Kan de btw over relatiegeschenken worden teruggevraagd?

Wat zijn relaties?

Relatiegeschenken, zoals een fles wijn met kerst maar ook de gebruikelijke pennen en koffiemokken, zijn giften aan uw bestaande relaties. Het moeten wel zakelijke relaties zijn. Als de relatie van persoonlijke aard is en niets met uw onderneming te maken heeft, kunt u de btw niet aftrekken.

Met relaties worden niet potentiële klanten bedoeld, aan wie u iets geeft om ze binnen te halen. Dat betekent niet dat u de btw over die geschenken niet kunt terugvragen. Geschenken aan nieuwe klanten, in het kader van werving, worden beschouwd als normale bedrijfskosten. De btw hierover kunt u dus ook volledig terugvragen en hiervoor geldt ook geen drempelbedrag zoals voor relatiegeschenken.

De btw over die leuke gadgets die u op een beurs uitdeelt of meeneemt op acquisitiebezoeken kan dus volledig worden afgetrokken. Bij duurdere cadeaus voor potentiële en bestaande klanten moet u wel opletten dat u geen integriteitsregels overtreedt – van de ontvanger, uw eigen bedrijf of de toepasselijke wetgeving.

Werknemers zijn ook geen relaties. Giften aan werknemers vallen dus evenmin onder relatiegeschenken, maar worden door de belastingdienst wel op een vergelijkbare manier behandeld.

Wanneer kunt u de btw over relatiegeschenken terugvragen?

Als vuistregel kunt u de btw over deze geschenken onbeperkt terugvragen als de ontvangers die ook zouden kunnen aftrekken wanneer zij het geschenk zelf zouden kopen. De ontvangers moeten dus btw-plichtig zijn en de geschenken moeten bruikbaar zijn voor het bedrijf van de ontvanger, anders waren het voor hem of haar geen zakelijke kosten.

In alle andere gevallen, of als u twijfelt of de ontvangers btw-plichtig zijn, geldt een drempelbedrag. In 2022 is dit bedrag 227 euro. Dit is het maximale bedrag voor het totaal aan geschenken per jaar per ontvanger, exclusief btw. Een voorbeeld: Artsen zijn niet btw-plichtig. Als u voor meer dan 227 euro per jaar geschenken aan een arts wilt geven, kunt u over alles wat boven dat bedrag uitkomt geen btw aftrekken. In de meeste gevallen zult u trouwens onder deze drempel blijven.

Personeelsvoorzieningen, kerstpakketten en jubileumgeschenken

Zoals gezegd zijn uw medewerkers natuurlijk geen relaties, maar worden giften aan het personeel wel ongeveer op dezelfde manier behandeld door de belastingdienst. U past namelijk dezelfde drempelwaarde toe, van 227 euro exclusief btw per persoon per jaar.

Deze regel is van toepassing op kerstpakketten, jubileumgeschenken en incidentele giften bij andere gelegenheden. Ook collectieve voorzieningen behoren tot de zogenaamde ‘bevoordelingen’ van het personeel. Deze personeelsvoorzieningen zijn bijvoorbeeld een fitnessruimte op kantoor die door alle medewerkers gebruikt kan worden. Of loon in natura, zoals producten die alle medewerkers gratis mee naar huis mogen nemen.

Hoe wordt het drempelbedrag berekend?

Bij de berekening van het drempelbedrag moet u rekening houden met het totaal dat een werknemer in een jaar heeft ontvangen. Heeft u bijvoorbeeld iemand een cadeaubon van 100 euro gegeven, dan moet dit worden opgeteld bij het kerstpakket van 75 euro dat iedereen krijgt en de kostprijs van het bedrijfsuitje waar de betreffende afdeling aan heeft deelgenomen, gedeeld door het aantal deelnemers.

Mooncard: uw btw-aangifte in een handomdraai

Als uw medewerkers relatiegeschenken inkopen met de corporate card van

Mooncard, dan wordt de afgedragen btw meteen voor u berekend. Eventuele bonnetjes kunnen direct met de smartphone worden gescand, ondertekend en verzonden. Dankzij de slimme

koppeling met uw boekhoudprogramma ziet u in real-time of u btw kunt terugvorderen en

zo ja, hoeveel. De btw-aangifte wordt hierdoor veel eenvoudiger en betrouwbaarder.

Niet alleen voor de btw-aangiftes is het prettig als u op elk moment inzicht heeft in de uitgaven van uw bedrijf. Het maakt besluiten over investeringen en andere uitgaven veel eenvoudiger. Benieuwd naar de corporate card en de voordelen van Mooncard? Op onze website vindt u meer informatie over onze tankkaart en zakelijke corporate card, en over hoe u het administratieve werk eenvoudiger kunt maken. Vraag op de website ook vrijblijvend een demo aan.

Meer informatie over btw in verschillende situaties en hoe Mooncard bij de aangifte kan helpen, vindt u in onderstaande artikelen: