BTW

Te vorderen btw: wat is dat en hoe werkt het?

Lucie Goffin

Lucie Goffin

Account manager

Bijgewerkt op

  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter

Vrijwel alle zzp-ers en ondernemers hebben met btw te maken. Deze verplichte accijns wordt aan bijna alle producten en diensten toegevoegd. Voor ondernemers brengt dat verplichtingen met zich mee: zo moeten zij btw aan hun klanten berekenen en dit aan de Belastingdienst betalen. Ook krijgen ze btw teruggevorderd van de Belastingdienst. Het bedrag wat nog teruggevraagd kan worden noemen we de ‘te vorderen btw’. Laten we eens kijken hoe dit precies in zijn werk gaat.

Opsomming

U ontvangt btw van klanten

 

 

Op een paar vrijstellingen na, moet elke zelfstandige btw aan zijn of haar klanten rekenen. Afhankelijk van de producten of diensten die het bedrijf verkoopt, moet er 9% btw of 21% btw aan het factuurbedrag worden toegevoegd. Dat is geld dat de ondernemer niet in eigen zak kan steken; deze zogeheten omzetbelasting is voor de Belastingdienst bedoeld. In feite neemt u de Belastingdienst dus werk uit handen, maar dat is een apart verhaal. 

 

 

Hoe u btw op uw factuur zet

 

 

Om btw op uw factuur te zetten, moet u er eerst zeker van wat het geldende btw-tarief is voor uw diensten of producten. Of misschien is, bijvoorbeeld in het kader van de Kleineondernemersregeling, uw btw verlegd

 

Wanneer uw situatie eenmaal helder is, kunt u de factuur opmaken. Laten we er van uitgaan dat u een product of dienst met het standaardtarief van 21% btw verkoopt en een artikel met het tarief van 9%. Die btw-bedragen berekent u apart en voegt u aan de verkoopprijs toe om tot de totaalprijs te komen. Rekent u ook verzendkosten, dan dient u daar ook btw over te rekenen.

 

De verzendkosten krijgen hetzelfde btw-tarief als het artikel of de dienst op uw factuur met het hoogste btw-tarief. In dit geval dus 21%. Vallen uw producten onder de margeregeling, dan óók dient u 21% btw over de verzendkosten te rekenen. Vergeet niet om uw btw-nummer op de nota te zetten; anders is uw factuur niet legaal.

 

 

U betaalt btw aan uw leveranciers

 

 

Aan de ene kant ontvangt uw onderneming dus btw, maar aan de andere kant betaalt uw bedrijf het ook. Denk maar eens aan de zakelijke aankopen die u steeds doet, variërend van de huur en de nutsvoorzieningen tot het meubilair op kantoor en de voorraad in het magazijn. 

 

Gelukkig kunt u de btw die u betaalt, weer terugkrijgen van de Belastingdienst. Dat noemen we met een boekhoudkundige term ook wel het vorderen van de btw. Laten we eens bekijken hoe u de btw vordert en hoe u dit in uw boekhouding verwerkt.

 

 

Wat is te vorderen btw?

 

 

Als uw bedrijf diensten of spullen inkoopt, betaalt u daar btw over, net als particulieren. Het verschil is dat uw onderneming deze betaalde btw mag terugvragen aan de Belastingdienst. Dit terugvragen noemen we ook wel vorderen. Te vorderen btw is het bedrag dat u in het huidige tijdvak aan btw heeft betaald en bij de volgende btw-aangifte kunt terugvragen. Vaak is zo’n tijdvak een kwartaal, omdat de meeste ondernemers na ieder kwartaal btw-aangifte doen.

 

 

Zó doet u btw-aangifte

 

 

Btw-aangifte doet u via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Dat is een online portaal waar u met eHerkenning inlogt als u een onderneming hebt met personeel. Voor zzp’ers is het mogelijk  met hun DigiD in te loggen. Veel boekhoudprogramma’s staan ook toe om via die software aangifte te doen. 

 

Voor de aangifte is het nodig dat u alle betaalde btw en alle ontvangen btw bij de hand hebt. Dat lijkt een simpele oefening, maar voor veel bedrijven is dit een stressvolle periode. Alle bonnetjes en facturen moeten gezocht worden. Voor bedrijven met meerdere werknemers die zakelijke inkopen doen, kan dat een hele uitdaging zijn. En voor elke factuur die zoekraakt, betaalt u in feite te veel btw. Het is dan ook begrijpelijk dat veel ondernemers tegen de btw-aangifte opzien. Verderop ontdekt u hoe Mooncard deze btw-stress als sneeuw voor de zon laat verdwijnen.

 

 

Te vorderen btw op de bedrijfsbalans

 

 

De term ‘te vorderen btw’ wordt het meest gebruikt in relatie tot de bedrijfsbalans. Dit bedrag, dat u terugkrijgt van de Belastingdienst, behoort immers tot uw activa - oftewel, uw bezittingen. Het krijgt dan ook een plekje op de linkerkant van de balans. Waarschijnlijk gebruikt u een boekhoudprogramma dat dit automatisch voor u bijhoudt, of regelt uw accountant dit voor u.

 

Stel dat het nu februari is en dat u in dit tijdvak (het eerste kwartaal) al voor € 7.000 aan zakelijke inkopen hebt gedaan. Als u voor alle gekochte goederen en diensten 21% btw heeft betaald, dan is dat bedrag € 1.214,88. Dat komt dan aan de debetzijde van de balans terecht, bij de post ‘te vorderen btw’.

 

 

Ook te betalen btw moet op de balans

 

 

Niet alleen de te vorderen btw komt op de balans. Ook de te betalen btw komt (onder die naam) op de balans, en wel aan de creditzijde; de rechterkant. Dit is btw die u aan klanten hebt berekend en die u dus voor de Belastingdienst achterhoudt totdat het tijd is voor de btw-aangifte. Na het vereffenen van die rekening komt dat bedrag weer op nul te staan.

 

 

Hoe Mooncard helpt bij uw btw-aangifte

 

 

Als u elk kwartaal btw-aangifte doet, is het elke drie maanden weer stressen. En dat is niet nodig, want Mooncard biedt een handige oplossing. Onze tankpassen en corporate card geeft u aan uw medewerkers, die daarmee hun zakelijke uitgaven kunnen doen. Elke uitgave komt netjes binnen op uw online dashboard. Onze app vraagt uw medewerkers na hun uitgaven om het bonnetje of de factuur te scannen. Die scans verschijnen vervolgens in uw online dashboard. U heeft steeds in realtime het overzicht van de gemaakte kosten en het deel ervan dat te vorderen btw is.

 

Wil u meer weten over Mooncard? Onze vriendelijke medewerkers vertellen u graag hoe onze oplossingen uw btw-administratie eenvoudiger maken. Vraag een vrijblijvende online demo aan om Mooncard in actie te zien. Tot gauw!

Ontdek Mooncard
Vereenvoudig het terugvorderen van btw op uw zakelijke uitgaven
Lucie Goffin

Lucie Goffin

Lucie Goffin is accountmanager bij Mooncard. Ze heeft eerder gewerkt voor Getty Images en Izipizi. Ze heeft gedegen ervaring in business development, ondernemerschap en bedrijfsbeheer. In haar huidige functie ondersteunt ze Nederlandse, Belgische en Franse bedrijven bij het gebruik van Mooncard.