Alles over journaalposten in de boekhouding

De journaalposten vormen samen het rekeningschema

Journaalposten worden gebruikt in de dubbele boekhouding. De dubbele boekhouding houdt in dat als er ergens iets wordt ingeboekt, er ergens anders hetzelfde bedrag uitgeboekt moet worden, zodat het geheel altijd in balans blijft. Een voorbeeld: als u, als bedrijf, één wasmachine verkoopt en die door de klant contant betaald is, neemt het vermogen (liquide middelen) toe, maar de voorraad af. 

U boekt alle transacties in door middel van journaalposten. Een journaalpost bestaat dus altijd uit 2 regels, één debet en één credit. Journaalposten worden geplaatst in grootboekrekeningen, ook wel categorieën genoemd. Zoals bijvoorbeeld “voorraad” of “liquiditeiten” Alle grootboekrekeningen samen vormen het rekeningschema. Op dit rekeningschema staan dus alle inkomsten en uitgaven van een onderneming: schulden, bezittingen, kosten en opbrengsten, waaruit op het einde van het boekjaar de balans en de winst- en verliesrekening worden opgemaakt.  

Wat is journaliseren?

Journaliseren is het wijzigen van de grootboekrekening, naar aanleiding van ontvangen of gestuurde facturen bijv. Journaliseren houdt in dat u de grootboekrekeningen aan de creditzijde en de debetzijde van de balans verwerkt. Zodat er altijd evenwicht is. 

Wat is een boekjaar?

Het boekjaar van een onderneming is het jaar waarin één boekhouding wordt afgerond. Voor de meeste ondernemingen is dit gelijk aan een kalenderjaar, maar hier kunnen uitzonderingen op zijn. Dit noemen we dan een gebroken boekjaar. Aan het einde van het boekjaar worden de winst- en verliesrekening en de balans opgemaakt. Het is daarom belangrijk de boekhouding, het inboeken van alle uitgaven en inkomsten, regelmatig bij te houden, dan zijn de winst- en verliesrekening en de balans eenvoudiger op te maken. 

Hoe kies ik de journaalposten die bij de uitgave of inkomst horen? 

Het rekeningschema bestaat uit grootboekrekeningen, of categorieën, die alle journaalposten bevatten. Deze categorieën hebben allemaal een nummer dat bestaat uit vier cijfers, het eerste cijfer geeft aan in welke categorie het op de balans (0 t/m 3) of winst- en verliesrekening (4, 8 en 9)komt. Het rekeningschema kent 8 hoofdcategorieën, die per sector iets kunnen afwijken:

1. Vaste Activa en Vermogen
2. Vlottende Activa en Passiva
3. Tussenrekeningen
4. Voorraden
5. Kosten
6. Opbrengsten
7. Overige Opbrengsten en Lasten

Deze categorieën zijn vervolgens weer onderverdeeld in rubrieken, hier vind je bijv. rubrieken als “overige personeelskosten” of “liquide middelen”. Deze rubrieken hebben allemaal een nummer. Hier zijn lijsten van, zodat u kunt uitzoeken waar iets geboekt moet worden. Dit klinkt ingewikkeld, maar hier zult u steeds handiger en sneller in worden. 

Alles is keurig geboekt in de juiste journaalposten, en dan?

Het kennen van de juiste financiële cijfers van uw onderneming is een must. Als ondernemer moet u nu alle boekhoudkundige gegevens zodanig begrijpen dat u de goede beslissingen neemt voor uw onderneming, door middel van een financiële analyse. Een financiële analyse laat zien wat de economische en financiële middelen zijn waar de onderneming over beschikt of kan beschikken. 

Grote ondernemingen hebben hier financieel analisten voor in dienst, in kleine ondernemingen moet de ondernemer dit zelf uitzoeken, of dit uitbesteden. Omdat het een vak apart is, is het vaak het beste dit uit te besteden aan een deskundige, indien er een noodzaak is voor een financiële analyse. Dit kan namelijk nodig zijn omdat er extern om wordt gevraagd, door potentiële investeerders, leveranciers of de staat (belastingdienst). Of het is intern nodig, zodat de manager(s) bepaalde beslissingen kunnen nemen. Eén ding is zeker, u kunt de financiële administratie maar beter op orde hebben!

Geen paniek, kies voor een goed boekhoudprogramma

De boekhouding doen hoeft niet moeilijk te zijn, er zijn hele goede boekhoudprogramma’s voor. Dit geldt natuurlijk vooral voor kleine ondernemingen waar ondernemers naast hun gewone baan ook de boekhouding doen. Grote(re) bedrijven hebben hier de boekhoudafdeling voor en werken vaak met ERP’s waar een boekhoudprogramma in zit. 

Vandaag de dag zijn boekhoudprogramma’s veelal online, ze bevatten handige links naar bij elke term die ingewikkeld zou kunnen zijn. De nummers van journaalposten, met hun omschrijving, zijn al opgenomen en makkelijk te vinden. In een goed boekhoudprogramma, hoeft u alleen nog maar inkomende en uitgaande facturen te verwerken. U kiest de rubriek waar de factuur in moet staan en het programma doet het werk en kiest automatisch de correcte journaalposten (meervoud, altijd minstens 2!). 

De hele boeking staat erin, en het geheel van de balans is in evenwicht. Ze nemen ook voor een groot deel de uitgaande facturatie automatisch op zich en laten makkelijk zien welke crediteuren nog niet betaald hebben, zodat u een herinnering kan sturen. Alhoewel een boekhoudprogramma dat ook zelf kan doen. De programma’s maken aan de hand van (correcte) journaalposten automatisch aan het eind van het boekjaar de balans en de winst- en verliesrekening op. Dat scheelt zeeën van tijd en dat is belangrijk voor elke ondernemer. 

Maak de boekhouding makkelijk met Mooncard oplossingen:

Een boekhoudprogramma is Mooncard niet. Mooncard kan het boekhouden wel verder vereenvoudigen. Hoe? Door uitgaven die u betaalt met uw Mooncard kaart automatisch in de boekhouding te boeken. Ook wordt de btw over uw uitgaven bijgehouden. Dit vermindert het risico op vergissingen, en de tijd die u aan de boekhouding besteedt ook verminderd. Wilt u meer weten over Mooncard? Boek dan een demo!