Btw op een factuur en andere factuureisen

Hoe moet een factuur worden opgesteld?

U bent verplicht om een factuur op te stellen voor alle door u geleverde producten en diensten aan ondernemers en rechtspersonen, zoals stichtingen. Er gelden speciale factureringsregels voor leveringen aan particulieren en zakelijke transacties met buitenlandse afnemers.

Onderdelen van een factuur

Elke factuur die u opstelt, moet de naam en het adres van uzelf en van uw afnemer bevatten, evenals uw btw-identificatienummer en uw KvK-nummer. Ook is het belangrijk dat de datum wordt vermeld waarop de factuur wordt verzonden en dat elke factuur een uniek opeenvolgend factuurnummer heeft.

Vermeld vervolgens welke goederen of diensten u heeft geleverd en op welke datum deze levering plaatsvond. Hierna volgt de prijs voor deze goederen of diensten exclusief btw. Ten slotte moet u bepalen welk btw-tarief van toepassing is, waarna u het correcte btw-bedrag kunt berekenen dat u van uw afnemers moet vorderen. Dit moet u berekenen over het totale factuurbedrag, inclusief bijkomende kosten zoals reis- en verzendkosten.

Margeregeling en intracommunautaire transacties

Op het bovenstaande gelden enkele uitzonderingen, bijvoorbeeld in het geval van margegoederen. Dat zijn gebruikte goederen die u zonder btw heeft ingekocht en kunstvoorwerpen. Hiervoor kunt u de zogenaamde margeregeling gebruiken. U hoeft dan geen btw op de factuur te vermelden, omdat de btw niet over de omzet, maar over de winstmarge wordt berekend. Dit geldt ook voor reisdiensten die door een reisbureau worden geleverd, de zogenaamde reisbureauregeling.

Er gelden ook verschillende regels als u zakendoet met andere landen binnen de EU. Bij zogenaamde intracommunautaire leveringen van goederen moet op uw facturen niet alleen uw eigen btw-identificatienummer, maar ook dat van uw klant staan. Controleer altijd of het btw-identificatienummer dat u van uw klant heeft gekregen juist is. U brengt 0% btw in rekening en moet op uw factuur duidelijk aangeven dat het om de intracommunautaire levering van een product gaat. Bij particuliere afnemers brengt u wel btw in rekening.

De factuureisen bij levering van diensten aan andere EU-landen verschillen hier niet veel van. Ook hier moet u zowel uw eigen btw-identificatienummer als dat van uw klant vermelden. U kunt uw factuur vervolgens zonder btw versturen, maar moet daarvoor wel ‘btw verlegd’ in het Nederlands, Engels, Duits of Frans op de factuur vermelden. Dit betekent dat de btw wordt doorgeschoven naar de buitenlandse afnemer, die in zijn eigen land de verschuldigde btw over de aankoop moet aangeven en betalen.

Andere uitzonderingen

Net zoals bij de margeregeling zijn er nog andere situaties waarin u een vereenvoudigde factuur mag uitreiken.

Vereenvoudigde facturen

Dit is bijvoorbeeld het geval als het bedrag op de factuur niet hoger is dan 100€ (inclusief btw) of als uw factuur een wijziging is van een eerdere factuur. Op een vereenvoudigde factuur vermeldt u in ieder geval de datum van de factuur, uw naam en adres, wat u heeft geleverd en de btw.

Ook kan het zijn dat u goederen of diensten levert die zijn vrijgesteld van btw. In dat geval hoeft u geen factuur op te maken. Indien u dat toch doet, moet op de factuur vermelden dat er sprake is van een vrijstelling, tenzij dit duidelijk blijkt uit de omschrijving op de factuur.

Voor een volledige bespreking van alle uitzonderingen is hier helaas geen plaats. Daarvoor verwijzen we u graag naar de website van de Nederlandse Belastingdienst.

Mooncard en de btw-administratie

Bovenstaande regels zijn van toepassing op facturen die door u worden uitgereikt. Dat is één kant van de btw-administratie die te maken heeft met de door u ontvangen btw. De andere kant zijn de zakelijke uitgaven die u doet en waarover u btw moet betalen. Beide bedragen moeten worden aangegeven bij de Belastingdienst, waarna het verschil wordt berekend. U moet het teveel aan ontvangen btw aan de Belastingdienst betalen of u krijgt het verschil aan btw van de Belastingdienst terug.

Mooncard kan u helpen met de terugvordering van de door u betaalde btw. Door gebruik te maken van de Corporate card van Mooncard, worden alle zakelijke uitgaven automatisch toegevoegd aan de Mooncard-beheerapplicatie, inclusief kopieën van betaalbewijzen. Deze applicatie kan vervolgens automatisch boekingen genereren die kunnen worden geïmporteerd in uw boekhoudsoftware. Ook wordt het betaalde btw-bedrag automatisch berekend. Dit verkleint de kans op fouten in uw btw-administratie aanzienlijk.

Wilt u zelf ervaren hoe Mooncard uw bedrijfsvoering kan ondersteunen? Onze medewerkers zitten tijdens kantooruren klaar om al uw vragen te beantwoorden. U kunt telefonisch, via e-mail of via webchat contact met ons opnemen. Ook kunt u op onze website een online demo aanvragen. Zo kunt u met eigen ogen zien wat Mooncard voor uw btw-administratie kan betekenen.