Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ?
Une note de frais kilométrique est un document établi par le salarié à l’issue d’un déplacement professionnel effectué avec son véhicule personnel. Elle permet d’estimer le montant des indemnités à verser pour compenser les frais supportés : carburant, assurance, entretien, usure du véhicule, etc.
Mais plus largement, la note de frais est un outil de remboursement utilisé pour toutes les dépenses professionnelles engagées par un salarié : transport, restauration, hébergement, fournitures… Pour être remboursées, ces dépenses doivent impérativement être justifiées et détaillées.
Une note de frais classique ou kilométrique doit contenir a minima :
- L’identité du salarié (nom, prénom, matricule)
- La date de la dépense ou du déplacement
- Le motif de la mission
- La nature et la description de la dépense
- Le montant HT, TTC et la TVA
- Le moyen de paiement utilisé
- Le justificatif de la dépense
Note de frais kilométrique : les mentions obligatoires
Chaque note de frais rédigée doit indiquer a minima :
- L’identité du salarié concerné ;
- La date exacte du ou des déplacements professionnels ;
- Le motif du ou des déplacements ;
- La nature du trajet et le nombre de kilomètres parcourus ;
- La puissance du véhicule (si l’employeur utilise le barème de l’administration fiscale).
Pour justifier les frais kilométriques, l’entreprise peut également demander des éléments de preuve complémentaires, notamment : une feuille de route signée, un agenda professionnel, des captures GPS, des emails de mission ou encore des tickets de péage ou de stationnement. En l’absence de justificatif matériel, une déclaration sur l’honneur peut parfois être tolérée, à condition d’être validée par le manager.
Exemple d'une note de frais kilométrique :
Quel est le mode de calcul des indemnités kilométriques ?
Le montant des indemnités peut être établi sur la base d’un forfait défini par l’entreprise elle-même ou – le plus souvent – sur celle du barème kilométrique de l’administration fiscale. En 2025, la grille applicable pour les notes de frais relatives à l’utilisation d’une voiture se décline de la façon suivante :
Bon à savoir
Calcul des frais kilométriques : un exemple
« d » correspond à la distance parcourue en kilomètres. À titre d’exemple, un trajet de 500 kilomètres parcouru dans une voiture de 3 CV donne droit à 500 x 0,529 = 264,5 €.
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Pour aller plus loin :