De vergoeding voor thuiswerken en reiskosten, hoe zit dat?

deplacement pro pluie

Opsomming

Sinds de coronacrisis zijn meer mensen (gedeeltelijk) thuis gaan werken en de verwachting is dat dit ook zo zal blijven. Werknemers die elke dag naar kantoor komen, krijgen vaak een reiskostenvergoeding van hun werkgever. Maar hoe zit het met de vergoeding voor thuiswerkers? En hoe zit het als werknemers zowel thuis als op kantoor werken? Wij vertellen het hieronder. 



Kosten van het thuiswerken

 

Werknemers die thuis werken, maken (bijna ongemerkt) kosten. Gaat iemand ’s ochtends naar kantoor, dan wordt de thermostaat wat lager gezet, gaan alle lampen uit en wordt er koffie op het werk gedronken. Voor werknemers die thuiswerken is het precies het tegenovergestelde. De verwarming staat overdag aan, de computer heeft elektriciteit nodig en de drankjes komen uit de eigen koelkast. Volgens het Nibud komen de kosten voor het thuiswerken op zo’n € 3,00 per dag.

 

Het kabinet heeft daarom besloten dat er in 2022 een onbelaste thuiswerkkostenvergoeding (of thuiswerkvergoeding) van maximaal € 2,00 door de werkgever aan de werknemer mag worden betaald. De werkgever hoeft hier ook geen loonheffing op te betalen.

 

Afspraken over de thuiswerkdagen

 

Samen maken de werkgever en werknemer afspraken over de thuiswerkdagen, waarna een vaste vergoeding kan worden toegekend. Hierna hoeft de werkgever ook geen administratie bij te houden over de dagen waarop er thuis wordt gewerkt. Wil iemand zijn vaste thuiswerkdag ruilen voor een andere dag in de week, dan hoeft de regeling niet te worden aangepast. Zolang het aantal thuiswerkdagen maar niet verandert. 

 

Heeft de werknemer overigens een auto, fiets of ov-abonnement van de zaak, dan mag op de dagen dat hij/zij een thuiswerkvergoeding krijgt daar geen gebruik van worden gemaakt om naar de werklocatie te gaan. Privégebruik van de auto/fiets van de zaak of het ov-abonnement zijn echter geen probleem.

 

Voor de inrichting van een werkplek thuis met een bureaustoel, computer, bureau en telefoon kan de werkgever gebruik maken van andere gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR).



Thuis én op kantoor werken

 

Werkt een medewerker een deel van de week thuis en een deel op kantoor, dan kunnen er zowel maandelijks een thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2,00 per dag als een vergoeding voor woon-werkverkeer van € 0,19 per kilometer worden betaald.

 

Een rekenvoorbeeld:

Een werknemer werkt per 2 dagen per week thuis en hij/zij reist 3 dagen per week naar kantoor. De reisafstand thuis-werk-thuis is 40 kilometer. Voor de regeling wordt uitgegaan van 214 werkdagen per jaar na aftrek van vakantie, gemiddeld ziekteverzuim en feestdagen. De werknemer mag dan een jaarlijkse onbelaste reiskostenvergoeding van (3/5 x 214) x 40 x 0,19  = € 975,84 ontvangen. Per maand is dat € 81,32. Voor het thuiswerken mag hij/zij een thuiswerkkostenvergoeding van maximaal (2/5 x 214) x 2 = € 171,20 belastingvrij betaald krijgen. Maandelijks krijgt de werknemer dan € 14,27 overgemaakt.

 

Werkt een werknemer parttime, dan moet die 214 dagen naar rato worden bijgesteld. En in het geval dat iemand op één dag zowel thuis als op kantoor werkt, moet worden gekozen tussen één van de twee vergoedingen. Het is niet mogelijk beide onbelast uit te keren.

Let op: om in aanmerking te komen voor een vaste reiskostenvergoeding moet de werknemer voldoen aan de 128-dageneis. Dit betekent dat hij/zij 128 dagen van de 214 werkdagen per jaar op de werklocatie aanwezig moet zijn. Is dit van tevoren echter moeilijk in te schatten of te bepalen (de werknemer is bijvoorbeeld veel op pad), dan kunnen er alternatieven worden gezocht. Zo is het mogelijk om bijvoorbeeld een vergoeding aan de vrije ruimte toe te wijzen.  

De voordelen van Mooncard

 

Met de tankkaart van Mooncard hoeven werknemers niet langer de brandstofkosten voor te schieten. Bovendien wordt er automatisch een afschrift gemaakt van het betaalbewijs en wordt die digitaal opgeslagen. Ook worden de onkostennota’s meteen ingevuld met de gegevens van de banktransactie en het btw-deel automatisch geregistreerd. Geen gedoe meer met losse bonnetjes!

 

Met de corporate card kunnen medewerkers alle zakelijke uitgaven betalen. Ook deze uitgaven worden digitaal opgeslagen en verwerkt. Zo wordt de kans op het maken van fouten bij de administratie minimaal. Bekijk onze website voor meer informatie of vraag een demo aan.

 

Meer informatie vindt u in onderstaande artikelen: