Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ?
Une note de frais kilométrique est un document établi par le salarié à l’issue d’un déplacement professionnel à l’extérieur de l’entreprise. Sur la base de la longueur du trajet réalisé, ce justificatif va permettre d’estimer l’ensemble des dépenses supportées par le salarié lors de cette mission, dont notamment :
- Les frais de carburant ;
- Les frais d’assurance auto ;
- Les frais d’entretien et de maintenance du véhicule ;
- Le coût lié à l’usure générale du véhicule.
La remise des notes de frais kilométriques à l’employeur permet ensuite à ce dernier de réaliser le remboursement des sommes engagées par ses collaborateurs.
Note de frais kilométrique : les mentions obligatoires
Chaque note de frais rédigée doit indiquer a minima :
- L’identité du salarié concerné ;
- La date exacte du ou des déplacements professionnels ;
- Le motif du ou des déplacements ;
- La nature du trajet et le nombre de kilomètres parcourus ;
- La puissance du véhicule (si l’employeur utilise le barème de l’administration fiscale).
Exemple d'une note de frais kilométrique :
Quel est le mode de calcul des indemnités kilométriques ?
Le montant des indemnités peut être établi sur la base d’un forfait défini par l’entreprise elle-même ou – le plus souvent – sur celle du barème kilométrique de l’administration fiscale. En 2023, la grille applicable pour les notes de frais relatives à l’utilisation d’une voiture se décline de la façon suivante :
Bon à savoir
Calcul des frais kilométriques : un exemple
« d » correspond à la distance parcourue en kilomètres. À titre d’exemple, un trajet de 500 kilomètres parcouru dans une voiture de 3 CV donne droit à 500 x 0,529 = 264,5 €.
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Pour aller plus loin :