Modèle note de frais kilométrique gratuit excel

Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ?

Une note de frais kilométrique est un document établi par le salarié à l’issue d’un déplacement professionnel à l’extérieur de l’entreprise. Sur la base de la longueur du trajet réalisé, ce justificatif va permettre d’estimer l’ensemble des dépenses supportées par le salarié lors de cette mission, dont notamment :

• Les frais de carburant ;
• Les frais d’assurance auto ;
• Les frais d’entretien et de maintenance du véhicule ;
• Le coût lié à l’usure générale du véhicule.

La remise des notes de frais kilométriques à l’employeur permet ensuite à ce dernier de réaliser le remboursement des sommes engagées par ses collaborateurs.

Note de frais kilométrique : les mentions obligatoires

Chaque note de frais rédigée doit indiquer a minima :

• L’identité du salarié concerné ;

• La date exacte du ou des déplacements professionnels ;

• Le motif du ou des déplacements ;

• La nature du trajet et le nombre de kilomètres parcourus ;

• La puissance du véhicule (si l’employeur utilise le barème de l’administration fiscale).

Exemple d'une note de frais kilométrique : 

Quel est le mode de calcul des indemnités kilométriques ?

Le montant des indemnités peut être établi sur la base d’un forfait défini par l’entreprise elle-même ou – le plus souvent – sur celle du barème kilométrique de l’administration fiscale. En 2023, la grille applicable pour les notes de frais relatives à l’utilisation d’une voiture se décline de la façon suivante :

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