Car policy : que faut-il y mettre ?

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Sommaire

En entreprise, la car policy ou charte automobile définit la politique de mise à disposition et de sélection des véhicules. Ce document vise à informer les collaborateurs des règles à respecter concernant l’utilisation de la flotte. Il permet à la société de prendre en compte les implications légales et environnementales en lien avec son parc de véhicules. La car policy centralise l’ensemble des renseignements nécessaires au bon fonctionnement de la flotte automobile d’une société. Mooncard vous donne des conseils pour instaurer une politique automobile efficace dans votre entreprise.

 

La car policy : c’est quoi ?

 

La car policy est une politique automobile interne, destinée aux collaborateurs utilisant les véhicules de société. Elle réglemente l’attribution et l’usage des véhicules de l’entreprise. Aussi appelée charte auto, elle permet au gestionnaire chargé de gérer la flotte automobile de la piloter de manière optimale. Pour profiter pleinement de son potentiel, il est important de la réajuster régulièrement. En effet, elle doit être adaptée aux besoins de mobilité et aux habitudes de déplacement des salariés, en perpétuelle évolution.

Sélection des véhicules, bonnes pratiques de conduite, écologie, gestion des accidents, carte carburant, parking, péage, usage personnel de la voiture de fonction, la charte automobile englobe l’ensemble des problématiques en lien avec le parc automobile. Si la car policy est facultative, il est conseillé d’en rédiger une si votre entreprise dispose d’une flotte de plus de 20 véhicules. 

Bon à savoir : Quelle différence avec le plan de mobilité employeur (PDMe) ?

La loi LOM a rendu obligatoire l’élaboration d’un plan de mobilité employeur pour les entreprises employant plus de 50 collaborateurs sur un même site. Si l’objectif premier de la car policy est de définir les règles d’attribution et d’utilisation des véhicules, celui du PDMe est d’optimiser les déplacements engendrés par l’activité d’une société : trajets domicile/travail, déplacements professionnels, rendez-vous partenaires, livraisons de marchandises. Il définit des actions en vue de les rationaliser. Elles peuvent concerner le covoiturage, les transports en commun, les modes de transport alternatifs, la création d’une flotte partagée ou encore la mise en place de bornes de recharge pour les voitures électriques. En entreprise, car policy et PDMe sont deux documents complémentaires autour des questions de mobilité.

A quoi sert une car policy ?

 

La car policy poursuit un double objectif. Elle permet de mieux contrôler les coûts tout en répondant aux besoins des employés. Plus précisément, le rôle de la politique automobile est de :  

  • choisir les marques et les modèles de véhicules auxquels les collaborateurs et dirigeants peuvent avoir accès ; 
  • encadrer l’utilisation des véhicules dans l’entreprise ;
  • renseigner les salariés sur leurs droits et devoirs ;
  • définir les bonnes pratiques pour entretenir les voitures de fonction ;
  • prévoir des sanctions en cas de non-respect des engagements ;
  • déterminer la responsabilité des parties (salariés, employeur) en cas de sinistre ou d’infraction au Code de la route.

 

Quels sont les bénéfices d’une car policy pour votre entreprise ?

 

Dans une entreprise, la car policy offre de multiples bénéfices, pour la direction comme pour les employés : 

  • simplifier le travail du gestionnaire de flotte ;
  • diminuer le total cost of ownership (TCO) grâce à la sensibilisation des employés à l’éco-conduite ;
  • réduire le nombre d’accidents, en incitant les conducteurs à adopter une conduite plus apaisée ;
  • faire des économies, via la définition d’un nombre précis de véhicules nécessaires ;
  • offrir davantage de transparence aux collaborateurs ;
  • limiter les litiges ;
  • rationaliser le budget dédié à la gestion du parc auto ;
  • valoriser l’image de marque de l’entreprise avec une flotte bien entretenue ;
  • renforcer votre engagement RSE en intégrant des véhicules propres à votre parc auto ;
  • ne pas perdre de temps à répondre de manière individuelle aux questions des employés en lien avec l’usage des véhicules professionnels. 

Bon à savoir : Qu'est-ce que le TCO d'un véhicule ?

Le total cost of ownership fait référence en français au coût d’usage. Il est utilisé par les propriétaires de parcs auto pour comparer les véhicules adaptés aux besoins de leur exploitation. Le TCO prend en compte de multiples facteurs comme le prix d’achat, la valeur prévisible de revente, la consommation, les frais d’entretien, la fiscalité, les coûts administratifs, de gestion de la flotte ou encore les sinistres. Selon des facteurs humains et les décisions de management de la société, le conducteur peut exercer une forte influence sur le TCO. Il peut l’augmenter de 20 à 50 %, voire plus. Pour maîtriser ce risque, les entreprises ont tout intérêt à mettre à disposition de leurs employés une carte carburant, proposer des formations de prévention des risques routiers et assurer un suivi efficace des conducteurs.

Que contient une car policy ?

 

La car policy rassemble plusieurs éléments clés autour de l’utilisation des véhicules professionnels. Nous faisons le point pour vous sur le contenu de la politique auto

 

Les règles d’attribution des véhicules

 

La charte automobile fixe les règles d’attribution des véhicules suivant les collaborateurs. Commerciaux, techniciens ou dirigeants, tous n’ont pas les mêmes besoins. D’où la nécessité de tenir compte de la réalité du terrain. Par exemple, un commercial itinérant aura besoin d’un véhicule avec une bonne autonomie. À l’inverse, une voiture économe à l’usage conviendra parfaitement à un profil plus sédentaire, comme un juriste ou un comptable. 

Pour l’employeur, l’enjeu est de choisir le type de voiture le mieux adapté au métier exercé. Il convient de déterminer qui est éligible ? Pour quelle catégorie de salariés ? Le véhicule de fonction fait-il partie de la rémunération ? Est-il indispensable à l’exercice des missions ? À partir de combien d’années de permis de conduire un collaborateur peut-il bénéficier d’une voiture de fonction ? Quelle réglementation s’applique en cas de changement de voiture ou de poste dans l’entreprise ?

 

Les modalités de déplacement

 

La politique automobile précise les modalités à respecter concernant les déplacements : zone géographique, durée, nombre de kilomètres journaliers ou hebdomadaires à ne pas dépasser. Elle mentionne le budget carburant alloué. La car policy indique les bonnes pratiques de sécurité et les interdictions. Si un véhicule peut être utilisé à titre personnel, l’employeur doit informer les employés sur les conditions d’utilisation : week-end, vacances, personnes autorisées à conduire autres que le collaborateur, etc. 

 

Les droits et les devoirs du collaborateur et de l’employeur

 

La car policy stipule la procédure à suivre pour l’entretien et la maintenance des véhicules. Elle revient sur l’attitude à adopter en cas de vol, panne ou accident de la route. La politique automobile met en avant les engagements pris par les collaborateurs et de l’employeur. 

 

La sélection des véhicules

 

Autre composant de la car policy, le choix des véhicules. Ici, l’objectif est de lister les critères clés : prix, fiscalité, environnement, sécurité, image, pays de construction. Quelles sont les questions à se poser pour vous guider dans votre réflexion :

    • Souhaitez-vous exclure certains types de véhicules de la liste de choix ? 
    • Privilégiez-vous des marques de constructeurs en particulier ? Si oui, sur quelle base ?
    • Quelles sont les options obligatoires et facultatives sur les véhicules ?
    • Décidez-vous d’inclure des services complémentaires dans les contrats ?
    • Laissez-vous le droit aux collaborateurs de renoncer à une voiture de fonction au profit de l’utilisation de leur véhicule personnel ? 
    • Quel type de motorisation sélectionnez-vous, en tenant compte des taxes et votre empreinte carbone ?

 

Nos conseils pour rédiger une car policy

 

Pour garantir sa réussite, la car policy doit être issue d’une réflexion partagée entre l’ensemble des services de l’entreprise. Il est nécessaire d’impliquer les collaborateurs amenés à conduire les véhicules de la flotte à tous les stades de son élaboration. L’enjeu est de parvenir à cerner les besoins des conducteurs et de la direction.

La politique automobile doit tenir compte des attentes des employés. Pour leur donner entière satisfaction, il est important de retenir leurs souhaits les plus pertinents. Ces derniers peuvent porter sur : 

    • les équipements technologiques d’aide à la conduite : navigation GPS, régulateur de vitesse, caméras et radars de recul ;
  • la carrosserie : break, utilitaire, berline.

Votre car policy doit être lisible, précise et claire. Le document doit être agréable à lire et bien structuré. Nous vous conseillons d’éviter de rédiger des centaines de pages et d’éliminer les textes trop compliqués. 

Une fois la politique auto rédigée et validée par la direction, tous les collaborateurs doivent en prendre connaissance. Pour ce faire, vous pouvez la mettre à disposition sur l’intranet de l’entreprise ou la distribuer sous format papier aux employés concernés.

 

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