Voiture de fonction : quels sont les avantages ?

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Sommaire

Selon une étude de l’Insee, rendue publique en janvier 2021, la voiture reste majoritairement utilisée par les Français pour se rendre sur leur lieu de travail. Mettre à disposition de vos collaborateurs une voiture de fonction a donc du sens. D’autant plus que ce mode de transport présente de nombreux avantages. Le point avec Mooncard.  

 

Qu'est-ce qu'une voiture de fonction ?

 

Environ un salarié sur trois profite d’un véhicule de fonction mis à disposition de son employeur. Strictement encadré par la loi, cet avantage en nature relève d’une définition stricte.  

 

Véhicule de fonction : définition 

 

Il s’agit d'un véhicule proposé à un salarié par son entreprise, à la fois pour son usage professionnel et privé. Cette voiture se distingue donc des voitures de société ou de service. Ces dernières peuvent, en effet, être uniquement utilisées dans le cadre des déplacements nécessaires à l’exécution de la mission du salarié. Une utilisation à titre privé est donc strictement interdite. Elles ne sont, par ailleurs, pas réservées à un salarié en particulier.    

 

Par conséquent, le salarié ou l’auto-entrepreneur est autorisé à utiliser sa voiture de fonction

  • Pour les déplacements entre son domicile et son bureau ; 
  • Pour réaliser des déplacements dans le cadre de son activité professionnelle ;
  • Pendant la semaine (pour emmener ses enfants à l’école ou faire ses courses par exemple), le week-end et pendant les périodes de vacances.  

 

Les membres de la famille et les proches du collaborateur peuvent donc prendre place dans l'auto. Ils seront couverts par l’assurance de l’entreprise en cas d’accident.  

 

Enfin, le véhicule demeure la propriété de l’entreprise. En cas de résiliation du contrat de travail, le salarié doit donc le restituer. Ce dernier peut alors être transféré à un autre employé. À noter que la société n'a pas nécessairement fait l’acquisition de l’auto. Elle peut, en effet, passer par un contrat de leasing.  

 

La mise à disposition d’une voiture de fonction

 

Vous pouvez décider de fournir un véhicule de fonction à chacun de vos collaborateurs. Toutefois, en pratique, cet avantage concerne, la plupart du temps, certaines catégories d’employés. Le plus souvent, seuls ceux amenés à se déplacer fréquemment en profitent (commerciaux par exemple). Parfois, la voiture est réservée à certains dirigeants, cadres et managers. Il est donc possible d’adapter vos conditions d’octroi selon les besoins de vos salariés et vos objectifs.  

 

Dans tous les cas, cet avantage est soumis à certaines règles définies par la loi. Considérée comme accessoire au salaire, la voiture de fonction est notamment soumise aux cotisations salariales et patronales. Elle doit donc apparaître spécifiquement sur le bulletin de salaire et être déclarée à l’administration fiscale.  

 

Enfin, une fois accordé, l’employeur n’est pas autorisé à supprimer unilatéralement cet avantage. Il s’agit, en effet, d’une clause contractuelle essentielle. Toute modification serait considérée comme une altération substantielle du contrat de travail. 

 

Bon à savoir : infraction et accident avec une voiture de fonction, quelles conséquences ?

En pratique, l’amende dressée à la suite d’une infraction, commise avec une voiture de fonction, est adressée à l’employeur (ou au loueur en cas de location). Ce dernier doit, en principe, fournir l’identité du conducteur. Celui-ci paye alors l’amende et peut éventuellement subir un retrait de points sur son permis de conduire. À défaut, la société est redevable d’une surtaxe de 750 euros. En cas d’accident, l'employeur (ou la société de location) est tenu pour responsable en vertu de l’article R.211-2 du Code des assurances. 

Quels sont les avantages des voitures de fonction ?

 

La voiture de fonction présente de nombreux avantages aussi bien pour le salarié que pour son entreprise. 

 

Les bénéfices de la voiture de fonction pour le salarié 

 

Pour le salarié, profiter d'un tel véhicule apparaît très intéressant :

  • Il réalise de sérieuses économies : il en bénéficie à temps plein, sans avoir besoin de s’acquitter de son prix d’achat ou de location. S’il possède déjà une voiture personnelle, il limite son utilisation et donc son usure prématurée ; 
  • Son employeur prend en charge les coûts afférents au véhicule : assurance, entretien (révision, changement des pneus, etc.), réparation en cas de problème technique ou d’accident ;
  • Il n’a plus besoin d’effectuer des notes de frais pour son indemnité kilométrique : c’est un gain de temps et d’organisation considérable ;
  • Si l’employeur est complaisant, il peut échapper au retrait de points en cas d’infraction au code de la route. Il évite ainsi la perte de son permis de conduire. Les entreprises sont toutefois vivement encouragées à ne pas favoriser cette pratique. 

 

Les bénéfices de la voiture de fonction pour la société

 

Pour l’employeur, disposer d’une flotte automobile présente également des bénéfices importants : 

  • Ses salariés disposent d’un moyen de transport fiable pour effectuer leurs trajets du quotidien : ils exécutent donc leur mission dans de bonnes conditions ; 
  • Elle facilite la gestion des coûts engagés par ses salariés ; 
  • La société valorise son image de marque : proposer un tel avantage en nature est un argument fort. Il favorise le recrutement des talents et fidélise les collaborateurs ; 
  • En optant pour le flocage de ses autos de fonction, la société renforce sa communication externe et sa notoriété auprès de sa clientèle et de ses prospects.  

 

Bon à savoir : la voiture de fonction, un coût pour l’entreprise 

N’oublions pas toutefois que la mise à disposition de ces automobiles représente un coût non négligeable pour la société. Elle doit, en effet, prendre en charge l’achat (ou la location), leur immatriculation, leur entretien et leur remplacement. L’assurance de la flotte automobile est également à sa charge.  

 

Voiture de fonction : comment calculer l’avantage en nature ?

 

L'utilisation privée de la voiture de fonction constitue un avantage en nature pour le salarié. Ce dernier doit être évalué sur base des dépenses réellement engagées ou d’un forfait. L’entreprise doit opter pour la solution la plus avantageuse pour son collaborateur. Les règles de calcul diffèrent si l’entreprise est propriétaire ou si elle fait appel à une société de location. Enfin, l'octroi de véhicules propres relève d’un régime particulier. 

 

L’entreprise est propriétaire des automobiles de fonction

 

Si votre entreprise est propriétaire de ses véhicules, l’évaluation de l’avantage en nature peut se faire au réel ou au forfait. Les modalités de calcul sont strictement définies par la loi.  

 

L’évaluation au réel de l’avantage en nature 

 

 Dans ce cas de figure, l’entreprise tient compte : 

  • De la dépréciation du véhicule sur 5 ans (20 % par an puis 10 % au-delà de 5 ans) ; 
  • Des coûts d’entretien ;
  • De l’assurance. 

 

Cette somme est calculée au prorata du nombre de kilomètres parcourus à titre personnel avec la voiture de fonction. Le montant final doit inclure les éventuels frais de carburant pris en charge par l’employeur. 

 

L’évaluation au forfait 

 

Si les frais de carburant privé sont pris en charge par le salarié, l’employeur applique un montant représentant 9 % du coût d’acquisition TTC (6 % si l'automobile a plus de 5 ans). 

 

En revanche, si les frais de carburant privé ne sont pas pris en charge par le salarié, l’entreprise peut appliquer au choix un forfait de :  

  • 9 % du coût d’achat TTC : les frais réels de carburant utilisé à titre privé seront ensuite ajoutés au montant obtenu ; 
  • 12 % du coût d’achat TTC ou 9 % si la voiture a plus de 5 ans. 

 

L’entreprise est locataire du véhicule de fonction

 

Là encore, l’entreprise peut décider d’évaluer l’avantage en nature de ses salariés, au réel ou au forfait, selon des modalités spécifiques à la location d’un véhicule. 

 

L’évaluation selon les dépenses réelles

 

Elles correspondent au coût annuel de la location de la voiture de fonction, au montant de l’assurance et des frais d’entretien. L’employeur applique alors la formule suivante : 

 

Dépenses réelles x kilomètres parcourus à titre privé / kilométrage total + frais de carburant si l’entreprise les prend en charge 

 

L’évaluation au forfait 

 

Dans ce cas, l’avantage en nature correspond à : 

  • 30 % du coût global annuel TTC si la société ne paie pas les frais de carburant ;
  • 30 % du prix global annuel TTC plus les frais de carburant à des fins personnelles payés par l’employeur ;
  • 40 % du prix global annuel TTC et l’ensemble des frais de carburant (privés et professionnels) s’ils sont payés par l’entreprise. 

 

L’entreprise octroie des voitures de fonction électriques  

 

Depuis l’arrêté du 21 mai 2019, l’avantage en nature lié à la mise à disposition d'une automobile électrique dispose d’un régime d’évaluation spécifique. 

 

Ainsi, jusqu’au 31 décembre 2022, l’évaluation de l’avantage en nature est réalisée après l’application d’un abattement de 50 %. Celui-ci ne peut toutefois pas dépasser 1 800 € par an. Par ailleurs, les frais d’énergie nécessaires à la recharge des véhicules ne sont pas pris en compte dans le calcul. Enfin, les coûts d’utilisation d’une borne par les collaborateurs pour recharger leur auto sont exclus de l’assiette de cotisation. L’avantage en nature est donc évalué à 0 euro.  

 

Un nouvel arrêté devrait fixer le mode d’évaluation des véhicules électriques mis à disposition des employés à compter du 1er janvier 2023

 

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