Alles rund um die Reisekostenabrechnung

Eine Reisekostenabrechnung ist für Mitarbeiter immer dann notwendig, wenn sie für ihr Unternehmen eine Dienstreise antreten und die Ausgaben erstattet haben möchten. Als Dienstreise wird dabei allerdings nicht jede Tätigkeit außerhalb der festen Arbeitsstätte angesehen. So gilt der Besuch eines Kunden, der beispielsweise nur zwei Kilometer von der festen Arbeitsstätte entfernt tätig ist, als eine reine Auswärtstätigkeit ohne Anspruch auf Reisekostenerstattung. Eine Dienstreise liegt also nur vor, wenn das Reiseziel außerhalb der Stadtgrenze liegt.

Fahrten zu Niederlassungen des eigenen Unternehmens gelten nur dann als Dienstreise, insofern die Entfernung zwischen Wohnort und Niederlassung größer ist als die zur festen Arbeitsstätte.

Die Bearbeitung und Verwaltung von Reisekostenabrechnungen hängen von der Größe des Unternehmens ab. In einem großen Unternehmen kann die Kontrolle der Reisekostenabrechnungen von der Personalabteilung oder der Finanzabteilung vor der Übermittlung an die Buchhaltung durchgeführt werden. In einem kleinen Unternehmen können die Konten direkt von einem Buchhalter geführt werden. Dieser erhält die vom Arbeitgeber validierten Reisekostenabrechnungen und ist für die Kontrolle vor der Abrechnung verantwortlich. In jedem Fall müssen die Reisekosten vor der Abrechnung von einer autorisierten Person validiert werden.

Ein Beleg für eine Reisekostenabrechnung ist ein Dokument, das die Tatsache bestätigt, dass die Kosten einem Mitarbeiter oder Manager im Namen des Unternehmens entstanden sind. Der Nachweis berechtigt den Arbeitgeber, seinen Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei zu entschädigen. Für jede Art von Ausgaben gibt es ein Belegdokument mit Einzelheiten, die im Falle einer Prüfung angefordert werden können. Ein Zahlungsnachweis kann beispielsweise eine Rechnung sein, die die Identität des Lieferanten, das Datum der Ausgabe, ihre Beschreibung und gegebenenfalls die Mehrwertsteuer enthalten muss. Bei den Kilometerkosten mit privaten Pkws sind Nachweise über ein Fahrtenbuch notwendig.

Die herkömmliche Verwaltung von Reisekostenabrechnungen weist viele Mängel auf: Sie sind mühsam vom Arbeitnehmer auszufüllen, der dies im Allgemeinen an seinem Arbeitsplatz tut. Sie können verloren gehen (mit einem größeren Risiko, wenn sie in Papierform vorliegen). Selbst wenn sie in einem Excel-Format erstellt wurden, muss ihre Validierung ausgedruckt werden und eventuell fehlen Belege. Durch die Digitalisierung erfolgt die Abwicklung schnell und sicher! Die entmaterialisierten Belege werden in einem „elektronischen Tresor“ archiviert, sodass alle Unterlagen den Aufsichtsbehörden im Bedarfsfall problemlos vorgelegt werden können.

Ein Unternehmen sollte seine Firmenpolitik für die Ausgaben von Berufskosten
formal festlegen, um den reibungslosen Ablauf der Prozesse zu gewährleisten.
Diese Richtlinie kann beispielsweise Folgendes definieren:
- Kosten, für die eine Erstattung akzeptiert wird, oder sogar ein Höchstbetrag
für tatsächliche Kosten;
- die vorzulegenden Belege;
- die Rolle jedes Akteurs in der Arbeitskette;
- die Frist für die Einreichung von Reisekostenabrechnungen an das
Unternehmen sowie die Erstattungsfrist.
Dieser formale Prozess, der den betroffenen Mitarbeitern bekannt sein muss, ist
eine Sicherheitsgarantie für eine reibungslose Abrechnung.

Bei der Vergütung von Reisekosten kann zwischen zwei Erstattungsformen
gewählt werden. So können die tatsächlichen Kosten erstattet werden. Dafür
muss der Abrechnung der entsprechende Beleg für die einzelnen Ausgaben
beigefügt werden. Außerdem ist ihre Menge nicht unbegrenzt. Übersteigt der
ausbezahlte Betrag die vom Unternehmen festgeschriebenen Beträge deutlich, kann der
Aufwand im Falle einer Betriebsprüfung als Gehaltszuschuss umgebucht
werden. Einfacher ist die Abrechnungsform per Reisekostenpauschale. Sie wird
gern für wiederkehrende Ausgaben gewählt. Übersteigt der tatsächliche
Aufwand jedoch die Höhe der Pauschale, trägt der Arbeitnehmer die Kosten
allein.

Für Unternehmen gibt es keine gesetzliche Verpflichtung, eine
Reisekostenabrechnung für alle Kostenarten vorzunehmen. Entscheidend für
die individuelle Regelung ist der jeweilige Arbeitsvertrag. So kann es sein, dass
der Arbeitnehmer seine Reisekosten laut Vertrag selbst tragen muss. In diesem
Fall kann er sie als Werbungskosten im Rahmen seiner Steuererklärung
angeben. Erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten, kann dieser sie wiederum
steuerlich absetzen.
Verwendet das Unternehmen bei der Reisekostenabrechnung Pauschalen, muss
es sich an die aktuell geltenden Beträge halten. Auf den Seiten des
Bundesfinanzministeriums findet man die entsprechenden Beträge, die sich
von Zeit zu Zeit ändern können.

Berufskosten sind diejenigen Aufwendungen, die einem Mitarbeiter in
Ausübung seiner Tätigkeit im Interesse des Unternehmens entstehen. Es gibt
keine umfassende Liste der Geschäftsausgaben, aber die häufigsten sind:
- Fahrtkosten mit dem privaten Auto, dem Firmenwagen, Taxi, Bahn, Flugzeug
o. a., um zu einem Geschäftstermin außerhalb der gewohnten Arbeitsstelle
zu gelangen.
- Kosten für Verpflegung während einer Dienstreise für seinen persönlichen Bedarf oder für Geschäftsessen mit Kunden, Geschäftspartnern oder Lieferanten 

- Übernachtungskosten für Dienstreisen, die weit entfernt vom Wohnort des
Mitarbeiters stattfinden.
Die erstattungsfähigen Reisekosten werden von jedem Unternehmen individuell
geregelt und ihre Höhe in der Regel im Arbeitsvertrag festgelegt. 

Die von Mooncard angebotene Lösung ist einfach zu implementieren und führt
zur vollständigen Dematerialisierung des Geschäftsausgabenprozesses. Eine
konfigurierbare Visa-Zahlungskarte ermöglicht es Ihnen, alle vom Unternehmen
genehmigten beruflichen Ausgaben persönlich oder im Internet zu tätigen. Für
jede Ausgabe wird der Benutzer per SMS aufgefordert, ein Foto des Belegs zu
machen, das beweiskräftig archiviert wird. Der Benutzer muss keine
Spesenabrechnung mehr ausfüllen. Zudem wird die Buchhaltung vereinfacht:
Das Unternehmen erhält die Informationen direkt in seine
Buchhaltungssoftware und die Konten werden vor-ausgefüllt.