Notes de frais

Modèle note de frais kilométrique gratuit excel

Grégoire Serre

Grégoire Serre

Analyste financier

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Un salarié utilisant son véhicule personnel pour réaliser un déplacement professionnel peut bénéficier du remboursement des frais engagés. Le recours à un modèle de note de frais kilométrique gratuit sur Excel vous permettra de calculer efficacement le montant indemnisable.

Sommaire

Le modèle de notes de frais kilométrique excel Mooncard  Téléchargez le modèle gratuitement Télécharger le modèle

Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ?

 

Une note de frais kilométrique est un document établi par le salarié à l’issue d’un déplacement professionnel à l’extérieur de l’entreprise. Sur la base de la longueur du trajet réalisé, ce justificatif va permettre d’estimer l’ensemble des dépenses supportées par le salarié lors de cette mission, dont notamment :

  • Les frais de carburant ;
  • Les frais d’assurance auto ;
  • Les frais d’entretien et de maintenance du véhicule ;
  • Le coût lié à l’usure générale du véhicule.

 

La remise des notes de frais kilométriques à l’employeur permet ensuite à ce dernier de réaliser le remboursement des sommes engagées par ses collaborateurs.

 

 

Note de frais kilométrique : les mentions obligatoires

 

 

Chaque note de frais rédigée doit indiquer a minima :

  • L’identité du salarié concerné ;
  • La date exacte du ou des déplacements professionnels ;
  • Le motif du ou des déplacements ;
  • La nature du trajet et le nombre de kilomètres parcourus ;
  • La puissance du véhicule (si l’employeur utilise le barème de l’administration fiscale).

 

Exemple d'une note de frais kilométrique : 

modele note de frais

 

Quel est le mode de calcul des indemnités kilométriques ?

 

Le montant des indemnités peut être établi sur la base d’un forfait défini par l’entreprise elle-même ou – le plus souvent – sur celle du barème kilométrique de l’administration fiscale. En 2024, la grille applicable pour les notes de frais relatives à l’utilisation d’une voiture se décline de la façon suivante :

 

Puissance fiscale de la voiture Distance (d) à jusqu'à 5 000 km Distance (d) de 5 001 à 20 000 km Distance (d) au-delà de 20 000 km
3 CV et moins d x 0,529 (d x 0,316) + 1 065 d x 0,37
4 CV d x 0,606 (d x 0,34) + 1 330 d x 0,407
5 CV d x 0,636 (d x 0,357) + 1 395 d x 0,427
6 CV d x 0,665 (d x 0,374) + 1 457 d x 0,447
7 CV et plus d x 0,697 (d x 0,394) + 1 515 d x 0,47
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Bon à savoir

Calcul des frais kilométriques : un exemple

« d » correspond à la distance parcourue en kilomètres. À titre d’exemple, un trajet de 500 kilomètres parcouru dans une voiture de 3 CV donne droit à 500 x 0,529 = 264,5 €.

 

 

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Avec Mooncard, il n’a jamais été aussi facile d’assurer la gestion des frais professionnels et le suivi des kilomètres parcourus par vos salariés. Notre modèle de note de frais kilométrique Excel est gratuit à télécharger et vous permet d’indemniser vos salariés en parfaite conformité réglementaire. 

 

Si vous souhaitez ne plus faire de notes de frais, Mooncard propose une solution de gestion des dépenses professionnelles. Cette solution couplée à des cartes de paiement permet de dématérialiser les notes de frais. Faites une demande de démo en ligne pour en savoir plus !

 

Pour aller plus loin : 

Modèle note de frais kilométrique
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Grégoire Serre

Grégoire Serre

Grégoire Serre est un analyste financier chez Mooncard depuis 2021. Il a travaillé auparavant chez EY et Heineken, acquérant une solide expérience dans les secteurs de la finance et de l’audit. Il est passionné d’économie, de comptabilité et d’entrepreneuriat.