Boekhouding bewaren: 5 tips en trucs

De boekhouding is een cruciale taak voor elke ondernemer – of het nu een zzp'er, vennootschap of bv is. Het verzamelen en bijhouden van geldzaken, inkomsten en uitgaven geeft inzicht in de financiële gezondheid van het bedrijf en maakt het mogelijk om verantwoorde beslissingen te nemen. Bovendien zijn ondernemers verplicht om bepaalde financiële documenten, zoals facturen, bankafschriften en de salarisadministratie, te bewaren. In dit artikel legt Mooncard u uit waarom de boekhouding bewaren zo belangrijk is, hoe ondernemers zoals u deze documenten moeten bewaren en geven we handige tips voor het efficiënt beheren van de boekhouding.

Waarom de boekhouding zo belangrijk is

De boekhouding doen betekent het bijhouden van de financiële gegevens van uw bedrijf: inkomsten, uitgaven, banksaldo’s, het geld in de kas en schulden. Dit geeft u inzicht in de financiële gezondheid van uw bedrijf en helpt u om geïnformeerde beslissingen te nemen.

Daarnaast bent u als ondernemer verplicht om de boekhouding bij te houden voor fiscale doeleinden. Zo maakt u de resultatenrekening op en doet u regelmatig aangifte. Zonder juiste boekhouding is het niet mogelijk om aan deze verplichtingen te voldoen en kunnen er fiscale sancties volgen. Een goede boekhouding is dus noodzakelijk voor zowel een goede bedrijfsvoering als voor dewet.

Wat moet u bewaren?

De Belastingdienst verplicht ondernemers om hun boekhouding te bewaren. De bewaarde documenten zijn namelijk essentieel bij de belastingaangifte of wanneer de fiscus besluit om u aan een inspectie te onderwerpen.

Facturen

Als ondernemer bent u verplicht om facturen te bewaren als bewijs van verkoop en inkoop van goederen en diensten. Dit is belangrijk voor het bepalen van de inkomsten en uitgaven van uw bedrijf. Facturen moeten de bedrijfs- en contactgegevens van zowel de verkoper als de koper bevatten, een beschrijving van de geleverde goederen of verleende diensten en de datum en het bedrag van de transactie.

Bankafschriften

Ook wordt aangeraden om bankafschriften te bewaren als bewijs van financiële transacties. Daarmee kunt u de financiële positie van uw bedrijf aantonen. Gelukkig is die verplichting minder relevant, omdat banken de afschriften online toegankelijk maken. In enkele klikken tovert u de gewenste afschriften op uw scherm of laat u ze uit de printer rollen.

Salarisadministratie

Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen en om inzicht te krijgen in de kosten voor arbeid, is het noodzakelijk om de salarisadministratie bij te houden en te bewaren. De salarisadministratie moet informatie bevatten over de salarissen en vergoedingen van werknemers, evenals eventuele bijdragen en loonheffingen.

Op welke manier moet u het bewaren?

Om het overzichtelijk te houden, bewaart u de papieren van één jaargang netjes bij elkaar. Bijvoorbeeld alle inkoopfacturen in één map en alle verkoopfacturen in een andere map. Zijn het er heel veel, dan zal een map niet voldoende zijn; misschien heeft u wel een hele archiefkast nodig.

Als alternatief kunt u kiezen voor het digitaal bewaren van uw facturen, bankafschriften en salarisadministratie. Dat scheelt veel ruimte en stelt u in staat om makkelijk en snel te zoeken naar specifieke papieren. Sla ze wel op een veilige plek op, bijvoorbeeld in de cloud. Zo is er niets aan de hand als uw computer crasht of gestolen wordt (maar laten we hopen dat dat niet gebeurt).

Hoe lang moet u de boekhouding bewaren?

Volgens de Nederlandse wet moeten ondernemers hun boekhouding minimaal 7 jaar bewaren. Dit maakt fiscale inspecties mogelijk. In sommige gevallen kan de bewaarplicht langer zijn, afhankelijk van de wetgeving en de aard van de gegevens. Een accountant of belastingadviseur kan u meer vertellen over de specifieke bewaarplicht voor uw onderneming.

Tips en trucs

Hou het netjes en geordend

U zult versteld staan hoe vaak u een factuur uit het verleden moet opzoeken, soms wel tot enkele jaartallen geleden. Maak het makkelijk voor uzelf of uw boekhouder om deze te vinden door uw boekhouding overzichtelijk te ordenen in mappen of archiefkasten.

Digitaliseer uw facturen

Natuurlijk krijgt u van veel klanten alleen een papieren factuur of bonnetje, in plaats van een digitale versie. Maar het digitaliseren ervan doet u in een handomdraai met een goede scanner. Met Mooncard heeft u zelfs niet eens een scanner nodig; u maakt gewoon een foto van de nota of de rekening met uw mobieltje!

Gebruik eventueel een opslagruimte

De verplichte bewaartermijn van uw boekhouding is dan misschien 7 jaar, maar eigenlijk wilt u uw boekhouding voor altijd bewaren. Als u financiering nodig heeft of uw bedrijf wilt verkopen, is het prettig als u de gehele financiële geschiedenis van uw bedrijf kunt laten zien. Past die boekhouding niet meer in uw kasten of wilt u simpelweg ruimte maken, bewaar die oudere papieren dan in een (beveiligde) opslagruimte.

Mooncard maakt uw boekhouding doen en bewaren een stuk eenvoudiger. Of u nu eenpitter bent of een heel team heeft, met onze betaalkaarten en tankpassen komen uw zakelijke uitgaven in real-time in uw online dashboard te staan. U ziet precies wie wat koopt, hoeveel het kost en hoeveel u aan btw uitgeeft. Een kaart (tijdelijk) blokkeren? Geen probleem.

Maar dat is nog lang niet alles. Onze kaarten hebben extra functies, zoals contactloos betalen, digitalisering van bonnetjes en zonder extra kosten betalen in het buitenland. U betaalt per betaalkaart of tankpas per maand vast bedrag.

Nieuwsgierig geworden? Boek een demo en ontdek zelf hoe Mooncard u kan helpen om uw kosten onder controle te houden en uw boekhouding veilig te bewaren. Onze vriendelijke teamleden beantwoorden met plezier uw vragen.

Meer informatie over boekhouding en hoe Mooncard daarbij helpt: