Compilazione nota spese: minimizzare gli errori
La consegna ai dipendenti di un modello esemplificativo o di una guida con i costi ammissibili, le soglie di rimborso e la categorizzazione delle voci, è senza dubbio una best practice per evitare inesattezze in fase di compilazione nota spese.
Nel complesso, si tratta di una procedura che richiede molta attenzione sia in fase di scrittura che in quella successiva di gestione e controllo: si tratta infatti di un documento fiscale che impatta sul piano reddituale e della contribuzione.
La distribuzione di modelli esemplificativi ai dipendenti è il modo migliore per minimizzare in partenza gli errori legati all’inserimento manuale dei costi.
Compilazione nota spese e rimborsi aziendali
In tema di compilazione nota spese, la parte di competenza aziendale è quella relativa alla liquidazione dei costi, ma entra in gioco la compilazione da parte dell’amministratore anche nella fase di verifica di correttezza dei processi e delle voci inserite.
Completato il processo di controllo si passa alla liquidazione vera e propria. Le tipologie di rimborso contemplate dalla normativa fiscale italiana sono tre: analitico o a piè di lista, forfettario e misto.
- Rimborso analitico. Prevede la restituzione dell'intera somma di denaro anticipata dal dipendente in esterna, tenuto a presentare giustificativi fiscali. L’art. 51 del comma 5 D.P.R. n. 917/1986 afferma che i rimborsi per spese sostenute dal dipendente non concorrono al suo reddito.
- Rimborso forfettario. Prevede il pagamento del committente ai dipendenti in trasferta con una quota forfettaria stabilita a monte. Il lavoratore non è tenuto a dimostrare le spese sostenute in trasferta.
- Rimborso misto, ossia analitico e forfettario. Il dipendente riceve una somma fissa giornaliera stabilita a monte e un rimborso analitico dei costi. Sono indispensabili i giustificativi fiscali. Il lavoratore deve rendicontare tutte le spese sostenute con documentazione a supporto.
Compilazione nota spese: i campi obbligatori
La compilazione nota spese spetta al dipendente aziendale e, in alcuni casi, anche ai professionisti titolari di partita IVA per chiedere un rimborso al committente.
Analogo, ma soprattutto più frequente, è il caso della compilazione nota spese per agenti di commercio, che di norma svolgono la propria attività lavorativa lontano da una sede fissa aziendale. In ogni caso, i campi obbligatori sono generalmente gli stessi. Ecco in sintesi come si fa una nota spese e cosa contiene.
- Dati anagrafici e aziendali. Riferimenti personali del dipendente, o del professionista titolare di partita IVA, e ragione sociale dell’azienda.
- Elenco delle spese. Voci di costo sostenute in trasferta con indicazione specifica degli importi ed eventuale numero progressivo.
- Date, luoghi e orari. Riferimenti temporali e contesti geografici in cui sono effettivamente maturati i costi.
- Giustificativi fiscali. Scontrini, fatture o titoli di viaggio che provano l’effettivo esborso economico per spese di viaggio, vitto e alloggio in trasferta.
- Commenti e note. Fondamentali per fornire maggiori dettagli su costi straordinari.
Compilazione nota spese: Excel o gestionali d’azienda?
La compilazione nota spese da parte del dipendente avviene generalmente tramite applicativi MS Office: Microsoft Word o Excel. PMI e dipendenti si avvalgono generalmente di semplici modelli e tabelle realizzate con Microsoft Excel mentre le aziende di grandi dimensioni sfruttano l’automazione e la digitalizzazione tramite gestionali dedicati. Diversi svantaggi nel primo caso, numerosi punti di forza nel secondo.
L’utilizzo di Excel per la compilazione nota spese presenta alcuni limiti: inserimento manuale dei dati e perdita di tempo, oltre al rischio reale e frequente di commettere errori in fase di caricamento delle singole voci. In altri casi, il file Excel non può essere integrato con gli altri sistemi aziendali. La nota spese è un documento fiscale che impatta sul piano reddituale e della contribuzione, per cui gli errori di compilazione possono condizionare la gestione contabile e gli equilibri economici d’impresa.
L’adozione di software specifici per la compilazione nota spese permette di monitorare la contabilità aziendale, ottimizzare i processi d’impresa, velocizzare le procedure di caricamento dati, azzerare i compiti ripetitivi e annullare il rischio di errori in fase di inserimento dei costi di viaggio, vitto e alloggio anticipati dal dipendente o dal professionista a partita IVA. Ma i vantaggi dei gestionali d’azienda sono anche i seguenti.
- Le piattaforme in cloud sono accessibili da ogni dispositivo: PC, tablet e smartphone con gestione semplificata anche tramite app.
- Scontrini e ricevute possono essere letti in modalità digitale.
- Sicurezza dei dati e integrazione con sistemi gestionali e di contabilità.
La procedura digitale di compilazione nota spese viene definita anche dematerializzazione. In molti casi, gli applicativi permettono di scattare semplicemente una foto per digitalizzare i giustificativi e le note spese. L'app rileva automaticamente gli importi e l'IVA della transizione. In questo modo si evitano richieste confusionarie di rimborso in formato cartaceo o tramite tabelle Excel, riducendo tempi e costi di gestione.
Conclusioni
La compilazione nota spese è un’operazione fondamentale sul piano contabile e complessa su quello gestionale per via delle numerose voci di costo da conteggiare. Il dipendente ha l’onere di produrre un documento fiscale privo di errori per non compromettere la rendicontazione delle spese.
Da questo punto di vista i gestionali d’azienda sono più affidabili dei classici modelli Excel: facilitano i processi di inserimento dati, riducono i tempi di amministrazione, semplificano la verifica pre-rimborso e la contabilità generale.
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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare
- La compilazione nota spese spetta al dipendente che elabora un vero documento fiscale valido sul piano reddituale e contributivo.
- La compilazione comprende: anagrafiche aziendali e del lavoratore, elenco spese, importi, giustificativi fiscali, date, orari e luoghi. Si tratta di operazioni routinarie e soggette a errori frequenti del dipendente.
- La dematerializzazione delle note spese con gestionali dedicati permette di monitorare la contabilità aziendale, velocizzare il caricamento dati, azzerare i compiti ripetitivi e annullare il rischio di errori.