Btw-aangifte: waar moeten ondernemers aan denken?

Btw: niemand ontkomt eraan

De btw is een algemene accijns waar iedereen mee te maken krijgt. Ongeacht de sociale status, de economische activiteit of de nationaliteit die iemand heeft, iedereen betaalt deze toegevoegde waarde zodra hij of zij in Nederlands iets koopt. In het geval van particulieren die iets kopen, is dit een vorm van belasting die de privacy van de belastingbetalers respecteert. De btw-betaling is namelijk anoniem.

De btw is één van de manieren die de staat heeft om de schatkist te vullen. Ook inkomstenbelasting en vermogensbelasting spekken de staatskas. Daarmee kan Nederland vervolgens sociale diensten leveren, wegen onderhouden en scholen bouwen. Vrijwel elk land hanteert een vorm van btw. De Belastingdienst noemt deze belasting ook wel de omzetbelasting.

Ondernemers kunnen de btw terugkrijgen

Btw betaalt u dus gegarandeerd. Maar als ondernemer kunt u die weer terugvorderen. Tenminste, zolang het om bedrijfsgerelateerde uitgaven gaat. Uw boekhouder kan u vertellen welke uitgaven dat zijn. Soms zult u kosten maken die zowel privé als zakelijk zijn, bijvoorbeeld wanneer u een nieuwe mobiele telefoon koopt die u ook gebruikt voor beantwoorden van zakelijke e-mails en het voeren van zakelijke gesprekken.

Wat is een btw-aangifte?

Om te garanderen dat de ondernemer winst maakt, berekent hij of zij eerst de gewenste vraagprijs, om daar vervolgens de btw bij op te tellen. Als voorbeeld kunnen we een koeriersdienst nemen die € 10,00 bruto voor een zending rekent. Daar komt nog 21% btw bovenop, wat de totaalprijs op € 12,10 brengt.

Aan de ene kant ontvangen bedrijven btw, maar aan de andere kant betalen ze het ook wanneer ze van andere leveranciers iets kopen. Bij de btw-aangifte wordt het verschil daartussen berekend. Dan wordt duidelijk of een bedrijf iets moet betalen of juist geld terugkrijgt. De btw-aangifte is verplicht.

Hoewel, hier bestaat een uitzondering op. Ondernemers met een omzet tot 20.000 euro komen in aanmerking voor de Kleineondernemersregeling (KOR-regeling). Die houdt in dat ze facturen zonder btw uitschrijven en de betaalde btw niet kunnen terugvragen.

Hoeveel omzetbelasting moet een bedrijf betalen of rekenen?

De hoogte van de btw is door de jaren heen gefluctueerd. Bij de invoering in 1969 was het normale btw-tarief nog 12% en in 1986 bereikte het zelfs een tarief van 20%. Daarna daalde het tarief enkele procentpunten. Sinds 2012 is het normale btw-tarief 21%. Maar dat is niet het enige tarief. Afhankelijk van de diensten of producten verschilt het btw-tarief. Er is ook een lager btw-tarief van 9% en een tarief van 0%. Ook zijn er branches en bedrijfsactiviteiten die geheel vrijgesteld zijn van btw. In dat laatste geval mag een onderneming of vereniging de btw aan klanten verleggen, maar mag het niet de betaalde btw terugvragen.

Hoeveel btw een bedrijf netto moet betalen, hangt voor een groot deel af van de gemaakte kosten en de ontvangen inkomsten. Bij een gezonde onderneming, die winst maakt, zijn de inkomsten hoger dan de uitgaven. Dat betekent vaak ook dat de ontvangen btw-betalingen hoger zijn dan de afgedragen btw is. Onder de streep betekent dat: belasting betalen. Uiteraard kan het vóórkomen dat u tijdens één kwartaal meer uitgaven heeft dan inkomsten, bijvoorbeeld omdat u een investering doet. In dat geval kunt u de teveel betaalde btw terugvorderen.

Wanneer moet ik btw-aangifte doen?

Heeft u een bedrijf, dan zult u in de meeste gevallen elk kwartaal btw-aangifte moeten doen. Die aangifte moet binnen zijn vóór het einde van de maand die volgt na het kwartaal. Doet u btw-aangifte over het laatste kwartaal van het jaar, dan heeft u daar tot en met 31 januari voor. Er zijn enkele uitzonderingsgevallen waarin ondernemers maandelijks of jaarlijks aangifte doen.

Hoe uw bedrijf btw-aangifte doet

De aangifte voor de omzetbelasting doet u digitaal via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Dat is een portaal waar u met eHerkenning inlogt als u een bedrijf met personeel hebt. Zzp’ers loggen in met hun DigiD. Het is ook mogelijk om direct vanuit uw boekhoudprogramma aangifte te doen.

Mits u alle uitgaven en inkomsten dagelijks hebt ingevoerd, rondt u de aangifte in enkele minuten af. Maar bij veel ondernemingen is dit niet het geval. Ze moeten aan het einde van het kwartaal alle facturen en nota’s verwerken, wat enkele stressvolle dagen kan opleveren. Geen wonder dat veel zelfstandigen tegen de btw-aangifte opzien. Verderop leggen wij uit hoe Mooncard deze btw-stress kan wegnemen.

Betalen of terugkrijgen: zó werkt dat

Blijkt uit uw aangifte dat u btw terugkrijgt, dan stuurt de Belastingdienst u hiervan een bevestiging per brief. Die ontvangt u binnen 8 weken na uw aangifte. Het geld staat vervolgens binnen 1 week op uw rekening. Tussen uw btw-aangifte en het terugkrijgen van uw btw kan dus maximaal 9 weken zitten.

Is de conclusie van de aangifte dat u nog btw moet betalen? Een automatische incasso is (nog) niet nodig. U dient dus zelf het btw-bedrag over te maken naar de Belastingdienst. Het IBAN-rekeningnummer daarvoor is NL86 INGB 0002 4455 88 en de BIC-code is INGBNL2A. Vergeet niet het betalingskenmerk te vermelden. Op tijd betalen is ook belangrijk, anders krijgt u een boete. Wel is het mogelijk om uitstel van betaling te verzoeken.

Mooncard: uw btw-aangifte in een handomdraai

Doen uw werknemers hun zakelijke uitgaven met de tankkaart of de corporate card van Mooncard, dan wordt de afgedragen btw meteen voor u berekend. Dankzij de slimme koppeling met uw boekhoudprogramma ziet u in real-time of u btw kunt terugvorderen en zo ja, hoeveel. Dat maakt de btw-aangifte een fluitje van een cent. Uw boekhouder zal u dankbaar zijn. Of wellicht heeft u die helemaal niet meer nodig!

Niet alleen voor de btw-aangiftes is het prettig als u live inzicht heeft in de uitgaven van uw bedrijf. Benieuwd naar de voordelen van Mooncard? Op onze website vindt u meer informatie over onze tankkaart en zakelijke betaalkaart. Ook kunt u daar vrijblijvend een demo aanvragen.

Meer informatie over btw en hoe Mooncard bij de aangifte kan helpen, vindt u in onderstaande artikelen: