Een efficiënte inkoopstrategie in 4 stappen

Wat is een inkoopstrategie?

De inkoopstrategie of het inkoopbeleid van een bedrijf is een breed en veelzijdig begrip. Het verwijdt naar alle stappen en acties die nodig zijn voor de optimalisatie van het inkoopproces binnen een organisatie.

Dat kunnen bijvoorbeeld de volgende aspecten zijn :

• De selectie van de beste leveranciers afhankelijk van hun kosten en kwaliteit/prijsverhouding;
• Het proces van centralisatie van de inkopen bij één enkele tussenpersoon of “inkoopverantwoordelijke” in het bedrijf, die het beheer van de inkooporganisatie regelt;
• De volledige lijst van producten en diensten die regelmatig door het bedrijf worden aangekocht, om de follow-up ervan te vergemakkelijken;
• Jaarlijkse onderhandeling met een leverancier of andere belangrijke handelsrelatie (toeleverancier, klanten...) ;
• Het proces van verzending en ontvangst van betalingen...

Kort samengevat, is de inkoopstrategie een geheel van maatregelen en acties gericht op de prestaties van de organisatie en de vermindering van financiële risico’s. Het vormt een krachtig hulpmiddel voor het inkoopbeheer ten behoeve van drie algemene vereisten voor elk bedrijf:

• De kwaliteit van ingekochte producten en diensten (zo hoog mogelijk);
• De kosten van ingekochte producten en diensten (zo laag mogelijk);
• De termijn voor het ter beschikking stellen van producten en diensten – vooral van belang voor het goede verloop van de bevoorradingsketen.

Wat moet een inkoopmanager doen?

Een efficiënte strategie wijst normaal gesproken een inkoopverantwoordelijke aan binnen het bedrijf. Deze persoon heeft niet noodzakelijkerwijze het monopolie op het goedkeuren van transacties, maar kan wel de doelstellingen vaststellen voor de grote categorieën directe of indirecte inkopen – bijvoorbeeld voor de inkopen van klasse C, die worden gezien als niet-kritiek of van weinig belang.

Dit vraagt om iemand die de behoeften van de onderneming en van elk van haar afdelingen te goed kan analyseren.

Waarom is een inkoopstrategie nodig?

Over het algemeen hebben inkoopstrategieën veel positieve effecten op de prestaties van de organisatie:

• Met een strategische benadering van de inkopen kunnen aanzienlijke besparingen worden behaald. Het vermindert de aankoopkosten voor producten die essentieel zijn voor het bedrijf, en beperkt of elimineert niet-essentiële uitgaven uit het inkoopproces. De interne inkopen van een bedrijf kunnen immers tot wel 60% van het bedrijfsresultaat uitmaken! Het potentieel van optimalisatie is dus in de meeste gevallen enorm.

• Het verhoogt de prestaties van het inkoopproces en de toeleveringsketen. Verbruiksartikelen en middelen worden op het juiste moment besteld, met de juiste referentie, in voldoende hoeveelheden.

• De strategie geeft het bedrijf een beter inzicht in de behoeften aan bevoorrading van het bedrijf, voor elke afdeling.

• Het kan ook helpen om de uitgaven in te delen bij specifieke sectoren of budgetposten. Een waardevolle troef als u bijvoorbeeld in het kader van uw MVO-beleid streeft naar meer verantwoorde consumptie..

Strategische uitdagingen en inkoopplan

Tijdens het opstellen van een inkoopplan kunnen de doelstellingen van uw inkoopbeleid op een meer concrete manier worden geformaliseerd en afgewogen tegen de te ondernemen acties. Wil dit document echt operationeel zijn, dan moeten alle afdelingen of medewerkers die bij de inkooporganisatie betrokken zijn, bij de opstelling ervan worden betrokken.

Welke acties zijn het belangrijkste in uw inkoopstrategie?

Ongeacht de aard van de uit te voeren maatregelen, is het essentieel om eerst de goede prestatie-indicatoren en KPI op te stellen. Dan beschikt u over alle informatie die u nodig heeft om uw dagelijkse activiteiten aan te sturen.

Naast deze algemene aanbeveling zijn er nog andere doelstellingen die een onderneming gewoonlijk in haar inkoopstrategie of -matrix opneemt:

• Stel een uitgebreide inventaris op of een echte cartografie van inkopen van het bedrijf. Dat is een flinke klus, waarbij producten per leverancier en per categorie ingedeeld worden. Maar als dat eenmaal gedaan is, heeft u een duidelijk overzicht van de verdeling van uw inkopen, en kunt u uw bestellingen concentreren bij de meest voordelige of kwalitatieve leveranciers.

• Voer een gedetailleerde analyse van de kosten uit per grote budgetpost. Die kunt u baseren op de strategische matrix van Kraljic. Die maakt onderscheid tussen « directe inkopen », die strategisch zijn voor de activiteit van het bedrijf, en indirecte inkopen, die te maken hebben met het beheer en de dagelijkse werkzaamheden (aankoop van computerapparatuur, onderhoud van de panden…). Daarbij kan speciale inkoopsoftware natuurlijk goed van pas komen, voor een meer gedetailleerde en snellere analyse.

• Integreer het leveranciersrisico in uw inkoopstrategie, dat wil zeggen de kans dat een van uw handelspartners op een kritiek moment niet aan de vraag kan voldoen. Het kan bijvoorbeeld slim zijn om een niet al te betrouwbare, of nog niet geteste leverancier alleen te vragen om gemakkelijk te vinden producten, die niet kritiek zijn voor uw onderneming.

• Afhankelijk van de kenmerken van uw organisatie, kan de eenwording van de inkoopketen een goede doelstelling zijn om na te streven. Door de procedures en het proces voor elke transactie te rationaliseren, kunt u uiteindelijk flink besparen.

De inkoopstrategie staat centraal in de economische en commerciële prestaties van een bedrijf. Wilt u er alles uithalen en de beste analyse maken van uw inkoopprocedures? Met de corporate card van Mooncard voor uw belangrijkste medewerkers, kunt u elke uitgave volgen. Boek nu een demo!