De ins en outs van de reiskostenvergoeding

Wat is een reiskostenvergoeding eigenlijk?

De term ‘reiskostenvergoeding’ dekt de lading uitstekend: het is de vergoeding die werknemers kunnen ontvangen voor gemaakte reiskosten. Dit kan een vergoeding zijn voor woon-werkverkeer, maar ook voor de gemaakte kosten als een werknemer met de auto of het openbaar bijvoorbeeld op klantenbezoek gaat.

Het is echter niet zo dat alle werknemers automatisch recht hebben op een reiskostenvergoeding. In de wet staat er niets over. Alleen als de reiskostenvergoeding in de cao, het bedrijfsregelement of in het arbeidscontract wordt genoemd, is een werkgever verplicht deze te betalen.

De woon-werkverkeervergoeding

Heeft een werknemer dankzij een schriftelijke afspraak recht op een vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer, dan kan hij/zij een onbelaste kilometervergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer ontvangen. Daarbij maakt het niet uit of iemand met de auto, fiets, brommer of zelfs te voet komt.

Overigens moet de medewerker wel aan een voorwaarden voldoen als hij/zij een onbelaste vaste reiskostenvergoeding wenst te ontvangen: voor iemand die fulltime werkt, geldt dat hij/zij minimaal 128 dagen naar een vaste werkplaats moet reizen op basis van 214 werkdagen. Is dat niet het geval, dan mag er geen onbelaste vaste reiskostenvergoeding worden uitgekeerd. En werkt iemand niet fulltime, dan wordt de 128-dagenregel pro rato berekend. Iemand die dus drie dagen per week werkt, moet 128 x 3/5 = 77 dagen op kantoor zijn om in aanmerking te kunnen komen voor de vaste reiskostenvergoeding. Voldoet iemand niet aan de voorwaarden, dan kan er wel worden gekozen voor een ‘gewone’ kilometervergoeding van € 0,19 per kilometer.

Reist een werknemer bovendien met het openbaar vervoer, dan mag de werkgever er ook voor kiezen om de werkelijke gemaakte reiskosten te vergoeden. Wel is het natuurlijk zo dat deze vergoeding niet van toepassing is voor werknemers die met een leaseauto of fiets van het werk naar kantoor komen.

Vaste reiskostenvergoeding aanvullen met cafetariaregeling

Het komt voor dat een werkgever een lagere vergoeding betaalt dan de maximale onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer. Kan een werknemer in dat geval gebruik maken van een cafetariaregeling? Dan is het mogelijk om belast loon (zoals een bonus, vakantiegeld of brutoloon) te ruilen tegen een aanvullende reiskostenvergoeding. Het voordeel is dat deze aanvulling onbelast is. De werknemer hoeft daarom geen belasting en sociale premies op dit bedrag te betalen.

Geen recht op woon-werkverkeervergoeding met het openbaar vervoer?

Is er niets afgesproken over de reiskosten in de cao of het arbeidscontract voor woon-werkverkeer en betaalt een werknemer zijn eigen openbaarvervoerskosten, dan kan er een bedrag van het inkomen worden afgetrokken. Dan moet wel aan een aantal voorwaarden worden voldaan:

• De afstand van huis naar werk moet meer dan 10 kilometer zijn
• De werknemer reist één dag of meer naar de werklocatie

Is dat het geval, dan kunnen de volgende bedragen worden afgetrokken:

De reiskostenvergoeding voor zaken- en dienstreizen

De regels voor reiskosten gemaakt op zaken- of dienstreizen zijn eigenlijk hetzelfde als die voor de woon-werkverkeervergoeding: werknemers die met eigen vervoer naar een klant toegaan, mogen een onbelaste kilometervergoeding van € 0,19 in rekening brengen bij hun werkgever. Belangrijk is dat de werknemer voor een correcte declaratie zorgt: de administratie moet goed in orde zijn en alle bonnetjes moeten worden bewaard (of bijvoorbeeld voorzien van automatische afschriften van een tankkaart van Mooncard).

Reist de werknemer met het vliegtuig, taxi of het openbaar vervoer naar de zakelijke afspraak, dan mogen alle onkosten voor de reis worden gedeclareerd bij de werkgever.

Meer dan € 0,19 per kilometer? Het mag wel!

Hoewel de maximale onbelaste reiskostenvergoeding door de Belastingdienst is vastgesteld op € 0,19 per kilometer, staat het ondernemingen vrij om een hogere vergoeding uit te keren. En dat is ook niet zo gek: de werkelijke kosten die een werknemer maakt om te reizen met zijn auto zijn vaak veel hoger dan € 0,19 per kilometer. Zo moet de werknemer niet alleen brandstof, maar ook het onderhoud, de reparaties en verzekeringen voor de auto betalen. In deze tijd van zeer hoge benzine- en dieselprijzen lopen de rekeningen bovendien nog sneller hoog op.

Betaalt een werkgever meer dan de onbelaste € 0,19 per kilometer, dan wordt het bedrag hierboven wel gezien als extra inkomen en moet daar belasting op worden betaald.

Thuiswerken? Geen reiskostenvergoeding

In 2020 en 2021 mochten werknemers door de coronaepidemie nog een reiskostenvergoeding ontvangen voor de dagen dat ze thuis werkten. Sinds januari 2022 is daar een einde aan gekomen. Thuiswerkers hebben niet langer recht op een reiskostenvergoeding. Wel mag de werkgever ze een onbelaste thuiswerkvergoeding van maximaal € 2,00 per dag uitkeren. 

Werkt een werknemer zowel vanuit huis als op kantoor, dan mag/mogen op de dag(en) dat hij/zij wel naar de werkplek gaat, natuurlijk wel een reiskostenvergoeding worden betaald. En werkt iemand op een dag zowel vanuit huis en op kantoor, dan moet er worden gekozen: er mag maar één soort vergoeding per dag worden uitgekeerd. Vaak geldt dat als een werknemer meer dan 5 kilometer van zijn werk woont, het financieel voordeliger is om voor de reiskostenvergoeding te kiezen.

Ziekte en de vaste reiskostenvergoeding

In het geval de werknemer tijdelijk niet op het werk komt , dan mag de werknemer de vaste reiskostenvergoeding maximaal zes aaneensluitende werken onbelast doorbetalen in de lopende en de eerstvolgende maand. Hierna moet deze worden stopgezet. Komt de werknemer weer terug, dan mag er pas in de maand volgend op het herstel weer een reiskostenvergoeding worden betaald.

En zzp’ers dan?

Hoe zit het met zzp’er?, Kunnen zij ook een reiskostenvergoeding ontvangen? Zzp’ers mogen hun reiskosten doorberekenen aan hun opdrachtgevers. Met de klant wordt dan overeengekomen of er een kilometervergoeding wordt betaald of dat de reiskosten in het uurtarief worden doorberekend.  Zij mogen, als ze reizen met een privéauto, -fiets of -brommer daarnaast € 0,19 per kilometer aftrekken van hun omzet. Ook de btw op het onderhoud, de reparaties en de brandstof mag worden afgetrokken.

De voordelen van Mooncard

Voor een sluitende administratie van zaken- en dienstreizen zijn de corporate cards en tankkaarten van Mooncard zowel voor de werknemer als de werkgever handige betaalkaarten. Bovendien hoeft de werknemer niets voor te schieten en houdt de werkgever makkelijk overzicht van alle uitgaven. Bekijk onze website voor meer informatie of vraag een demo aan.

Meer informatie vindt u in onderstaande links:

• Zaken- en dienstreis
• Organisatie
• Miles
• Aftrekbare reiskostenvergoeding
• Vaste reiskostenvergoeding
• Cafetariaregeling
• Reiskostenvergoeding tijdens de vakantie
• Reiskostenvergoeding tijdens integratie
• Reiskostenvergoeding tijdens ziekte
• Aanvullende reiskostenvergoeding
• Reiskostenvergoeding en auto van de zaak