Il libro giornale: il cuore della contabilità aziendale

La documentazione contabile obbligatoria e i soggetti dell’obbligo

I documenti contabili obbligatori per ogni imprenditore o società commerciale sono indicati all’art. 2214 c.c. e sono due:

• Il Libro Giornale
• Il Libro degli Inventari

Dall’obbligo di tenuta dei due registri sono però esentati i cosiddetti “piccoli imprenditori”, definiti, a loro volta, all’art. 2083 del Codice civile. Essi sono:

• Gli artigiani; 
• I coltivatori diretti del fondo;
• I piccoli commercianti;
• L’impresa a carattere familiare.

Sono escluse dall’obbligo anche le Società semplici (S.s), ovvero la forma più elementare di società di persone, caratterizzata dal fatto di non poter essere utilizzata per attività di tipo commerciale. 

Fatte salve queste eccezioni, si può dire che soggiacciano all’obbligo civilistico della tenuta del Libro Giornale le seguenti tipologie di società/aziende:

• Le Società a responsabilità limitata (S.r.l.);
• Le Società in accomandita per azioni (S.a.p.a.);
• Le sSocietà per Azioni (S.p.A.);
• Le Società consortili a responsabilità limitata (S.c.a.r.l.);
• Tutte le società di persone (con l’eccezione delle S.s.);
• Le cooperative;
• I consorzi;
• Le mutue assicuratrici.

A titolo di completezza, ricordiamo che l’imprenditore ha l’obbligo di tenere anche altri documenti contabili in base alla natura e alle dimensioni dell’impresa (tra cui i libri sociali), documenti sui quali non ci soffermeremo qui.

Il Libro Giornale

Ma cos’è questo “Libro Giornale”? Tecnicamente parlando, si tratta di un registro contabile in cui vengono annotati in ordine rigorosamente cronologico tutte le operazioni effettuate dall’azienda - ovvero tutti i suoi movimenti contabili - in un determinato lasso temporale. Viene compilato con il metodo della partita doppia e, per ogni operazione, deve essere indicata la sua denominazione, la sua descrizione e gli importi corrispondenti come voci dare/avere.

Contabilità in pillole

Partita doppia? Chi era costei?

Si tratta di una metodologia di scrittura contabile utilizzata in ragioneria e in economia aziendale. In soldoni, serve per registrare l’importo di ogni movimento contabile contemporaneamente sotto due profili diversi: quello economico e quello finanziario. Per esempio, l’importo che viene registrato come costo sotto il profilo economico, viene contemporaneamente registrato, identico, come l’uscita monetaria connessa a quel costo sotto il profilo finanziario.

Il sistema della partita doppia si articola in conti (per esempio “Debiti verso fornitori” o “Merci conto vendite”) all’interno dei quali gli importi vengono inseriti nel cosiddetto mastrino, diviso in due colonne: dare e avere. Semplificando, si può dire che la voce “dare” corrisponda agli impieghi delle risorse, mentre la voce “avere” corrisponda alle fonti di provenienza di tali risorse.

La registrazione

La registrazione di ogni operazione inserita nel Libro Giornale deve essere effettuata entro 60 giorni dall’operazione stessa. Anche per il Libro Giornale, valgono le indicazioni su come debbano essere tenute le scritture contabili di cui agli art. 2216 e 2219 c.c. Ovvero, le scritture devono essere ispirate alle norme di un’ordinata contabilità; non devono contenere spazi bianchi, interlinee o trasporti di margini; non possono contenere abrasioni: le parole cancellate devono rimanere leggibili; è fatto divieto di accorpare le operazioni riferite ad un dato periodo, anche se queste risultassero omogenee.

Un tempo, il libro doveva essere vidimato, foglio per foglio, il che faceva sì che non fosse possibile apportare delle correzioni dal momento che potevano essere intese come manomissioni. Così, per correggere eventuali errori era necessario annullare le registrazioni inserendo, di fatto, un’operazione uguale e contraria a quella errata, e poi effettuare nuovamente la registrazione originaria corretta. Il problema è stato superato con l’adozione del trattamento digitale della documentazione. Oggigiorno la vidimazione delle singole pagine è stata quindi abbandonata, ma rimane in uso la pratica dell’apposizione di marche da bollo ogni 100 pagine. Le pagine del libro devono anche essere numerate in modo progressivo.

Il Libro Giornale deve essere chiuso 3 mesi prima di essere presentato in occasione della dichiarazione dei redditi. Andrà poi conservato per almeno 10 anni e, comunque, perlomeno fino all’eventuale accertamento tributario relativo al periodo fiscale al quale il libro giornale si riferisce (art. 22 del D.P.R. n. 600/73). Oltre che in formato cartaceo, il libro può essere conservato anche in forma digitale/meccanografica e stampato quando necessario. 

Si noti che il Libro Giornale è previsto come registro obbligatorio anche secondo la normativa fiscale (D.P.R. n. 600/73), anche per tutti le imprese che operano in regime di contabilità ordinaria, tanto in via obbligatoria che opzionale. 

Conclusioni 

Il Libro Giornale è uno documento essenziale, perché racchiude le informazioni contabili che afferiscono all’intera gestione d’impresa, e conduce direttamente alla determinazione del reddito di esercizio e del patrimonio aziendale. Proprio per questa ragione, deve essere gestito in maniera attenta e scrupolosa. Questo non solo per evitarsi le noie legate all’inosservanza della normativa – particolarmente rilevanti, per esempio, in caso di accertamenti o in ambito fallimentare – ma anche per mantenere un saldo controllo di gestione. Ecco perché è importante poter disporre di un sistema documentale d’impresa particolarmente efficiente.

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• Tra i libri contabili che l’imprenditore commerciale è obbligato a tenere, ai fini civilistici e fiscali, vi è anche il cosiddetto Libro Giornale, un registro in cui vengono annotati, in ordine cronologico, le varie operazioni contabili aziendali, utilizzando il metodo della partita doppia.
• Per ogni operazione registrata, deve essere indicata data, descrizione e importo, e le registrazioni devono essere eseguite entro 60 giorni dall’operazione stessa. Non è necessaria vidimazione, ma le pagine devono essere numerate in modo progressivo.
• Il Libro Giornale deve essere conservato per 10 anni, a far data dall’ultima registrazione e, comunque, fino alla conclusione di un eventuale accertamento fiscale.