Zakenreis-dienstreis
Btw op de reiskosten, hoe zit dat?
Lucie Goffin
Account manager
Bijgewerkt op
Zzp’ers die voor hun klant op pad gaan, hebben te maken met reiskosten. Bij het doorberekenen van deze kosten moet ook btw bij de opdrachtgever in rekening worden gebracht. Welk tarief moet worden gehanteerd en welke kosten zijn aftrekbaar? Wij vertellen het hieronder.
Opsomming
Btw rekenen op de reiskosten
Zzp’ers moeten op de reiskosten die zij bij hun opdrachtgever in rekening brengen ook btw rekenen. Daarbij maakt het niets uit of de klant een kilometervergoeding betaalt of dat de reiskosten in het uurtarief zijn opgenomen. Het tarief dat daarvoor moet worden gehanteerd, moet hetzelfde zijn als het tarief dat is toegepast voor de diensten van de zzp’er. Voor de meesten is dat 21%. Hanteert een zzp’er meerdere tarieven, dan moet het hoogste tarief worden toegepast. Deze gefactureerde reiskosten moeten vervolgens verplicht worden opgenomen in de btw-aangifte.
Met de auto, brommer of fiets
Gebruikt de zzp’er een eigen voertuig voor het afleggen van de zakelijke kilometers, dan mag hij/zij € 0,19 per kilometer aftrekken van de inkomstenbelasting. Het maakt niet uit of de reis met de auto, fiets, brommer of zelfs te voet wordt afgelegd. Wel moet de zzp’er van deze kilometers een rittenadministratie bijhouden. Hierin moeten de afgelegde route, de precieze afstand en de datum worden vermeld.
Een zzp’er mag overigens meer in rekening brengen dan de onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 die is vastgesteld door de Belastingdienst. Het kan goed dat hij/zij meer kosten maakt dan € 0,19 per kilometer (denk bij de auto niet alleen aan brandstof, maar ook aan het onderhoud, de verzekeringen en reparaties). In dat geval kan de zzp’er met de klant overeenkomen dat er een hoger bedrag voor de reiskosten in rekening worden gebracht.
Staat de auto, brommer of fiets op naam van de zaak, dan mag de btw op de zakelijke reiskosten worden teruggevraagd via de btw-aangifte.
Reizen met het ov, de taxi of het vliegtuig
Wordt er gereisd met het openbaar vervoer (of een taxi), dan kan de zzp’er de btw van 9% terugvragen. Kost een treinkaartje € 30, dan zit daar dus € 2,48 btw op. De kosten voor het treinkaartje mogen dan worden doorberekend aan de klant: € 27,52 in dit geval. Voor de hele factuur wordt dan het btw-tarief van de zzp’er in rekening gebracht. Meestal zal dat dus 21% zijn. In totaal moet de klant dan € 33,30 betalen. Deze 21% btw zal de zzp’er dan weer moeten opgeven in de btw-aangifte en moeten afdragen aan de Belastingdienst.
Gaat de zzp’er met het vliegtuig naar het buitenland, dan is het weer anders. Voor vliegtickets is een uitzondering gemaakt: die zijn vrijgesteld van btw. De gemaakte kosten kunnen wel worden opgegeven bij de inkomstenbelasting, maar er kan geen btw van worden afgetrokken.
Woon-werkverkeer niet aftrekbaar
Let op: woon-werkverkeer is niet aftrekbaar. Werkt een zzp’er lange tijd voor een zelfde klant en gaat hij/zij meerdere dagen per week naar dezelfde werklocatie, dan kan de Belastingdienst deze trajecten als woon-werkverkeer beschouwen. In dat geval mogen de reiskosten dus niet worden afgetrokken door de zzp’er.
In principe hoeft de zzp’er geen inkomstenbelasting op de reiskosten te betalen, tenzij hij/zij winst heeft gemaakt op de reiskosten. Heeft de klant bijvoorbeeld niet de onbelaste € 0,19 per kilometer vergoed, maar € 0,30 per kilometer betaald, dan moet de zzp’er op de extra € 0,11 inkomstenbelasting betalen. Dat geldt ook voor iemand die € 30 voor een treinkaartje heeft betaald, maar ook de reistijd aan de klant heeft doorberekend en in totaal € 40 aan reiskosten in rekening brengt. In dat geval moet er op de extra € 10 inkomstenbelasting worden betaald.
De voordelen van Mooncard
Met de tankkaart van Mooncard wordt er automatisch een afschrift gemaakt van het betaalbewijs en wordt het ook digitaal opgeslagen. Ook worden de onkostennota’s meteen ingevuld met de gegevens van de banktransactie en wordt het btw-deel automatisch geregistreerd. Geen gedoe meer met losse bonnetjes en wel zo makkelijk voor de administratie.
Andere uitgaven zoals voor de reparatie van de auto, parkeerkosten en tolwegen kunnen met de corporate card worden betaald. Ook deze uitgaven worden digitaal opgeslagen en verwerkt. Zo wordt de kans op het maken van fouten bij de administratie minimaal. Bekijk onze website voor meer informatie of vraag een demo aan.
Meer informatie vindt u in onderstaande artikelen:
Lucie Goffin
Lucie Goffin is accountmanager bij Mooncard. Ze heeft eerder gewerkt voor Getty Images en Izipizi. Ze heeft gedegen ervaring in business development, ondernemerschap en bedrijfsbeheer. In haar huidige functie ondersteunt ze Nederlandse, Belgische en Franse bedrijven bij het gebruik van Mooncard.