Inleiding
Handmatig gegevens invoeren kost veel tijd en een foutje is snel gemaakt. Zakelijke uitgaven zijn vaak ongemerkt de boosdoener van het feit dat hier veel tijd mee verloren gaat, omdat meerdere mensen gegevens moeten invoeren in het kader van de verwerking van één enkele uitgave. OCR en transactiegegevens zijn twee methodes die gebruikt worden voor de gegevensinvoer en kunnen bedrijven zo'n 20 minuten per onkostenrapport besparen.1 We hebben gekeken naar elk van deze methodes en zullen aangeven waarom een oplossing op basis van transactiegegevens de beste is voor uw bedrijf.
Wat is het verschil tussen OCR en transactiegegevens?
OCR staat voor Optical Character Recognition en maakt gebruik van beelden om gedrukte tekst (bijvoorbeeld op een bonnetje) om te zetten naar digitale gegevens. Transactiegegevens bevatten details van een betaling zoals het bedrag, de verkoper en het tijdstip waarop een transactie volgens het kaartnetwerk (bijv. Visa) heeft plaatsgevonden. Voor onkostenrapportages gebruiken oplossingen op basis van OCR een bonnetje als gegevensbron. Oplossingen die werken met transactiegegevens daarentegen, halen die gegevens direct van het kaartnetwerk.
Om een onkostenrapport automatisch op te stellen aan de hand van transactiegegevens, moet de aankoop zijn gedaan met een creditcard die al gekoppeld is aan de boekhoudsoftware. Het systeem herkent de kaart dan en plaatst de gegevens uit het kaartnetwerk automatisch in een onkostenrapport. OCR leest de tekst en cijfers op een bonnetje, ongeacht de betaalwijze, digitaliseert deze gegevens en vult het onkostenrapport in.
Hoewel OCR veel gebruikt wordt door platforms voor uitgaven- en onkostenbeheer, wordt een methode op basis van transactiegegevens minder vaak toegepast. Toch biedt deze methode aanzienlijke voordelen. Het goede nieuws voor bedrijven die Mooncard gebruiken, is dat zij het beste van beide oplossingen krijgen. Ons platform is ontwikkeld voor transactiegegevens, maar kan ook OCR toepassen. Twijfelt u welke van deze twee opties het meest geschikt is voor uw bedrijf? Lees dan hieronder verder over de voordelen van elke methode.
OCR |
Transactiegegevens |
|
Nauwkeurigheid gegevens |
Risico op fouten OCR werkt heel goed maar is niet perfect. Boekhoudafdelingen moeten nog altijd de details van een declaratie zorgvuldig controleren, want het kan gebeuren dat cijfers op een bonnetje niet goed zijn gelezen |
Nauwkeurige gegevens |
Flexibel betalen |
Verschillende betaalmethoden mogelijk Medewerkers kunnen kosten voorschieten of contant betalen als ze niet met een creditcard kunnen betalen. |
Creditcard is nodig Voordat medewerkers een uitgave kunnen doen, moeten ze een fysieke of virtuele kaart hebben gekregen die gekoppeld is aan de software. |
Inzicht in uitgaven |
Gegevens later beschikbaar U krijgt pas inzicht in uw uitgaven als het bonnetje is geüpload, niet als de betaling gedaan wordt. Boekhoudafdelingen kunnen aan het eind van de maand voor verrassingen komen te staan als gevolg van onverwachte uitgaven. |
Realtime gegevens Boekhoudafdelingen kunnen de uitgaven dagelijks bijhouden, zonder dat ze hoeven te wachten totdat de declaratieformulieren zijn ingediend. Betaalkaarten van Mooncard hebben meer dan 60 controle-instellingen die voor meer reactiviteit direct kunnen worden aangepast. |
Wat zijn de voor- en nadelen van OCR?
Voor zakelijke uitgaven is OCR een goede keuze wanneer medewerkers over het algemeen weinig en kleine bedragen declareren. Zelfs een medewerker zonder zakelijke creditcard kan bonnetjes indienen en toch tijd besparen, omdat gegevens niet handmatig ingevoerd hoeven te worden. In zeldzame gevallen waarin een creditcard niet wordt geaccepteerd, kan deze methode ook worden gebruikt voor contante uitgaven.
De flexibiliteit van OCR heeft echter ook nadelen. Hoewel het tijd bespaart doordat gegevens niet handmatig worden ingevoerd, is het noodzakelijk om zorgvuldig te controleren of de tekst en cijfers nauwkeurig zijn overgenomen, aangezien goedwerkende OCR ongeveer 95% nauwkeurig is. Vanwege deze foutmarge moet de boekhoudafdeling nog steeds declaraties controleren en elk detail verifiëren.
Hoewel OCR gegevens van bonnetjes en facturen direct kan uitlezen, vereist het wel het fysieke bonnetje. Daarom kunnen boekhoudafdelingen alleen inzicht krijgen in de onkosten als medewerkers deze uploaden in het systeem. Dit gebeurt meestal pas aan het einde van de maand! Voor medewerkers die slechts af en toe uitgaven declareren, is OCR voldoende flexibel. Echter, voor bedrijven waarin vaak en voor grotere bedragen wordt gedeclareerd, kan OCR het voor boekhoudafdelingen moeilijk maken om hun eigen tijd en budget, maar ook die van het bedrijf, te beheren.
Wat zijn de voor- en nadelen van transactiegegevens?
De nadelen die aan OCR kleven wat betreft inzicht in uitgaven en de betrouwbaarheid van gegevens, zijn niet van toepassing op transactiegegevens. Dankzij boekhoudsoftware die een creditcard, transactiegegevens en een onkostenrapport aan elkaar kan koppelen, zien boekhouders zakelijke kosten direct verschijnen in onkostenrapporten op het moment dat een uitgave wordt gedaan.
Een betaling met een creditcard genereert unieke transactiegegevens, waardoor het risico op fouten klein is. Met deze gegevens kan niet worden geknoeid en ze kunnen niet worden gekopieerd. Ze zijn betrouwbaar en hoeven niet te worden gecontroleerd. Het is bijvoorbeeld onmogelijk dat een 7 op een gekreukeld stukje papier wordt gelezen als een 1.
Net als bij OCR zijn er ook nadelen aan het werken met transactiegegevens. Om van de voordelen van transactiegegevens te kunnen profiteren, moeten alle uitgaven worden gedaan met een creditcard die door het bedrijf is goedgekeurd en gekoppeld is aan het declaratiesysteem. Het is handig dat medewerkers kosten niet eerst uit eigen zak hoeven te betalen, maar dit betekent wel dat managers op bepaalde uitgaven moeten anticiperen en hun collega's een (fysieke of virtuele) creditcard van de zaak moeten geven voordat zij onkosten kunnen maken.
Het verstrekken van bedrijfskaarten aan medewerkers lijkt misschien niet direct voor de hand te liggen voor boekhoudafdelingen die strikte controleprocessen volgen. Echter, dankzij innovaties in betaalkaarttechnologie kan er nu directe controle worden uitgevoerd op het moment van betaling. De geïntegreerde kaarten van Mooncard bieden meer dan 60 controle-opties die per kaart individueel kunnen worden ingesteld. Boekhouders en managers hebben de mogelijkheid om voor elke kaart een uitgavenlimiet in te stellen.
Conclusie
Zowel OCR als transactiegegevens zijn handige manieren voor de automatische verwerking van gegevens voor onkostenrapportages. Beide besparen gebruikers en boekhouders aanzienlijk veel tijd. Als er niet vaak onkosten worden gedeclareerd in uw bedrijf, biedt OCR flexibiliteit voor verschillende betaalmethoden met een hoge nauwkeurigheid. Voor bedrijven waarin vaak gedeclareerd wordt en waarin inzicht in en beheer van uitgaven wenselijk zijn, biedt een oplossing die transactiegegevens gebruikt van aan het systeem gekoppelde creditcards de meest nauwkeurige verwerking en biedt het de beste mogelijkheid voor toezicht.
1GBTA: https://www.gbta.org/how-much-do-expense-reports-really-cost-a-company/
