrijk om te weten of een klant inderdaad ondernemer is. Als uw administratie wordt gecontroleerd en het blijkt dat een klant geen ondernemer was, moet u alsnog btw betalen of goederen en/of diensten die u zonder btw heeft geleverd. Dit heet een naheffingsaanslag. Het is dus belangrijk btw-nummers te controleren.

Wat kan Mooncard doen in de btw-berekening?

Mooncard berekent bij elke uitgave onmiddellijk de terug te vorderen btw en vergemakkelijkt daarmee de btw-aangifte. Wilt u weten wat Mooncard precies voor uw onderneming kan betekenen? Boek dan een vrijblijvende demo!

Meer weten over btw of over Mooncard? Neem dan hier een kijkje:

Alles over het btw-identificatienummer en omzetbelastingnummer in Nederland