Grootboek: zelf bijhouden of uitbesteden?

Wat is een grootboek eigenlijk?

Een grootboek is een belangrijk onderdeel van het boekhoudsysteem van een bedrijf. Het grootboek is een overzicht van alle financiële transacties die binnen een bedrijf plaatsvinden en is de basis voor de opstelling van de financiële verklaringen, zoals de balans en de winst- en verliesrekening.

Hoe werkt een grootboek?

Het grootboek werkt als een digitale administratie, waarin alle financiële transacties worden opgenomen en gecategoriseerd. Zo'n transactie kan bijvoorbeeld een verkoop of een aankoop zijn. Elke transactie wordt verwerkt in een specifieke grootboekrekening, zoals een rekening voor debiteuren of voor voorraden. Op deze manier is het mogelijk om op elk moment de financiële positie van het bedrijf inzichtelijk te maken.

Verschil tussen grootboek en grootboekrekening

De grootboekrekening is een specifieke categorie binnen het grootboek die is toegewezen aan bepaalde financiële activa, betalingsverplichtingen, opbrengsten of kosten. Elke grootboekrekening heeft een uniek nummer en is specifiek gekoppeld aan een bepaald onderdeel van het bedrijf, zoals inkomsten, salarissen of kosten.

Om het verschil tussen het grootboek en de grootboekrekening te verduidelijken, kunt u het grootboek vergelijken met een encyclopedie en de grootboekrekeningen met de afzonderlijke pagina's in die encyclopedie. Elk onderdeel van het bedrijf krijgt zijn eigen pagina (grootboekrekening) in de encyclopedie (het grootboek), die de informatie specifiek over dat onderdeel bevat.

Waarom is een grootboek belangrijk voor bedrijven?

Een nauwkeurig bijgehouden grootboek is belangrijk voor bedrijven omdat het inzicht geeft in de financiële situatie van het bedrijf. Hierdoor kunnen ondernemers beter beslissingen nemen over de toekomst van het bedrijf. Bovendien is een grootboek ook verplicht voor fiscale doeleinden. De Belastingdienst verlangt namelijk jaarlijks inzicht in de financiële verhoudingen van bedrijven en een grootboek is hierbij onmisbaar.

Voordelen van een grootboek

Er zijn veel voordelen verbonden aan het bijhouden van een grootboek. Hieronder staat een aantal belangrijke voordelen op een rij:

Inzicht in uw financiële situatie
Een nauwkeurig bijgehouden grootboek geeft inzicht in de financiële situatie van uw bedrijf. Hierdoor kunt u beter begrijpen hoe geld wordt uitgegeven en waar u eventueel kosten kunt besparen.

Beter beslissingen kunnen nemen
Door inzicht te hebben in de financiële situatie van uw bedrijf, kunt u beter beslissingen nemen over toekomstige investeringen, uitgaven en projecten.

Voldoen aan verplichtingen van de Belastingdienst
Het bijhouden van een grootboek is verplicht voor elke onderneming, en is nodig om aan de verplichtingen van de Belastingdienst te voldoen.

Overzicht en efficiëntie
Het bijhouden van een grootboek maakt het proces van het opstellen van jaarrekeningen en belastingaangifte sneller en efficiënter, omdat alle transacties al op één plek zijn opgeslagen.

Hoe maakt u een goed grootboek?

Een grootboek moet u nauwkeurig en overzichtelijk bijhouden. Dit betekent dat alle transacties op tijd verwerkt moeten worden en dat er duidelijke categorieën zijn voor de verschillende soorten transacties. Verder is het belangrijk om de grootboekrekeningen regelmatig te controleren op fouten en onjuistheden. Een goed grootboek is immers de basis voor betrouwbare financiële verklaringen.

Er zijn verschillende manieren om een grootboek op te zetten, afhankelijk van de grootte en de specifieke behoeften van uw bedrijf. Volg deze stappen om zelf uw grootboek te maken:

1. Bepaal welke categorieën u wilt gebruiken

Bedenk welke categorieën van uitgaven en inkomsten u wilt gebruiken in uw grootboek, zodat u de transacties kunt categoriseren en analyseren.

2. Kies de juiste software of dienst

Er zijn verschillende softwareprogramma's en diensten beschikbaar voor het bijhouden van een grootboek. Kies de optie die het beste bij uw bedrijf en uw specifieke situatie past.

3. Voer uw transacties in

Zorg dat u al uw financiële transacties opneemt en categoriseert in uw grootboek, zodat u een compleet overzicht hebt van de financiële situatie van uw bedrijf.

4. Analyseer uw grootboek regelmatig

Analyseer regelmatig uw grootboek, zodat u de financiële situatie van uw bedrijf blijft volgen en kunt inspelen op veranderingen. Dit is ook een goede gelegenheid om besparingen en efficiëntieverbeteringen te identificeren.

5. Maak een rapportage

Maak gebruik van de informatie uit uw grootboek om inzichtelijke rapportages op te stellen voor uzelf, uw partners en eventueel stakeholders. Dit geeft een helder overzicht van de financiële situatie van uw bedrijf.

Hulp bij het opstellen van het grootboek

Er zijn verschillende manieren waarop ondernemers ondersteuning kunnen krijgen bij het bijhouden van hun grootboek. Zo kunt u bijvoorbeeld een boekhouder inhuren. Als u niet over de tijd of kennis beschikt om uw eigen boekhouding te doen, of als u zich wilt richten op andere aspecten van uw bedrijf, dan is zo’n boekhouder of accountant een uitstekende optie. Hoewel er kosten met deze boekhoudkundige hulp gemoeid gaan, heeft u wel de zekerheid dat uw boekhouding op orde is en dat u aan uw fiscale verplichtingen voldoet.

Wat wij in elk geval aanraden is gebruik maken van boekhoudsoftware; hoe klein uw onderneming ook is. Daarmee kunt u naar keuze zelf boekhouden en dat levert een aanzienlijke kostenbesparing op: tientallen tot honderden euro's per maand. Dit bespaarde geld kunt u vervolgens investeren in andere onderdelen van uw bedrijf, waardoor u sneller kunt groeien.

Bovendien heeft u bij het gebruik van boekhoudsoftware directe controle over uw boekhouding. Dit betekent dat u op elk moment inzicht heeft in de totale kosten en kunt beslissen om sommige vaste kosten te elimineren als die niet meer nodig of relevant zijn.

Ten slotte biedt boekhoudsoftware flexibiliteit aan ondernemers. U kunt de boekhouding op een manier aanpakken die het beste bij uw bedrijf en stijl past. Kies bijvoorbeeld voor een traditionele, handmatige methode of voor een moderne, technologie-gedreven aanpak. Of u nu zelf gaat boekhouden met een boekhoudprogramma of dit overlaat aan een accountant, uw grootboek zal u dankbaar zijn. Een nauwkeurige, overzichtelijke boekhouding geeft u inzicht in de financiële situatie van uw bedrijf waardoor u beter geïnformeerde beslissingen kunt nemen en aan de verplichtingen van de Belastingdienst voldoet.

Kies wat het beste voor uw grootboek is

Het bijhouden van een grootboek is een belangrijk onderdeel van het runnen van een bedrijf. Het biedt inzicht in de financiële situatie van het bedrijf, maakt het mogelijk beter beslissingen te nemen en helpt bij het voldoen aan verplichtingen van de Belastingdienst. Het opzetten van een grootboek vereist enige planning en organisatie, maar met de juiste tools en systemen kan het een eenvoudig en efficiënt proces zijn.

Met de informatie in deze blogpost kunt u aan de slag gaan met het opzetten en bijhouden van uw eigen grootboek. Hiermee houdt u de financiële gezondheid van uw bedrijf in de gaten en neemt u betere beslissingen voor de toekomst.

Mooncard: hulp bij uw boekhouding:

Met Mooncard wordt het bijhouden van uw grootboek nog eenvoudiger. Geef uw medewerkers onze betaal- en tankkaarten of gebruik ze zelf om inzicht te krijgen in uw bedrijfsuitgaven. Dankzij het real-time online dashboard kunt u op elk moment uw uitgaven volgen en categoriseren. Hierdoor beheert u uw bedrijfskosten beter en vermindert u uiteindelijk uw vaste kosten.

Onze kaarten beschikken over nog meer handige functies, zoals contactloos betalen, het digitaliseren van facturen en onkostendeclaraties, btw-teruggave en zonder extra kosten betalen in het buitenland. U betaalt vaste kosten per maand en per medewerker en dankzij het overzichtelijke dashboard is het voor de Belastingdienst eenvoudiger om uw uitgaven op te geven.

Benieuwd naar meer? Vraag een gratis demo aan en ontdek hoe Mooncard u kan helpen bij het bijhouden van uw grootboek of het uitbesteden hiervan aan een boekhouder. Onze vriendelijke medewerkers staan klaar om al uw vragen te beantwoorden.

Wilt u meer informatie over grootboeken en andere boekhoudkundige onderwerpen? Mooncard legt deze onderwerpen in begrijpelijke taal uit.