Modèle note de frais kilométrique gratuit excel

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Sommaire

Un salarié utilisant son véhicule personnel pour réaliser un déplacement professionnel peut bénéficier du remboursement des frais engagés. Le recours à un modèle de note de frais kilométrique gratuit sur Excel vous permettra de calculer efficacement le montant indemnisable.

 

Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ?

 

Une note de frais kilométrique est un document établi par le salarié à l’issue d’un déplacement professionnel à l’extérieur de l’entreprise. Sur la base de la longueur du trajet réalisé, ce justificatif va permettre d’estimer l’ensemble des dépenses supportées par le salarié lors de cette mission, dont notamment :

  • Les frais de carburant ;
  • Les frais d’assurance auto ;
  • Les frais d’entretien et de maintenance du véhicule ;
  • Le coût lié à l’usure générale du véhicule.

 

La remise des notes de frais kilométriques à l’employeur permet ensuite à ce dernier de réaliser le remboursement des sommes engagées par ses collaborateurs.

 

Note de frais kilométrique : les mentions obligatoires

 

Chaque note de frais rédigée doit indiquer a minima :

  • L’identité du salarié concerné ;
  • La date exacte du ou des déplacements professionnels ;
  • Le motif du ou des déplacements ;
  • La nature du trajet et le nombre de kilomètres parcourus ;
  • La puissance du véhicule (si l’employeur utilise le barème de l’administration fiscale).

 

Quel est le mode de calcul des indemnités kilométriques ?

 

Le montant des indemnités peut être établi sur la base d’un forfait défini par l’entreprise elle-même ou – le plus souvent – sur celle du barème kilométrique de l’administration fiscale. En 2022, la grille applicable pour les notes de frais relatives à l’utilisation d’une voiture se décline de la façon suivante :

Puissance fiscale du véhicule Jusqu'à 5 000 km De 5 001 à 20 000 km Au-delà de 20 000 km
3 CV et moins d x 0,502 (d x 0,3) + 1 007 d x 0,35
4 CV d x 0,575 (d x 0,323) + 1 262 d x 0,387
5 CV d x 0,603 (d x 0,339) + 1 320 d x 0,405
6 CV d x 0,631 (d x 0,355) + 1 382 d x 0,425
7 CV et plus d x 0,661 (d x 0,374) + 1 435 d x 0,446

Calcul des frais kilométriques : un exemple

« d » correspond à la distance parcourue en kilomètres. À titre d’exemple, un trajet de 500 kilomètres parcouru dans une voiture de 3 CV donne droit à 500 x 0,502 = 251 €.

 

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