Boekhouding : Wat is een dagboek?

Wat is een dagboek?

Een dagboek in de financiële administratie is een systematische en chronologische registratie van alle financiële transacties die plaatsvinden binnen een bedrijf. Dit omvat zowel inkomsten zoals verkoopopbrengsten, als uitgaven zoals inkoopprijzen en salarisbetalingen.

Het bijhouden van een dagboek maakt het voor een ondernemer of boekhouder mogelijk om in real-time te zien hoe de financiën ervoor staan en welke stappen er nodig zijn om de financiële doelen te bereiken. Het dagboek is dus een belangrijk hulpmiddel voor het beheren en overzien van de financiën en is een onderdeel van de algehele financiële administratie.

Dagboek en grootboek

De informatie die u in het dagboek opslaat wordt vervolgens gebruikt om het grootboek bij te werken. Het grootboek bevat de uiteindelijke informatie die wordt gebruikt om de financiële verklaringen en rapporten van een bedrijf op te stellen. De informatie op de grootboekrekening wordt regelmatig bijgewerkt met de informatie uit het dagboek om te garanderen dat de financiële administratie up-to-date en nauwkeurig is.

Verschillende soorten dagboeken

U zou het dagboek van een onderneming kunnen uitsplitsen naar verschillende ‘deel-dagboeken’. Deze helpen u om nóg sneller een uitgaande of binnenkomende betaling te vinden.

Kasboek
Hierin houdt u alle geldbewegingen bij die in contant geld plaatsvinden. Het gaat dus om inkomsten en uitgaven die het saldo van de (fysieke) kas wijzigen. Het kasboek dient als een controlemiddel om te voorkomen dat er onrechtmatige uitgaven worden gedaan of dat er contant geld verdwijnt.

Bankboek
In een bankboek komen alle transacties die via de bankrekening van het bedrijf lopen, zoals stortingen, incasso’s, opnames en betalingen. Het bankboek is nauw verwant aan het kasboek, omdat het ook inzicht geeft in de financiële middelen van uw bedrijf. Het verschil tussen deze twee dagboeken is dat het kasboek alleen de contante middelen bijhoudt, terwijl het bankboek de banktransacties registreert.
Inkoopboek
In dit financiële dagboek staat wat uw bedrijf uitgeeft aan de aankoop van goederen of diensten. Het is een belangrijk onderdeel van de financiële administratie omdat het inzicht geeft in de uitgaven van het bedrijf en helpt om beslissingen te nemen omtrent de keuze voor bepaalde leveranciers of producten.
Verkoopboek
In het verkoopboek worden alle transacties vermeld die te maken hebben met de verkoop van producten of diensten, zoals verkoopfacturen, kassabonnen en creditnota's. Hierdoor kunt u snel bepalen hoeveel geld er is verdiend met de verkoop van producten en diensten en deze inkomsten vergelijken met de begroting.

Voorbeeld van een dagboek

Hier is een pagina uit het financiële dagboek van een fictief bedrijf. Dit dagboek geeft een compleet overzicht en zou u kunnen zien als een combinatie van de eerder genoemde soorten dagboeken.

Datum: 05 februari 2023

Omschrijving: Verkoop van producten aan klant

Bedrag: € 2.000,00

Type: Inkomsten

Datum: 05 februari 2023

Omschrijving: Inkoop grondstoffen

Bedrag: € 500,00

Type: Uitgaven

Datum: 05 februari 2023

Omschrijving: Salarisbetaling medewerkers

Bedrag: € 4.000,00

Type: Uitgaven

Zoals u ziet houdt het dagboek de datum, de omschrijving, het bedrag en het type (inkomsten of uitgaven) bij van elke financiële transactie die plaatsvindt. Hierdoor is het mogelijk om snel en eenvoudig een overzicht te krijgen van de financiële situatie van het bedrijf.

Tips voor het bijhouden van een dagboek

Een dagboek bijhouden is een goede gewoonte die weinig tijd kost, vooral als u gebruik maakt van een boekhoudprogramma. Behalve tijdrovend kan bijhouden met de hand ook foutgevoelig zijn. Een boekhoudprogramma kan dit proces vereenvoudigen en automatiseren; zo worden transacties in het verkoopboek bijvoorbeeld automatisch aan het kasboek of bankboek toegevoegd (welke dan maar van toepassing is).

Mocht u dan toch met de hand uw dagboek bijhouden, controleer het dan regelmatig. Het is beter om een fout snel op te merken, waardoor deze makkelijker te verbeteren is dan wanneer hij ‘begraven’ is onder een hoop nieuwe transacties.

Met Mooncard blijft uw financiële dagboek op orde:

Met Mooncard wordt uw dagboek bijhouden nog makkelijker. Geef de betaalkaarten en tankpassen aan uw medewerkers of gebruik ze zelf om inzicht te krijgen in de zakelijke uitgaven van uw bedrijf. Dankzij het real-time online dashboard, kunt u uw uitgaven op elk moment volgen en categoriseren. Hierdoor beheert u uw kosten beter en vermindert u uiteindelijk uw vaste kosten.

Onze kaarten hebben nog meer handige functies, zoals contactloos betalen, digitaal bijhouden van onkostennota's, btw terugvragen en zonder extra kosten betalen in het buitenland. U betaalt vaste kosten per maand en per medewerker en dankzij het overzicht is het makkelijk om aangifte bij de Belastingdienst te doen.

Benieuwd naar meer? Vraag een gratis demo aan en ontdek hoe Mooncard u kan helpen met het zelf doen van uw boekhouding. Onze vriendelijke medewerkers staan klaar om al jouw vragen over zelf je boekhouding doen te beantwoorden.

Meer informatie over dagboeken, grootboeken en andere boekhoudkundige termen? Mooncard legt deze onderwerpen in heldere taal uit: