Nota spese: rimborso e procedure contabili

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La cosiddetta nota spese rimborso, redatta secondo le apposite procedure di compilazione, comprende tre tipologie di costi anticipati dal dipendente in esterna: trasporto, vitto e alloggio. 

 

Altrettante sono le procedure contabili utilizzate dal management aziendale per la gestione di ogni nota spese e per la liquidazione degli importi: rimborso analitico, forfettario e misto. Sono riassunte di seguito con una specifica finale relativa al rimborso dei costi di trasporto in funzione del chilometraggio e delle tabelle ACI.



Nota spese: rimborso analitico 

 

Contiene singolarmente tutte le voci di spesa per trasferta anticipate dal dipendente oggetto di rimborso in busta paga. La nota spese rimborso utilizzata in questo caso è una distinta estremamente dettagliata dei costi. Contempla tre voci.

 

  • Vitto e alloggio: hotel, appartamenti in affitto, B&B, ristoranti e strutture ricettive assimilabili a queste categorie.
  • Viaggio e trasporti: pedaggio, metropolitana, autobus urbani o extraurbani, taxi, navi, aerei, auto a noleggio o veicoli propri con rimborso chilometrico tramite tabelle ACI.
  • Altre voci di costo accessorie sostenute in trasferta di lavoro. Le spese telefoniche rientrano in questa categoria: fa fede una semplice dichiarazione.

 

Le spese di vitto, alloggio e trasporto sostenute fuori dal territorio comunale non concorrono alla formazione del reddito. Eventuali spese di altra natura sono invece deducibili fino a 15,49 euro (trasferte in Italia) e fino a 25,82 euro (trasferte estere). I costi di trasporto possono essere rimborsati entro il territorio comunale e non sono considerati una forma di retribuzione. 



Nota spese: rimborso forfettario 

 

Con il sistema forfettario, e la relativa nota spese rimborso, l’azienda eroga al lavoratore una quota fissa giornaliera senza obbligo di giustificativi per vitto e alloggio. 

 

Con questo sistema l’indennità quotidiana non concorre alla formazione del reddito del dipendente ed è deducibile. In caso di trasferte, l’esenzione per il calcolo dell’imponibile IRPEF è valida fino a 46,48 euro in Italia e 77,47 euro all’estero. I limiti indicati non valgono per le spese di viaggio e trasporto: entrambe sono sempre deducibili e necessitano di giustificativi fiscali.

 

modello nota spese

 

Note spese: rimborso misto 

 

Con il sistema misto, e la relativa nota spese rimborso, metodo analitico e forfettario confluiscono in un solo modello. Alcune voci di costo sono elaborate con la modalità a piè di lista e le altre con il sistema forfettario. Ad esempio: i costi di alloggio presso strutture ricettive possono essere coperti da indennità giornaliera a forfait e il vitto viene contabilizzato con procedura analitica. 

 

Note spese: rimborso chilometrico

 

La cosiddetta nota spese rimborso chilometrico comprende i costi di trasporto del collaboratore in esterna: funge da nota spesa carburante e come indennità per i costi di manutenzione. Differiscono sul profilo fiscale in base alle distanze e al contesto in cui maturano.

 

  • Trasferte comunali: le spese anticipate sono considerate come reddito percepito dal lavoratore, ad eccezione dei costi di trasporto documentati da giustificativi di viaggio.
  • Trasferte esterne al confine comunale: le spese di trasporto non contribuiscono alla formazione del reddito e sono completamente deducibili. Parzialmente deducibili quelle di vitto e alloggio.
  • Spostamenti con veicoli propri: la nota spese rimborso è in funzione del chilometraggio. L’indennità erogata varia in base alle distanze. La deducibilità fiscale è stabilita dalle tabelle ACI.

 

Conclusioni 

 

Note spese rimborso e giustificativi fiscali possono essere considerate come causali imprescindibili per il risarcimento dei costi anticipati dai dipendenti. La contabilità delle note spese diviene un processo fondamentale che deve assicurare correttezza, precisione, rispetto della normativa ma anche criteri di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità stabiliti per legge.

 

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

 

  • La nota spese rimborso comprende i costi di vitto, alloggio e trasporto che maturano sul territorio comunale di competenza o esterno.
  • Al rimborso analitico, forfettario e misto si aggiunge quello del regime chilometrico come indennità per i costi di manutenzione e carburante.
  • La conservazione della nota spese rimborso può avvenire anche in modalità digitale tramite dematerializzazione con specifici gestionali d’azienda.

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