Voiture de fonction ou de service : quelles différences ?

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Dans les sociétés implantées en France, 44 % des véhicules sont des voitures de fonction. En 2021, 805 941 immatriculations de véhicules de société particuliers (VP) et véhicules utilitaires légers (VUL) ont été enregistrées. Les entreprises dans lesquelles les salariés ont besoin de se déplacer peuvent constituer une flotte automobile. Elles ont alors le choix entre le véhicule de fonction, le véhicule de service, le versement d’indemnités kilométriques. En tant qu’employeur, il est parfois difficile de savoir laquelle des trois solutions est la plus avantageuse. Règles d’utilisation, fiscalité, frais pour l’employeur, responsabilité… Tour d’horizon des principales différences entre véhicule de service et véhicule de fonction. 

 

Voiture de fonction et de service : un usage différent

 

En entreprise, les deux types de véhicules n’ont pas le même périmètre d’utilisation. L’un est réservé à un usage professionnel. L’autre combine une utilisation dans les cadres professionnels et privés.

 

Voiture de service ou de société : réservée aux déplacements professionnels

 

Par principe, l’usage d’une voiture de service est exclusivement professionnel. Il permet aux collaborateurs d’exercer des missions, en lien direct ou indirect avec l’activité de l’entreprise. Les véhicules de société ne sont pas rattachés à un salarié en particulier. La revente, le renouvellement ou la mutation d’une voiture de service dans un autre parc auto ne nécessite pas l’accord préalable de l’employé. 

Dans le contrat de travail du salarié, une clause de mise à disposition précise les conditions d’utilisation de la voiture. Elle rappelle l’usage interdit du véhicule à titre privé. 

Dans certains cas, un employeur peut autoriser un salarié à utiliser un véhicule de service pour ses trajets domicile/travail. Cette autorisation doit être clairement mentionnée dans le contrat de travail ou un avenant. Le véhicule de service ne fait pas partie des éléments composant la rémunération du salarié. Avant d’autoriser le salarié à utiliser un véhicule de l’entreprise à titre personnel, il est important de vérifier les conditions de la police d’assurance de la société.

 

Voiture de fonction : usages professionnel et personnel autorisés

 

Une voiture de fonction est mise à disposition de manière permanente au salarié ou cadre. Il n’est pas obligé de la restituer au moment où il quitte son lieu de travail. Le véhicule peut être utilisé dans la sphère professionnelle, mais aussi privée, en dehors du temps de travail. Ainsi, en fin de journée, le week-end ou durant les périodes de congés payés, le collaborateur est autorisé à se déplacer avec sa voiture de fonction. 

Le salarié a le droit de transporter ses amis ou sa famille. Son conjoint peut conduire le véhicule, à condition d’être déclaré comme conducteur secondaire dans le contrat d’assurance auto. 

Puisqu’elle peut être utilisée en dehors des horaires de travail, la voiture de fonction est assimilée à un avantage en nature (articles D. 3231-8 à R. 3231-16 du Code du travail). À la différence d’une voiture de service, l’employeur doit demander l’accord du salarié avant de lui retirer le véhicule. 

 

Les modalités d’évaluation de l’avantage en nature véhicule

 

L’employeur peut calculer l’avantage en nature de deux manières : 

  • en se basant sur les dépenses réellement engagées par le salarié ;
  • en appliquant un forfait. 

 

Pour un véhicule acheté : 

Forfait à l’année Véhicule acquis depuis 5 ans ou moins Véhicule acquis depuis plus de 5 ans
Pas de prise en charge des frais de carburant par l’employeur 9 % du prix d’acquisition 6 % du coût d’acquisition
Prise en charge du carburant 9 % du coût d’acquisition + frais de carburant (sur factures) utilisé pour un usage privé ou 12 % du coût d’achat 6 % du prix d’acquisition + frais de carburant (sur facture) utilisé pour un usage personnel ou 9 % du coût d’achat
Dépenses réelles (évaluation annuelle) Véhicule acquis depuis 5 ans ou moins Véhicule acquis depuis plus de 5 ans
Pas de prise en charge des frais de carburant par l’employeur 20 % du prix d’acquisition + assurance + frais d’entretien = A ; Pour déterminer l’avantage en nature (B)= A x nombre de km réalisés à titre privé ÷ km effectués par la voiture sur la même période 10 % du coût d’acquisition + assurance + frais d’entretien = A ; Pour déterminer l’avantage en nature (B) = A x nombre de km réalisés à titre privé ÷ km effectués par la voiture sur la même période
Prise en charge du carburant B + frais de carburant utilisé pour un usage personnel B + frais de carburant utilisé pour une utilisation personnelle

Pour un véhicule loué : 

Forfait à l’année
Pas de prise en charge des frais de carburant par l’employeur 30 % du tarif annuel (location, entretien, assurance).
Prise en charge du carburant Soit 30 % du tarif à l’année pour la location plus les frais réels (sur justificatifs) de carburant utilisé à titre personnel ; Soit 40 % du tarif à l’année pour la location, l’entretien, la maintenance, l’assurance et le carburant utilisé dans les cadres personnels et professionnels.
Forfait à l’année
Pas de prise en charge des frais de carburant par l’employeur Tarif global de location à l’année = A ou Pour déterminer l’avantage en nature (B)= A x nombre de km réalisés dans la sphère privée ÷ km effectués par le véhicule sur la même période
Prise en charge du carburant B + frais de carburant utilisé à titre privé

La mise à disposition d’une voiture de fonction électrique :

 

Entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2022, vous souhaitez mettre à disposition d’un collaborateur un véhicule de fonction électrique ? Des dispositions particulières s’appliquent : 

  • Les frais d’électricité à la charge de l’employeur ne sont pas pris en compte pour évaluer l’avantage en nature ; 
  • Un abattement de 50 % est opéré sur la totalité de l’avantage en nature véhicule. Il n’est pas possible de déduire plus de 1 800 € par an. 

 

Si l’avantage est calculé au forfait pour une voiture électrique en location (option d’achat ou non), il doit être apprécié sur la base de 30 % du coût total à l’année : location, entretien, assurance. 

 

Voiture de service et de fonction : quelle fiscalité ?

 

En tant qu’avantage en nature, la voiture de fonction fait partie de la rémunération de l’employé. Comme le salaire, il est soumis à l’impôt sur le revenu (IR)

Les voitures ou utilitaires de service sont quant à eux assujettis à la taxe sur les véhicules des sociétés (TVS). Chaque année, elle est due par les entreprises pour les véhicules de tourisme achetés ou en location. Son montant est calculé en tenant compte de deux tarifs : 

  • le premier est en lien avec les émissions de CO2 ou la puissance fiscale ;
  • le second se rapporte aux émissions de polluants.

 

Véhicule de service ou de fonction : quels frais pour l’employeur ?

 

Pour un véhicule de fonction, l’ensemble des frais d’utilisation sont à la charge de l’employeur. Le salarié doit justifier les dépenses supportées par des factures. L’assurance auto est financée par l’entreprise, propriétaire du véhicule. Si la voiture est en LOA, LDD ou LMD, elle est prise en charge soit par le loueur, soit par le locataire. Lorsque le carburant est payé par l’entreprise, le montant de l’avantage en nature est soit : 

  • majoré du coût réel du carburant utilisé à titre privé ;
  • porté à 12 % du coût d’achat (véhicules de moins de 5 ans) ;
  • porté à 9 % du prix d’acquisition (véhicules de plus de 5 ans) ;
  • porté à 40 % du tarif annuel de la location (carburant utilisé dans les cadres personnels et professionnels).

Pour éviter aux collaborateurs de faire une avance de frais, l’idéal est de mettre à leur disposition une carte carburant. Notre solution globale de paiement vous permet d’automatiser la gestion de vos dépenses mobilité. Pour découvrir la carte carburant Mooncard Mobility, réservez vite une démo !

 

Concernant le véhicule de service, c’est la même chose. Les dépenses de mobilité (essence, recharge électrique, diesel, péage, parking, lavage auto, etc.) sont à régler par l’employeur. Le collaborateur doit conserver les justificatifs des frais supportés. 

Bon à savoir : Quelle responsabilité en cas d’infraction commise au volant d’un véhicule de fonction ? 

Si le salarié est « dénoncé » par l’employeur, c’est à lui de régler l’amende. Suivant l’infraction commise, il pourra se voir retirer des points sur son permis de conduire. 

Vous êtes auto-entrepreneur ? Découvrez notre article sur l’achat ou la location d’un véhicule de fonction. 

 

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