Gestione note spese sul piano contabile e fiscale

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Sommario

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Prima di specificare in dettaglio le procedure e le varie modalità di gestione delle note spese è fondamentale introdurre il concetto stesso di nota spese, elemento cardine di tutto l’argomento. Il documento elaborato da un dipendente con il riepilogo dei costi sostenuti in trasferta con gli opportuni giustificativi fiscali viene definito nota spesa. In estrema sintesi contiene i dati personali del lavoratore, date, luoghi, natura ed entità degli esborsi.

 

La gestione delle note spese riguarda le fasi di amministrazione generale, verifica documentale, conservazione delle note, contabilizzazione e rimborso finale. Per questo è fondamentale conoscere le procedure di trattamento fiscale e chilometrico, le tecniche di rimborso forfettario, analitico o misto, ma anche i concetti di dematerializzazione e le modalità operative tramite carte prepagate. Sono tutte dettagliate nei paragrafi successivi.

 

Gestione note spese: trattamento fiscale e chilometrico

 

All’interno dei confini comunali o all’esterno. La principale differenza in merito alla gestione delle note spese sul piano fiscale riguarda proprio la geolocalizzazione.

 

  • In caso di trasferte nel territorio comunale, i costi sostenuti e poi rimborsati, sono considerati alla stregua del reddito percepito dal lavoratore, ad eccezione dei costi di trasporto solo se documentati da titoli di viaggio.
  • In caso di trasferte fuori dal territorio comunale, le spese rimborsate non concorrono alla formazione del reddito e sono deducibili: in maniera completa per le spese di trasporto, in maniera parziale ed entro certi limiti in caso di vitto e alloggio.
  • In caso di spostamenti con mezzo proprio, la gestione note spese dipendenti avviene tramite rimborso chilometrico. Si tratta di un’indennità erogata al dipendente sulla base dei chilometri percorsi. I limiti di deducibilità fiscale sono stabiliti dall’ACI tramite tabelle aggiornate. Solo il rimborso che rientra nei limiti ACI è deducibile. 

 

Gestione note spese con rimborso analitico o piè di lista 

 

Analitico perché comprende tutte le voci di spese sostenute dal dipendente in trasferta. Nella gestione delle note spese con il metodo a piè di lista, tutti i costi vengono elencati singolarmente e documentati con i rispettivi giustificativi fiscali. La procedura in essere contempla tre tipologie di costi.

 

  • Vitto e alloggio: in strutture ricettive come alberghi, appartamenti in affitto, bed & breakfast, ristoranti o altro. 
  • Viaggio e trasporti: costi di pedaggio, bus, taxi, nave, aereo, auto a noleggio o mezzi propri con rimborso chilometrico tramite tabelle ACI.
  • Altre voci di costo, sostenute in trasferta. Ad esempio: spese telefoniche, per le quali fa fede una semplice dichiarazione.

 

Vitto, alloggio e trasporto non concorrono alla formazione del reddito se questi costi sono sostenuti fuori dal territorio comunale. Le eventuali spese di altro tipo sono invece deducibili nei limiti di 15,49 euro (trasferte in Italia) e 25,82 euro (trasferte estere). Le spese di trasporto sono un’eccezione: possono essere rimborsate se si concretizzano entro il territorio comunale senza essere considerate una forma di retribuzione. Per il metodo analitico è consigliato un gestionale affidabile.

 

Gestione note spese con rimborso forfettario 

 

Il rimborso spese forfettario stabilisce che l’azienda eroghi al dipendente un fisso giornaliero senza l’obbligo dei giustificativi di spesa inerenti vitto e alloggio. Con la gestione note spese dipendenti tramite rimborso forfettario l’indennità quotidiana versata dall’azienda non concorre alla formazione del reddito del dipendente e per questo risulta deducibile. L’esenzione dal conteggio dell’imponibile IRPEF è valida fino a 46,48 euro per trasferte in Italia e 77,47 euro per trasferte fuori dai confini nazionali. I limiti specificati non valgono per le spese di viaggio e di trasporto: queste due categorie sono sempre integralmente deducibili e devono sempre essere accompagnate dai giustificativi fiscali.

 

Il vantaggio principale con la gestione delle note spese tramite rimborso forfettario concerne la riduzione dei documenti cartacei e il processo semplificato di convalida. Tra gli svantaggi c’è il rischio per cui il dipendente potrebbe sostenere esborsi maggiori all’indennità conferita e l’azienda potrebbe versare delle somme superiori alle spese effettive.

 

Gestione note spese: sistema misto 

 

La gestione delle note spese con rimborso analitico e quella forfettaria possono confluire in un sistema misto. Viene usato per sfruttare i vantaggi dell’uno e dell’altro metodo. Si coprono così alcune voci di spesa con la modalità a piè di lista e le altre in modo forfettario. In caso di alloggio presso strutture ricettive, tale spesa può essere coperta da un’indennità giornaliera mentre il vitto può essere contabilizzato in maniera analitica. 

 

La regola principale in caso di gestione note spese dipendenti con sistema misto è la seguente: il forfait giornaliero che non concorre alla formazione del reddito si riduce di un terzo in caso di spese a piè di lista per vitto o alloggio; si riduce di due terzi in caso di rimborso contemporaneo di spese per vitto e alloggio. I costi legati al viaggio e al trasporto sono sempre deducibili.

 

modello nota spese

 

Gestione note spese: dematerializzazione e prepagate 

 

Dematerializzazione o digitalizzazione delle note spese. Con questo processo di trasformazione operativa inerente alla gestione delle note spese si passa dall’amministrazione cartacea a quella immateriale con gestionali d’azienda: software che hanno il vantaggio di ridurre i tempi di lavorazione e gli errori contabili. Un vantaggio aggiuntivo è quello del risparmio di costo della documentazione cartacea, peraltro voluminosa e scomoda da archiviare e catalogare. La transizione paperless rappresenta il futuro.

 

Sul fronte delle prepagate, la gestione note spese dipendenti può avvalersi dei vantaggi legati all’uso di carte di credito fornite al lavoratore in caso di trasferta. Il responsabile d’azienda definisce gli importi massimi per categoria di spesa e verifica che rispettino i limiti di deducibilità fiscale stabiliti per legge. Largamente usato all’estero, presenta uno svantaggio: la gestione di un grande numero di prepagate può diventare difficoltosa dal punto di vista dell’amministrazione e dei relativi costi.

 

Conclusioni 

 

La gestione delle note spese con sistema analitico, forfettario o misto, può e deve ormai avvalersi dei processi di dematerializzazione per le attività di amministrazione generale, verifica, contabilizzazione e rimborso dei costi. Software e applicativi gestionali per le aziende rappresentano la soluzione ideale per velocizzare sensibilmente i processi operativi, ridurre gli errori contabili e diminuire i costi legati al cartaceo. È questa la vera rivoluzione in tema di gestione note spese dipendenti.

 

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

 

  • La gestione delle note spese sul piano fiscale e chilometrico contempla due alternative: trasferte all’interno e all’esterno del territorio comunale. Con mezzo proprio valgono le tabelle chilometriche ACI.
  • La gestione note spese dipendenti si effettua con rimborso analitico, sistema forfettario o misto.
  • Sul piano operativo, la dematerializzazione tramite gestionali d’azienda diventa il vero vantaggio competitivo perché riduce i tempi di gestione, gli errori contabili e i costi dei documenti cartacei.