Indemnités kilométriques et voiture de fonction : que choisir ?

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Sommaire

Selon l'Observatoire des salaires, la voiture de fonction figure parmi les avantages en nature les plus prisés par les salariés en France. Choisir entre un véhicule de fonction et un véhicule privé avec remboursement d’indemnités kilométriques concerne avant tout les dirigeants d’entreprise. Cette question peut aussi être un véritable casse-tête pour les salariés. Moyen de fidélisation, de rétention, voire d'attraction des collaborateurs, cet avantage en nature représente un coût non négligeable pour l’entreprise et ses salariés. Secteurs d’activité, fonction, missions, nombre de kilomètres parcourus, pour évaluer la pertinence d’une voiture de fonction, les critères à prendre en compte sont nombreux. Vous ne savez pas par où commencer ? Mooncard vous explique tout en détail. 

 

Voiture de fonction : avantages et inconvénients

 

Pour peser le pour et le contre de la voiture de fonction, consultez les méthodes de calcul des avantages en nature dans notre article sur la voiture de fonction, ses avantages et ses obligations. 

Une chose est à retenir : le véhicule de fonction est un avantage en nature, distinct de la voiture de service. Son montant évalué en euros apparaît donc sur le contrat de travail et le bulletin de salaire du collaborateur ou du cadre dirigeant qui l'utilise. Ce montant est soumis aux charges sociales et à l'imposition sur revenus.

 

Comparer les coûts de la voiture de fonction et de l’indemnité kilométrique 

 

Pour comparer efficacement la voiture de fonction et l'indemnité kilométrique, il est indispensable de tenir compte des coûts engendrés par les deux options. Il est conseillé de calculer et comparer les éléments suivants :

  • le montant des achats ou de la location des véhicules de fonction auquel s’ajoutent irrévocablement des taxes annuelles (taxes écologiques ou taxe sur les véhicules de société, par exemple) : la constitution d’une flotte automobile représente pour l’entreprise un investissement important ; 
  • le montant des indemnités kilométriques reposant sur un barème annuellement renouvelé et édité par l’URSSAF ;
  • le montant de la fiscalité des avantages en nature applicable aux voitures de fonction.

 

Voiture de fonction ou indemnité kilométrique : notre bilan 

 

Dans la majorité des cas, on peut dire que :

  • le remboursement des indemnités kilométriques sont préférables à l’attribution d’un véhicule de fonction pour des salariés qui ne se déplacent qu’occasionnellement pour leur activité professionnelle (entre 2 000 et 3 000 km par an environ) ;
  • lorsque la flotte de l’entreprise s’élargit, gérer le remboursement des indemnités kilométriques peut s’avérer compliqué. Cette option demande en effet une gestion précise aussi bien pour les employeurs que pour leurs employés. Les factures et les motifs de déplacements doivent être présentés, puis vérifiés par la société. La tenue d’un carnet de bord pour chaque véhicule s’avère bien souvent indispensable. Il permet en effet d’enregistrer avec précaution les kilomètres véritablement parcourus par les collaborateurs dans le cadre de leurs missions professionnelles. 

 

Pour un salarié qui ne possède pas de véhicule personnel, l’option de la voiture de fonction est plus intéressante que la demande d’une rémunération complémentaire d’un montant équivalent à la voiture de fonction

 

Enfin, précisons que pour le salarié, l’utilisation d’une voiture de fonction représente un réel gain net, malgré le montant des charges et de l'impôt dont il devra s'acquitter. Du côté de l’employeur, il est possible d’insérer une clause dans le contrat de travail précisant la participation du collaborateur à une partie des frais engendrés par ses déplacements personnels. Celui-ci doit toutefois donner son accord à la mise en place d’une telle disposition. Le montant à la charge du collaborateur sera alors immédiatement déduit du montant total de l’avantage en nature Ces questions se présentent peu importe le modèle de remboursement des frais de déplacement choisi par l’employeur : remboursement en valeur réelle (en fonction du nombre de kilomètres réellement parcourus) ou remboursement sur base forfaitaire.

Bon à savoir 

N’oubliez pas qu’une erreur dans l’enregistrement des indemnités kilométriques remboursées aux collaborateurs peut conduire à un redressement fiscal par l’URSSAF en cas de contrôle. 

Le choix entre le véhicule de fonction et l’indemnité kilométrique doit faire l'objet d'un accord entre l’employé et l’employeur. Il doit prendre en compte les besoins du collaborateur, ses missions ainsi que la nature de l'activité de l'entreprise. Enfin, rappelons que pour un collaborateur, une voiture de fonction implique une charge supplémentaire sur le salaire. Pour les salariés souhaitant conserver leur revenu, les indemnités kilométriques apparaissent comme un bon compromis.

 

Indemnité kilométrique et voiture de fonction : pensez à la carte carburant 

 

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