Eenvoudig de btw berekenen voor de btw-aangifte

Btw berekenen, wie, wat, waarover?

Btw wordt betaald over goederen en diensten, zowel door consumenten als bedrijven, zoals naamloze vennootschappen (NV) en stichtingen. U ontvangt dus btw van uw klanten, die u af moet dragen aan de Belastingdienst. U betaalt ook btw aan uw leveranciers - deze kunt u weer terugvragen.

Op die manier komt het erop neer dat u alleen belasting betaalt over het verschil tussen de verkoopprijs en de inkoopprijs: de toegevoegde waarde. Particulieren betalen dus ook btw over producten, of diensten verkoopprijs, maar kunnen deze belasting niet terugvragen. Het is voor bedrijven daarom belangrijk de btw te kunnen berekenen, zowel over wat zij inkopen als over diensten en goederen die zij verkopen. 

Ondernemingen hebben hiervoor een btw-nummer (of: btw-identificatienummer) en een intracommunautaire btw-nummer, die zij nodig hebben voor het leveren van goederen of diensten binnen de EU. Het intracommunautaire btw-nummer begint met de landencode, voor Nederland NL. Dit nummer moet altijd op facturen staan. 

Wat zijn de btw-tarieven in Nederland en België?

Btw kent in Nederland drie tarieven: 21%, 9% en 0%. Het algemene tarief voor btw in Nederland, en ook in België, is 21%. In België zijn er ook tarieven van 12% en 6%. In Nederland wordt het btw-tarief van 9% vooral toegepast op eerste levensbehoeften zoals voedingsmiddelen, water, geneesmiddelen en hulpmiddelen en agrarische goederen. Maar ook kunst, verzamelvoorwerpen, antiek, boeken en tijdschriften hebben een btw-tarief van 9%. In het geval van zakendoen met het buitenland, kan het tarief van 0% gelden. In dit laatste geval moet u wel kunnen aantonen dat u het 0%-tarief terecht hebt toegepast. 

De verkoopprijs inclusief btw berekenen

De prijs waarop u uw diensten of producten aanbiedt, is de verkoopprijs inclusief btw. De btw wordt berekend over het totaalbedrag dat u in rekening brengt. Dit kan, buiten het product/de dienst zelf, kosten bevatten zoals bezorgkosten, reis- en telefoonkosten of verpakkingskosten. Let op: statiegeld kunt u hier niet bij tellen. 

Er zijn twee manieren om de btw te berekenen, afhankelijk van uw situatie. We geven u hier de formules.

• Als u de prijs van een product exclusief btw heeft (de door u gewilde prijs, dus inclusief uw winstmarge) en u wilt de verkoopprijs inclusief btw weten, telt u eenvoudigweg 21% (of 9%) bij de prijs op. Als u een product wilt verkopen voor €10 exclusief btw, wordt dit 10 x 0,21 = €2,10, dus: €10 + €2,10 = €12,10 inclusief btw.
• Als u de verkoopprijs (vp) inclusief btw kent van een product, dan weet u dat dit 121% of 109% van de prijs exclusief btw is. Om de btw terug te rekenen, doet u: vp x 21/121 (of 9/109). U koopt bijvoorbeeld een jas van €100. In de prijs van €100 zit dan (100 x 21/121=) €17,36 is de prijs van de btw.

Met een btw-calculator, die u kunt vinden vinden op internet, is dit vrij makkelijk, maar Mooncard kan u dit allemaal nog eenvoudiger maken.  De btw over alle uitgaven met de Mooncard corporate card worden dan automatisch berekend. 

Wordt er ook btw over verzendkosten gerekend? 

Ja, ook over verzendkosten wordt btw berekend. Het te gebruiken tarief hangt af van de producten die u verzendt. Als dit producten zijn uit het 21% btw-tarief, berekent u 21% btw over verzendkosten. En als het producten zijn met 9% btw, dan berekent u 9% btw op de verzendkosten. 

Btw berekenen over internationale goederen of diensten buiten de EU

Het 21% of 9%-tarief geldt voor inkopen in Nederland en verkopen in Nederland of België. Het is echter absoluut niet ongewoon als een ander land in beeld komt, ofwel voor de inkoop, ofwel voor de verkoop. Andere landen kunnen we indelen onder EU-landen en landen buiten de EU. De regels tussen deze twee zijn anders. 

Allereerst het goederenverkeer buiten de EU. Meestal geldt dat de goederen belast zijn in het land van de afnemer. In uw land als u inkoopt, in het land van uw klant als u verkoopt. In dit geval is het nuttig de bestaande regels m.b.t. het desbetreffende land op te zoeken. Het internationale dienstenverkeer (buiten de EU) is in veel gevallen belast met 0%. Denk hierbij aan diensten rondom de invoer van goeder en of aan vervoer van personen. 

Btw berekenen over goederen- en dienstenverkeer binnen de EU

Als u goederen of diensten binnen de EU verkoopt, dient u onderscheid te maken aan verkoop aan een particulier (dit zijn alle klanten die geen btw-nummer hebben) of aan een ondernemer (met btw-nummer). Een product of een dienst voor een particulier wordt belast in het land van herkomst (Nederland of België) volgens de regels van dit land. In Nederland rekent u dus 21% of 9% (zie hierboven). Als de klant een ondernemer is, wordt de btw gerekend in het land van de afnemer. 

Btw dat verlegd is, komt ook in de aangifte

Bij het verleggen van btw factureert de leverancier de btw niet (bij een verkoop), maar verlegt hij dat bij de afnemer (koper). Dan factureert de leverancier excl. btw, met de opmerking “btw verlegd”. Let goed op dat het correcte btw-nummer van de afnemer op de factuur vermeld staat.  De door u of naar u verlegde btw moet in de btw-aangifte opgenomen worden. 

Hoe en wanneer doe je btw-vordering en btw-aangifte?

Een bedrijf heeft, vanaf de oprichting, een balans. Op deze balans staat de post “te vorderen btw”. Onder deze post komt alle btw te staan die een onderneming met btw-nummer heeft betaald en die mag worden teruggevraagd aan de belastingdienst. Dit heet “btw terugvorderen” en wordt gedaan in de btw-aangifte. De btw-aangifte doet de ondernemer één keer per maand, per kwartaal of per jaar. Dit heet ook wel “aangifte omzetbelasting”. In deze aangifte meldt u zowel de btw die u aan uw klanten heeft berekend als de btw die u zelf al betaald heeft en die u terug kunt vorderen (af kunt trekken). Deze aangifte gebeurt digitaal. In uw eigen administratie houdt u bij hoeveel btw u aan uw klanten heeft berekend en hoeveel u heeft betaald. U kunt dan zelf uitrekenen of u de belastingdienst moet betalen of dat u geld terugkrijgt. Vergeet nooit uw btw-aangifte te doen, anders riskeer je een boete.

Mooncard kan u helpen met het berekenen van btw en het bijhouden van de btw van alle mogelijke uitgaven, zoals bijvoorbeeld van zakelijke diners of reizen. Of u nu nationaal of wereldwijd zakendoet. Wilt u zien wat Mooncard voor uw onderneming kan betekenen? Vraag dan een demo aan!