Inkoopproces: een efficiënte uitvoering in 5 stappen

Het inkoopproces voor bedrijven: een definitie

De term «inkoopproces» verwijst naar alle acties of handelingen die nodig zijn voor de voltooiing van een aankoopbeslissing binnen bedrijven, voor de aankoop van een product of dienst in verband met hun activiteit. Het valt in dezelfde categorie als het klanttraject in marketing. 

Het opstellen van een goed inkoopproces staat normaal gesproken centraal in de inkoopstrategie van het bedrijf. Daarin worden de stappen beschreven die nodig zijn om de organisatie te bevoorraden en de exploitatiekosten te verlagen:

• Evaluatie van de behoeften en opstellen van een bestek;
• Selectie van de meest geschikte leverancier of leveranciers via aanbesteding of rechtstreekse offerteaanvraag;
• Ondertekening van het commerciële contract;
• Binnen het bedrijf goedkeuring verkrijgen voor de aankoop;
• Levering van de gekochte producten;
• Ontvangst en betaling van de facturen;
• Continu opleiden van medewerkers belast met de inkoopfunctie...

De informatiebehoeften en risico's in verband met de aankoopcriteria in het bedrijf kunnen worden samengevat door de "3 P's"-regel. Het inkoopproces is zowel:

• Een procedure: er moet een lijst met regels worden opgesteld, die intern opgevolgd moeten worden bij de zoektocht naar, en aankoop van een product. Hoe duurder of complexer de aankoop, hoe meer controlepunten er nodig zijn.

• Personen: wie zijn de meest geschikte medewerkers voor het beoordelen van een bestek, voor het vaststellen van een passende verkoopprijs of voor het vinden van een leverancier? Wie kan een opdracht geven en een contract ondertekenen ? Een goede verdeling van verantwoordelijkheden is heel belangrijk voor een goed beheer van de bedrijfskosten.

• Papieren: welke formaliteiten zijn nodig voor het ontvangen en uitschrijven van facturen? Wat zijn de criteria die in het contract met leveranciers moeten staan? In het inkoopproces zijn schriftelijke documenten onvermijdelijk.

Inkoopprocedure: hoeveel controle?

Natuurlijk kan het toestemmingstraject worden aangepast aan het strategische belang van de aankoop en het bedrag ervan. Zo kunnen er voor inkopen van klasse C, die niet terugkerend en niet belangrijk zijn voor het functioneren van het bedrijf, vereenvoudigde analysecriteria worden opgenomen in uw inkoopplan.

Wat is het nut van een inkoopproces voor een bedrijf?

In veel bedrijven wordt weinig belang gehecht aan een formeel en intern gevalideerd proces. Toch is het heel belangrijk voor het inkoopbeheer binnen de organisatie. Met een uitvoerbaar inkoopproces kunnen alle vaste lasten worden verlaagd, ter compensatie van de onreduceerbare lasten (vastgoed, belastingen, notariskosten, vaste kosten, kosten voor het starten van een bedrijf...).

«Losse» inkopen, die worden gedaan zonder vaste procedure of speciale strategie, kunnen leiden tot verspilling – vooral wanneer zo de verantwoordelijkheid van de inkoopfunctie wordt uitgehold. Zonder effectieve en gecentraliseerde onderhandelingen met leveranciers kunnen de kosten voor het bevoorraden van een bedrijf onnodig verhoogd worden.

Ook een gebrekkige evaluatie kan nadelig zijn voor het goed functioneren van een bedrijf. Zo kan een onvoldoende beheer van de inkoopfunctie bijvoorbeeld repercussies hebben in de vorm van:

• Vertraagde leveringen;
• Ontbrekende artikelen bij de levering;
• Verlate betalingen die kunnen leiden tot nieuwe facturen met boetes;
• Goederen of diensten van slechte kwaliteit;
• Overbodige aankopen tussen verschillende afdelingen of diensten...

Het vaststellen van een modern inkoopproces biedt besluitvormers en bestekschrijvers alle informatie die nodig is om een bedrijfsstrategie te ontwikkelen. Het kan natuurlijk worden ondersteund door gespecialiseerde inkoopsoftware, maar ook door de controle op een bepaald aantal prestatie-indicatoren en KPI.

Inkoopproces en bedrijfskosten

De kwaliteit en uitvoerbaarheid van een inkoopproces hebben juist een positief effect op de hoogte van de bedrijfskosten die uw inkopers en andere werknemers aangaan. Doe een beroep op goede leveranciers en dienstverleners, zorg voor een goede onderhandeling voor elk contract: reizen en vervoer, catering, overnachtingen… Kosten en aankopen die de medewerkers terugbetaald krijgen, zullen met adequate sourcing minder zwaar wegen op uw budget.

Wat zijn de grote stappen in een inkoopproces van een bedrijf?

Elk inkoopproces volgt globaal hetzelfde logische traject, van het aangeven van een behoefte door de inkoper tot de uitvoering van het contract. Hieronder ziet u een overzicht van elke handeling in een strategische inkoop, stap voor stap.

Opstellen van een bestek

De eerste opstelling van het bestek is van fundamenteel belang om de precieze aard van de behoeften van het bedrijf en de aard van het onderzoek vast te stellen. Dit document moet idealiter opgesteld zijn door de medewerker die bevoegd is om een inkoopopdracht te geven of in ieder geval in samenwerking met deze inkoper.

Een ongeschikte analyse van de aan te houden criteria leidt bijna altijd tot niet noodzakelijke producten en diensten, of van slechte kwaliteit – en dus tot verspilling van het budget.

Sourcing van leveranciers en aanbestedingen

De sourcing van leveranciers bestaat uit het zoeken naar handelspartners die het beste voldoen aan de criteria van het bestek. Elke leverancier kan al deel uitmaken van het vaste panel contacten van een bedrijf, maar ook nieuwe aanbieders zijn welkom.

Na de voorselectie volgt de officiële uitnodiging tot inschrijving, meestal gebeurt deze offerteaanvraag per e-mail, post of online.

Deze procedure voor het oproepen tot mededinging is essentieel:

• Om beter inzicht te krijgen in de huidige marktvoorwaarden voor de betrokken producten of diensten;
• Om vervolgens te onderhandelen voor kostenvermindering op de prestatie;
• Om de aankoop deel laten uitmaken van een echte kwaliteitsaanpak, gekoppeld aan de naleving van de specificaties.

Analyse van de aanbiedingen en precontractuele onderhandeling

De analyse van de door de leveranciers ingediende offertes moet uiteraard gericht zijn op de criteria die bij de eerste inventarisatie van de behoeften zijn vastgesteld. Wat u verder nog wilt weten, is in de meeste gevallen redelijk standaard informatie:

• Kwaliteit van de goederen of diensten;
• Kosten van de offerte en kwaliteits-/prijsverhouding;
• Termijnen in de uitvoering van de prestatie;
• Impact op uw eigen klanttevredenheid...

De reputatie van de leverancier en zijn eventuele geschiedenis bij het bedrijf kunnen ook meegenomen worden in de besluitname. 

Dit is ook de stap voor de onderhandeling. Neem contact op met elke leverancier die het scherpste aanbod heeft gedaan, en zet ze gerust tegenover elkaar om de offerte nog wat te verlagen. Een professional die echt graag het contract wil binnenhalen, zal daar extra zijn best voor doen.

De onderhandeling is een tijdrovende klus, maar is onmisbaar voor de optimalisering van het inkoopproces.

Valideren van de beste offerte en opstellen van het contract

Voor de meest belangrijke en strategische bestellingen moet de inkoper van het bedrijf vaak toestemming van hogerop krijgen. Voordat u dus de leverancier officieel informeert over uw beslissing, moet dit proces absoluut stap voor stap gevolgd worden.

Vervolgens kan met de eigenlijke opstelling van het contract worden begonnen. Zorg ervoor dat u het volgende vermeldt:

• De algemene verkoopvoorwaarden van de leverancier;
• De bijzondere voorwaarden voor de uitvoering van het contract – en met name alle belangrijke elementen van uw bestek;
• Het vaststellen van termijnen en einddata, en het bepalen van eventuele boetes bij vertraging.

Evaluatie en opvolging van de prestatie

Als het contract een prestatie of diensten op de lange termijn betreft (bijvoorbeeld het beheer van uw wagenpark), vergeet dan niet voorwaarden op te stellen voor de controle ervan.

Zo kan een beoordeling per maand of kwartaal worden opgelegd om te controleren of wordt voldaan aan alle bepalingen in het contract. Door dit regelmatig te doen, kan eerder worden ingegrepen als de prestaties niet voldoende zijn. De evaluatie maakt dus integraal onderdeel uit van het gehele inkoopproces.

De oplossingen voor betaling en evaluatie van de uitgaven die Mooncard biedt, geven u totale controle over uw budget. Volg alle uitgaven van uw werknemers bij leveranciers van het bedrijf of als zakelijke uitgaven, met behulp van corporate card in combinatie met speciale software. Ontdek nu alle voordelen van Mooncard en boek nu een demo.