Hoe maakt u een goed en bruikbaar jaarverslag?

Voor wie is het jaarverslag verplicht? 

Zowel BV's, NV's, coöperaties als onderlinge waarborgmaatschappijen (collectieve verzekeraars) zijn verplicht op het einde van hun boekjaar een jaarrekening met jaarverslag in te dienen bij de KvK.  Alle andere rechtsvormen maken doorgaans wel de jaarrekening op, dit is zeer nuttig bij de aangifte van de inkomstenbelasting maar dit is geen verplichting. Het jaarverslag is ook niet verplicht. Het is veel werk, waarom maken ondernemingen dan toch jaarverslagen? En wat staat daar eigenlijk precies in? 

Wat is het verschil tussen de jaarrekening en het jaarverslag? 

De jaarrekening en het jaarverslag worden regelmatig gezien als één en hetzelfde, dit is niet juist. De jaarrekening geeft informatie over de financiële resultaten van een bedrijf over een boekjaar, het jaarverslag licht die cijfers toe en ook de keuzes, strategieën en eventuele mislukkingen die tot de cijfers hebben geleid. Het jaarverslag gaat dus verder dan de financiën. De jaarrekening is, als een onderneming beide maakt, opgenomen in het jaarverslag. 

Wat staat er allemaal in het jaarverslag?

Het jaarverslag is een terugblik op het afgelopen boekjaar. Het jaarverslag is geschreven voor derden aan wie je de bedrijfsactiviteiten uiteenzet. Alle ontwikkelingen binnen de onderneming kunnen een plaats krijgen in het jaarverslag, aan u de keuze welke er ook daadwerkelijk in komen. De derden zijn in dit geval belanghebbenden als banken, aandeelhouders, personeel of zakenrelaties als klanten en leveranciers. Omdat het voor derden is, kan het gezien en daarom opgebouwd worden als een promotioneel geheel, een visitekaartje van de onderneming. De onderneming kan het jaarverslag gebruiken om te laten zien waar ze goed in is! Er zijn natuurlijk een aantal veelvoorkomende onderdelen van jaarverslagen, die zullen we hier bespreken. 

Het verplichte onderdeel is de jaarrekening

Hier kunt u niet omheen, de balans en de winst- en verliesrekening moeten erin staan. 

Begin het jaarverslag met een voorwoord en een samenvatting

Niet alle geïnteresseerden zullen het jaarverslag van A tot Z lezen (sommige wel!), het voorwoord en de samenvatting worden echter zelden overgeslagen, besteed hier dus veel aandacht aan. Zorg dat het voorwoord positief en optimistisch is, zet hierin het grootste succes van het afgelopen jaar alvast in het zonnetje!

Schets het profiel van de onderneming

Niet verplicht, maar wel nuttig, het profiel van de onderneming. Hierin zet u bijvoorbeeld de visie, de doelstellingen voor het komende jaar of voor de langere duur, de missie, de marketingstrategieën, de werkmethodes en de reeds behaalde successen. De werkmethodes en de behaalde successen kunnen ook heel goed een apart hoofdstuk worden.

De financiële verantwoording van de jaarrekening is wel verplicht. 

Zoals gezegd moeten de balans en de winst- en verliesrekening verplicht opgenomen worden in het jaarverslag. Hierbij moet je ook een toelichting op de cijfers geven, de financiële verantwoording. Een uitleg over het verschil tussen de openingsbalans en de eindbalans. Waarom zijn er op bepaalde gebieden verliezen geleden en zijn er op andere gebieden juist prachtige resultaten? Wat wordt er gedaan om die verliezen te verkleinen, of op te lossen? 

Besteed ook aandacht aan de medewerkers en het bestuur indien van toepassing

Het is voor lezers prettig om te weten wie er achter het succes van de onderneming staat of staan. Een grotere onderneming is niets zonder zijn medewerkers, de wereld mag best weten hoezeer iedereen binnen de onderneming zich inspant voor de beste resultaten!

Blik ook vooruit op wat er na dit boekjaar komt, hier houden de lezers van

De vooruitblik op wat gaat komen is de perfecte plaats voor wat pr. Zet hierin welke veranderingen op komst zijn, bijvoorbeeld een verhuizing naar een nieuw, veel beter geschikt pand, een nieuw samenwerkingsverband dat binnenkort wordt aangegaan of een nieuw, innoverend product dat uw onderneming op de markt gaat brengen. Dit is een veelgelezen hoofdstuk van het jaarverslag, besteed hier veel aandacht aan!

Vergeet tenslotte de bijlagen niet!

Zeker als er overal “zie bijlage” staat!

De vorm van het jaarverslag: op papier of online?

Het jaarverslag kan op verschillende manieren gepubliceerd worden: op papier, op interactieve pdf’s, te downloaden via de website, of volledig online als magazine. De optie papier is statisch, u hebt geen mogelijkheid het document interactief te maken. De pdf-optie heeft als voordeel dat u er links in kunt verwerken, het grote nadeel is dat mensen geen jaarverslagen downloaden tenzij ze deze echt nodig hebben. Er wordt al zoveel aangeboden! Een online jaarverslag in magazine stijl biedt veel mogelijkheden, het kan als een boek worden doorgebladerd, terwijl het ook erg interactief kan zijn met links naar bijlagen of bepaalde paragrafen. Het nadeel hiervan is wel dat de ondernemer dit vaak niet helemaal zelf kan doen.

Wanneer moet het jaarverslag gepubliceerd worden? 

Voor de ondernemingen voor wie de publicatie verplicht is, geldt dat het jaarverslag 7 maanden na het eind van het boekjaar gepubliceerd moet worden. Voor het overgrote deel van de publicaties geldt dus 31 juli. Ondernemingen die werken met een gebroken boekjaar moeten ook 7 maanden aanhouden. 

Maak de boekhouding makkelijk met Mooncard oplossingen:

Mooncard is geen boekhoudprogramma. Wel kunnen de Mooncard oplossingen helpen de boekhouding eenvoudiger te houden. Mooncard neemt uitgaven automatisch in de boekhouding op, en kunnen de facturen, of bonnetjes, daar als foto’s bij worden bewaard. Want vergeet niet dat die laatste 7 jaar bewaard moeten worden! Dit kan heel wat tijd schelen in de boekhouding, tijd die u liever ergens anders aan besteedt. In het geval van een onderneming met werknemers, hoeft er niet meer te worden gejaagd op bonnetjes. Tijdwinst dus. Bovendien wordt het risico op vergeten posten of verloren facturen veel kleiner. Wilt u zien wat er allemaal mogelijk is met Mooncard? Boek dan een demo!