Tips voor het opzetten van een logisch rekeningschema

Het rekeningschema is het geheel van grootboekrekeningen, ook wel categorieën genoemd, van een boekhouding. Alle inkomsten en uitgaven van een bedrijf worden aan een grootboekrekening gekoppeld, met een nummer. Deze categorieën vind je weer terug in de balans of op de winst- en verliesrekening. De grootboekrekeningen bestaan verder uit verschillende rubrieken. Ondernemingen gebruiken niet juist alle categorieën in hun boekhouding, dit is sterk afhankelijk van de activiteit. Mooncard zal dit hieronder verduidelijken.

Onderdelen van het rekenschema

Alle grootboekrekeningen maken samen het rekenschema. Al deze rekeningen hebben nummers, zo krijgt elke post, elke inkomst of uitgave en elk bezit of schuld een eigen nummer. De grootboekrekeningen van rekenschema zijn terug te vinden op de balans of de resultatenrekening (de winst- en verliesrekening)

De grootboekrekeningen van de balans

De balans is het overzicht van Activa (bezittingen van de onderneming), Passiva (schulden) en het Eigen Vermogen (EV). De grootboekrekeningen op de balans hebben dan ook betrekking op de activa en passiva. Je vindt hier bijv. de machines die een onderneming heeft, de voorraad grondstoffen voor productie en het geld dat op de bankrekening staat. Deze grootboekrekeningen hebben de nummers 0 t/m 3:

Vaste activa en passiva: EV, langlopende schulden, voorzieningen...
Vlottende activa en passiva: kortlopende schulden en vorderingen, liquide middelen...
Tussenrekeningen: hier kunnen bepaalde posten tijdelijk geboekt worden, zoals nog te betalen of nog te ontvangen
Voorraadrekeningen: hier worden de voorraden van grondstoffen geboekt

Het cijfer van de grootboekrekeningen vind je terug als 1^e cijfer (van vier) van een rubriek.

De grootboekrekeningen van de winst- en verliesrekening

De winst- en verliesrekening wordt over een bepaalde periode opgemaakt, vaak een jaar, en laat zien wat er op financieel gebied in een onderneming gebeurd is. Het saldo van de inkomsten en uitgaven geeft aan of een onderneming winst of verlies gemaakt heeft. De grootboekrekeningen die hierop terug te vinden zijn, hebben de nummers 4 t/m 9:

Kostenrekeningen: de kosten die de onderneming maakt
Indirecte kostenrekening : deze kosten kunnen niet direct aan een product of dienst toegerekend worden, je kunt hierbij denken aan telefoonkosten.
Fabricagerekeningen: ook wel fabrieksrekeningen genoemd, dit zijn de productiekosten zoals arbeidslonen, grondstoffen, afschrijvingen op machines... De verkoopkosten van het gemaakte product vallen hier niet onder.
Inkoopkosten: hieronder vallen Inkoopwaarde van de omzet, inkopen, werk door derden
De omzet
Privémutaties (bij eenmanszaak en vof): privéstortingen en onttrekkingen, deze verhogen of verlagen het vermogen van de onderneming maar hebben geen invloed op de winst of het verlies.

Wat is het verschil tussen een grootboekrekening en een categorie?

Er is geen verschil. Categorie is simpelweg een ietwat modernere naam voor een grootboekrekening. Vroeger werd alles op papier bewaard, wat als snel voor ‘grote boeken’ kon zorgen, omdat alle rekeningen, bonnen etc. erin bewaard werden. Vandaag de dag werken de meeste boekhoudingen digitaal, het woord grootboekrekening is daarom niet meer zo toepasselijk.

Het Referentie Grootboekschema (RGS)

Het RGS is een rekenschema met een gestandaardiseerde referentiecodes. Het is een initiatief van softwareleveranciers en koepelorganisaties van accountants in samenwerking met de Nederlandse overheid. Zoals hierboven al gezegd, kan elke onderneming zijn eigen grootboekrubrieken creëren, waardoor onderlinge vergelijkingen tussen ondernemingen niet makkelijk is. Als een onderneming met RGS werkt, haalt deze makkelijker gegevens uit de financiële administratie om deze te delen met andere systemen, denk hierbij aan verschillende boekhoudprogramma’s, of om deze op te nemen in rapportages voor derden. Dit vergemakkelijkt het maken van bedrijfsvergelijkingen of het opstellen van een betrouwbaar dashboard of benchmarks.

Hoe zit het met grootboekrekeningen in een online boekhoudprogramma?

In online boekhoudprogramma’s zijn de categorieën al standaard opgenomen en genummerd. Dit maakt het nu nog makkelijker om de boekhouding bij te houden. Bij het kiezen van een boekhoudprogramma, kun je kijken of het programma RGS-ready is. De standaard opgenomen grootboekrekeningen zijn dan volgens het RGS. Meestal worden de categorieën in een softwarepakket automatisch gekoppeld aan de RGS-code. Soms moet je echter die koppeling zelf (deels) maken of is er een aparte tool voor nodig.

Advies bij het kiezen van een boekhoudprogramma

Wanneer je gaat werken met een voor jou boekhoudprogramma (software) heb je hierin een rekeningschema dat je kunt gebruiken. Deze verschillen van het ene programma tot het andere. Het rekenschema dat al is ingericht kan erg uitgebreid zijn, of juist niet. De eerste zorgt natuurlijk voor tijdwinst maar is minder soepel wat betreft specifieke rekeningen die en onderneming kan wensen of nodig kan hebben.

Dit kan in programma’s die je de mogelijkheid bieden alles tot in detail te personaliseren. Let hierop in de keuze van een boekhoudprogramma, stel goed vast, voor je de keuze maakt, welke eisen jouw onderneming stelt aan het rekeningschema.

De Mooncard oplossingen

Mooncard is geen boekhoudprogramma, maar maakt een aantal processen van het boekhouden eenvoudiger. Het betreft hier de uitgavenkant van het boekhouden en daarmee ook de btw-aangiftes. Wil je meer weten over welke oplossingen Mooncard jouw onderneming kan bieden? Boek dan een demo!

Buiten de handige oplossingen voor de uitgaven van een onderneming, heeft Mooncard een website met daarop zo ongeveer alles over verschillende de financiële aspecten van het ondernemen. Neem eens een kijkje en lees meer over bijvoorbeeld: