Hoe maakt u een openingsbalans op?

De openingsbalans van langer bestaande ondernemingen

Voor ondernemingen die al langere tijd bestaan, en daardoor al één of meerdere boekjaren hebben afgesloten, is de openingsbalans eenvoudigweg de eindbalans van het voorafgaande boekjaar. Er hoeft dus niet weer een balans te worden gemaakt. 

De balans maakt deel uit van de verplichte jaarrekening

De jaarrekening bestaat verplicht uit een winst- en verliesrekening, een balans en vaak een toelichting, en wordt gemaakt om een boekjaar af te sluiten. Ondernemingen hebben de openingsbalans dus aan het begin van een nieuwe boekhoudperiode. 

Hoe maakt u als starter een openingsbalans?

Het is niet per sé eenvoudig een balans te maken, maar we raden u aan de beginbalans bij het opstarten van de onderneming te maken. Hoe langer ermee gewacht wordt, hoe meer er op de balans komt en dus hoe ingewikkelder het wordt. De beginbalans hoeft niet ingewikkeld te zijn, dat is erg afhankelijk van de onderneming zelf. Veelal bevat de openingsbalans van een onderneming slechts enkele posten.

In de linker kolom komen alle activa

U begint de balans door alle activa, dit zijn alle bezittingen, in de linker kolom te zetten. We maken hier onderscheid tussen vaste activa, dit zijn bezittingen, goederen, die langer dan een jaar meegaan, en vlottende activa, deze gaan minder dan een jaar mee. Computers en kantoorruimte zijn voorbeelden van vaste activa, grondstoffen voor productie zijn vlottende activa. Vaste activa wordt verder doorgaans gescheiden in immateriële, materiële en financiële vaste activa.

De activa worden in de balans gezet onder posten, veel voorkomende posten zijn bijv. inventaris, auto (niet de privéauto!), voorraad, debiteuren, liquide middelen (de kas). We vinden dus terug op de balans:

• Vlottende activa, bijv. grondstoffen
• Immateriële vaste activa, bijv. kosten voor O&O, octrooien...
• Materiële vaste activa, bijv. machine, gebouwen, inventaris...
• Financiële vaste activa, bijv. aandelen
• Liquide middelen, bijv. het saldo op de bank of de inhoud van de kassa

Rechts komen de schulden en het eigen vermogen

In de rechterkolom komen de schulden die gemaakt zijn en het eigen vermogen dat in de onderneming is gestoken. Schulden worden onderverdeeld in:

• Kort vreemd vermogen, deze hebben een looptijd van minder dan een jaar, dit zijn bijv. kortlopende leningen en crediteuren de nog openstaande facturen 
• Lang vreemd vermogen met een looptijd van langer dan een jaar, zoals bijv. hypotheken
• Voorzieningen, denk hier aan pensioenvoorzieningen of voorzieningen voor verwacht verlies. 

De balans moet in evenwicht zijn, het verschil tussen het vreemd vermogen en de activa is het eigen vermogen, dat gebruikt is om de activa van onderneming te financieren. 

Maak ook een beginbalans als je van boekhoudprogramma verandert

Een onderneming die al een tijdje bestaat kan van boekhoudprogramma veranderen. Dit gebeurt niet per sé op de eerste dag van het boekjaar. We raden u aan een openingsbalans te maken in het nieuwe boekhoudprogramma, dat vereenvoudigt de boekhouding aan het eind van het boekjaar. 

Voor wie maakt u de balans eigenlijk?

U maakt de balans in eerste instantie voor uzelf, om te weten hoeveel al uw activa waard zijn, hoeveel vreemd vermogen er in gebruik is en hoeveel van uw eigen vermogen er eigenlijk in de onderneming zit. De openingsbalans mag u voor uzelf houden, de eindbalans, aan het einde van een boekjaar, moet verplicht aan de belastingdienst worden gegeven, afhankelijk van de rechtsvorm van de onderneming. Eenmanszaken, waaronder zzp’ers, hebben deze verplichting niet. Het is echter wel erg handig voor de aangifte van de inkomstenbelasting. De bank, of andere geldverleners, kan om een balans vragen als je een lening aanvraagt, ook aan eenmanszaken en zzp’ers. Dan is het handig een openingsbalans te hebben die u kunt bijwerken. 

De balans is een verplicht onderdeel van de jaarrekening

Een bv, een nv of een coöperatie moeten jaarlijks een jaarrekening deponeren bij de KvK.  Alle andere ondernemingen maken de jaarrekening voor de aangifte van de inkomstenbelasting. 

Wat staat er in de jaarrekening? 

De jaarrekening bestaat uit de balans, de winst- en verliesrekening en een toelichting. Het is een perfect overzicht om te weten hoe een onderneming er financieel voorstaat, wanneer de jaarrekening aan het eind van het boekjaar wordt opgemaakt is dit een prima moment om naar het verleden van de onderneming te kijken, en dan vooral naar het afgelopen boekjaar, maar ook naar de toekomst. 

Het jaarverslag, niet altijd verplicht, wel altijd nuttig

De toelichting waarover hierboven gesproken wordt, die deel uitmaakt van de jaarrekening, is alleen verplicht voor bv’s, nv’s en coöperaties. Deze toelichting heet het jaarverslag en is nuttig voor alle bedrijven, ook als het niet verplicht is.  De inhoud van het jaarverslag kunt u zelf bepalen. Het is een soort van samenvatting van de financiële administratie, maar het gaat verder dan de financiële resultaten van een onderneming.

Het is een toelichting van de financiële cijfers en kan daarom prima gebruikt worden om belanghebbenden zoals investeerders of aandeelhouders van alles op de hoogte te houden, of zelfs als promotiemiddel worden gebruikt, voor bijv. toekomstige investeerders. Werkmethodes, strategieën en successen kunnen erin worden gezet. 

Voorkom fouten in het jaarverslag!

Het jaarverslag wordt gemaakt naar aanleiding van de balans en de winst- en verliesrekening van het einde van een boekjaar. Wees nauwkeurig en zorg dat alles dat in het jaarverslag komt, overeenkomt. Zorg tenslotte ook dat het jaarverslag realistisch is. 

Een openingsbalans helpt bij het opmaken van de jaarrekening zowel bij het opstellen van de eindbalans als bij het maken van het jaarverslag. Het helpt  immers de financiële evolutie van uw onderneming te zien!

Stel eenvoudiger de balans op met een goed boekhoudprogramma

Hoewel de jaarrekening niet voor alle ondernemingen verplicht is, is het bijhouden van een boekhouding dat wèl. Een goed boekhoudprogramma maakt deze taak makkelijker voor de ondernemer, zelfs als die zelf geen boekhouder is. Bovendien helpt een goed (online of niet) boekhoudprogramma ervoor dat de ondernemer niet alleen het verplichte invoeren van cijfers doet, maar geeft het ook inzicht in wat die cijfers allemaal betekenen.

Zo kunt u goed bijhouden wat er per maand of per kwartaal binnenkomt en uitgaat, wat de omzet per (bijv.) kwartaal is. Ook houdt u goed toezicht op de kosten, zodat die niet uit de hand lopen. Ook kunt u in een goed boekhoudprogramma vooruitkijken door begrotingen te maken van inkomsten en uitgaven. De onderneming leiden zal er alleen maar beter door worden.

Maak de boekhouding makkelijk met Mooncard oplossingen:

Mooncard is geen boekhoudprogramma. Wel kunnen de Mooncard oplossingen  helpen de boekhouding eenvoudiger te houden. Mooncard neemt uitgaven automatisch in de boekhouding op, en kunnen de facturen, of bonnetjes, daar als foto’s bij worden bewaard. Want vergeet niet dat die laatste 7 jaar bewaard moeten worden! Dit kan heel wat tijd schelen in de boekhouding, tijd die u liever ergens anders aan besteedt. In het geval van een onderneming met werknemers, hoeft er niet meer te worden gejaagd op bonnetjes. Tijdwinst dus. Bovendien wordt het risico op vergeten posten of verloren facturen veel kleiner. Wilt u zien wat er allemaal mogelijk is met Mooncard? Boek dan een demo!