Waarom een externe audit laten uitvoeren?

Wat is een externe audit?

Een externe audit is een periodieke controle van bedrijfsprocessen, door een onafhankelijke externe partij. Zo kan er bijvoorbeeld een externe audit van de boekhouding van een bedrijf worden gedaan. De externe audit heeft tot doel de interne processen te verbeteren en om een certificering voor de betreffende normen te behalen. Wilt u bijvoorbeeld voldoen een ISO-norm en een certificaat behalen? Dan moet u een externe audit laten uitvoeren.

Externe audits worden doorgaans uitgevoerd door certificeringsinstellingen. De externe auditor geeft geen advies, er wordt alleen objectief gekeken of uw onderneming voldoet aan de gestelde eisen. Is dit het geval, dan wordt er een certificaat verstrekt. Met dit certificaat kunt u onafhankelijk aantonen dat uw bedrijf betrouwbaar is. In het rapport worden ook eventuele tekortkomingen in het kwaliteitssysteem opgenomen en aangegeven waarom het certificaat (nog) niet behaald is.

Externe audits worden periodiek uitgevoerd, meestal gebeurt dit vooraf aangekondigd één keer per jaar, maar er kan ook onaangekondigd een controle worden uitgevoerd.

Hoe wordt de externe audit uitgevoerd?

Een externe audit kan op verschillende manieren worden uitgevoerd, afhankelijk van het bedrijfsproces dat wordt gecontroleerd. De volgende onderdelen komen echter altijd terug:

Vooronderzoek externe audit

Elke externe audit begint met een vooronderzoek. In deze fase wordt er gekeken of alle documentatie beschikbaar is om het onderzoek uit te kunnen voeren. Is de boekhouding compleet, zijn alle bewijzen opgeslagen en beschikbaar? Mooncard kan helpen bij het bewaren en documenteren van alle benodigde betalingsbewijzen.

Voorbereiding externe audit

In deze fase wordt er gekeken naar de bedrijfsprocessen die worden gecontroleerd tijdens de externe audit. Moet er naast de boekhouding nog gekeken worden naar andere processen? Ook wordt er gekeken naar voorgaande externe audits.

Uitvoering van de externe audit

In deze fase wordt de daadwerkelijke controle uitgevoerd, door een onafhankelijke externe partij. Er wordt een certificeringsonderzoek uitgevoerd. De externe auditor verzamelt al het bewijs dat nodig is om te bepalen of er aan de certificeringsnorm wordt voldaan. In het geval van de boekhouding wordt alle boekhoudkundige documentatie bekeken en gecontroleerd.

Auditverslag

De laatste stap is de rapportage. Alle bevindingen worden geanalyseerd en opgenomen in het auditverslag. Als er tekortkomingen worden geconstateerd, worden deze benoemd in de rapportage. Het verslag wordt tenslotte besproken met de leidinggevenden van het bedrijf en als er wordt voldaan aan de eisen, wordt de certificering voltooid. 

Zijn er verbeterpunten gevonden of zelfs tekortkomingen voor een certificering? Dan volgt er een opvolging. Er wordt gekeken of het bedrijf verbeteringen heeft doorgevoerd en of de tekortkomingen zijn opgelost. Eventueel volgt er een nieuwe audit om te bepalen of het bedrijf alsnog kan worden gecertificeerd.

Externe audit van financiële analyse

Een externe auditor kan de financiële analyse en jaarrekening van uw bedrijf controleren. In sommige gevallen bent u zelfs verplicht om een accountantsverklaring bij te voegen bij het deponeren van de jaarrekening. Eenmanszaken, zzp’ers en kleine BV’s zijn niet verplicht een accountantsverklaring toe te voegen aan de jaarrekening. Voor grotere ondernemingen is het wel wettelijk verplicht en bovendien van belang bij een eventuele controle van de Belastingdienst. 

Het kan ook interessant zijn om de inhoud van de financiële analyse en jaarrekeningen te laten controleren, zoals de berekeningen van het werkkapitaal, de break even point en de ROI. Zo weet u zeker dat de beslissingen die u neemt als ondernemer, gebaseerd zijn op correcte gegevens.

Interne en externe audit

Er kan zowel een interne als externe audit worden uitgevoerd. Wanneer u gecertificeerd wilt worden als organisatie, zijn beide verplicht. De audits hebben een ander doel:

Interne audit

De interne audit heeft als doel om de interne organisatie te verbeteren. De audit wordt vaak uitgevoerd door een onafhankelijke externe partij en bekijkt doorgaans meer processen binnen de organisatie dan een externe audit. Het gaat er hierbij om, om een compleet beeld te krijgen van de bedrijfsprocessen.

Externe audit

De externe audit is enkel bedoeld om de processen te controleren die van belang zijn voor de certificering. Er wordt gekeken of er aan de eisen wordt voldaan om een certificaat te ontvangen. Ook deze audit wordt uitgevoerd door ene onafhankelijke externe partij, meestal een certificeringsinstelling.

Wees voorbereid op een externe audit

Om goed voorbereid de externe audit aan te gaan moet je vooraf in kaart brengen welke gegevens je nodig hebt voor de audit. Zorg ervoor dat je alle boekhoudkundige documentatie klaar hebt. Een externe auditor wil alle documentatie van kostenposten en betaalbewijzen inzien. Goede boekhoudsoftware kan hierbij helpen. Mooncard biedt bovendien een geïntegreerde oplossing voor al uw bedrijfskosten. Zo weet u altijd zeker dat alle betaalbewijzen correct worden opgeslagen en gedocumenteerd.

Wilt u weten hoe Mooncard kan helpen om bijvoorbeeld geautomatiseerde onkostenprocessen te implementeren? Vraag dan nu online een demo aan met één van onze experts.