Eine Lösung, um dem Aufwand mit Spesenabrechnungen ein Ende zu setzen

Befreien Sie sich von dem mit Reisekostenabrechnungen verbundenen Stress und Verwaltungsaufwand. Bezahlen Sie ganz einfach mit Ihrer Mooncard und fotografieren Sie Ihren Beleg ab: eine Spesenabrechnung ist nicht mehr erforderlich – alle Informationen und Genehmigungen werden automatisch generiert.

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Mehr als 5000 Kunden vertrauen uns bereits

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Wie funktioniert unsere Lösung?

Sie nehmen die Zahlung vor, senden ein Foto des Belegs und schon werden alle Informationen über Ihre Ausgaben an die Buchhaltung weitergeleitet.

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Bezahlen Sie mit Ihrer Mooncard

Überall auf der Welt im Visa-Netzwerk, bei Händlern, die gemäß den Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens zugelassen sind. 
Lästige Spesenvorschüsse gehören somit der Vergangenheit an.

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Fotografieren Sie Ihren Beleg ab

Sie erhalten eine SMS, die Sie daran erinnert, Ihren Beleg abzufotografieren. Dank der digitalen Archivierung muss dieser anschließend nicht länger aufbewahrt werden.

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Automatische Generierung der Reisekostenabrechnung 

Die Spesenabrechnung wird mithilfe von Algorithmen vorausgefüllt, die in der Lage sind, die Kostenart, den Betrag und die Mehrwertsteuer sowie alle weiteren Kriterien zu erkennen, die aus der Banktransaktion hervorgehen.
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Ihre Spesenabrechnung ist genehmigungspflichtig

Je nach dem vom Unternehmen festgelegten Genehmigungsverfahren wird Ihre Reisekostenabrechnung anschließend überprüft und von Ihrem Vorgesetzten oder Buchhalter freigegeben. 

Alles rund um die Reisekostenabrechnung

Definition und Erstattung...

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Die Abrechnung von Reisekosten ist für Firmen oft komplex. Schlechtes Management und das Fehlen an Informationen erschweren diesen Prozess häufig, aber das muss nicht sein. Mooncard ist DIE Lösung, um den mentalen und administrativen Aufwand der Reisekostenabrechnung auf ein Minimum zu reduzieren. Bezahlen Sie bequem mit der Mooncard und fotografieren Sie Ihren Beleg ab. So entfällt eine aufwendige Spesenabrechnung. Indem die Informationen und Genehmigungen automatisch generiert werden, wird der Prozess der Spesenabrechnungen nachhaltig vereinfacht. Ein Grund mehr dafür, dass uns bereits mehr als 4.000 Kunden vertrauen. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie unsere Lösung funktioniert.

Inhaltsverzeichnis

Für die Reisekostenabrechnung relevante Dienstreisekosten

Dienstreisekosten entsprechen den Ausgaben, die für Mitarbeiter oder Vorgesetzte bei Dienstreisen entfallen. Jedes Unternehmen ist zwangsläufig mit der Problematik der Reisekostenabrechnung konfrontiert, wenn für die Mitarbeiter Reisenebenkosten anfallen. Da dies ein heikles Thema ist, sollten sich Führungskräfte um den Prozess der Spesenabrechnungen unbedingt persönlich kümmern. Tatsächlich ist die Verwaltung und Erstattung von Spesenabrechnungen insofern komplex, als mehrere Erstattungsverfahren nebeneinander bestehen. In jedem Fall ist eine sogenannte Reisekostenabrechnung zu erstellen:

  • Übernachtungskosten: Wenn die Dienstreise weit entfernt vom Wohnort des Mitarbeiters stattfindet, können in der Regel die Kosten für Hotels abgerechnet werden.
  • Fahrtkosten: Erstattungsfähig sind Transport- und Reisekosten für das private Auto, Firmenwagen, Taxi, Bahn, Flugzeug usw. zum Zielort der dienstlichen Tätigkeit
  • Verpflegungspauschale: Für den bei einer Dienstreise entstehenden Verpflegungsmehraufwand kann der Mitarbeiter die Kosten für Verpflegung, die im Rahmen seiner Mission für seinen eigenen Bedarf oder für Geschäftspartner außerhalb des
    Unternehmens anfallen.
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Wie erstelle ich eine Reisekostenabrechnung?

Es gibt keine spezifischen Anweisungen in den gesetzlichen Vorschriften, die vorgeben, wie eine Reisekostenabrechnung einzureichen ist. Jedes
Unternehmen kann daher sein eigenes Modell erstellen. Um die Norm zu
erfüllen, müssen jedoch zumindest folgende Angaben gemacht werden:

  • Datum der Ausgabe
  • Vor- und Nachname des Begünstigten und ggf. seiner Abteilung
  • Grund für die Kosten
  • Kostenart (Hotel, Flugticket, Restaurant usw.)
  • Ort und Zeitraum der Reise
  • Betrag mit und ohne Mehrwertssteuer
  • Unterschriften von Arbeitgeber und Arbeitnehmer Meistens werden all diese Informationen in einer Excel-Tabelle festgehalten (das Papierformat wird insbesondere aus Gründen der Lesbarkeit nicht empfohlen).
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Erstattungsarten von Reisekosten

Die Erstattung der Reisekosten kann auf zwei Arten erfolgen: Zum einen können die tatsächlichen Kosten erstattet werden. Dazu müssen der Abrechnung die jeweiligen Belege beigefügt werden.

Eine andere Form der Reisekostenabrechnung sind Pauschalen. Der deutsche Gesetzgeber gibt den Unternehmen die Möglichkeit, Reisekosten in Form einer Pauschale zu erstatten. Vor allem die Kilometerpauschale und die Verpflegungspauschale sind wichtige Elemente dieser Pauschalregelung. Allerdings sollten Sie sich bei der Kostenerstattung über die aktuell geltenden pauschalen Beträge informieren. Eine gute Informationsquelle hierfür sind die Seiten des Bundesfinanzministeriums. 

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Reisekosten korrekt abrechnen

Unternehmen können Reisekosten abrechnen, um sie steuerlich geltend zu machen. Mit Mooncard haben Sie die Möglichkeit, die Abrechnung Ihrer Reisekosten zu automatisieren und so die Buchhaltungsqualität auf einfache Art und Weise sicherzustellen. Nach der Prüfung der Belege wird die Reisekostenabrechnung mithilfe einer Software direkt im sogenannten Einkaufsbuch erfasst. Wir verwenden dann die entsprechenden Soll- und Habenkonten in Euro oder Ihrer gewünschten Währung.
Für den Großteil der Geschäftsausgaben wird das Spesenkonto 625 – Reisen, Dienstreisen und Empfänge mit den entsprechenden Untergliederungen - belastet. Beispielsweise wird das Konto 6251 zur Erfassung von Reisen und Reisekosten verwendet. Das Konto 4456 – Vorsteuerabzug - wird ebenfalls genutzt, wenn die Situation dies rechtfertigt. Im Konto 421 – Personal - wird das fällige Entgelt in Höhe der Belastungsbuchungen gutgeschrieben. Im Zweifelsfall kann das Unternehmen seinen Wirtschaftsprüfer fragen, wie bei der Abrechnung vorzugehen ist, um die Vorlage entsprechend anzupassen.

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Ihr Muster für die Reisekostenabrechnung

Das Ausfüllen der Reisekostenabrechnung durch die Mitarbeiter kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Da es keine offizielle Reisekostenabrechnungsvorlage gibt, ist es ratsam, eine einheitliche Vorlage für die Reisekostenabrechnung innerhalb des Unternehmens einzurichten. Diese Vorlage sollte an die verschiedenen Arten von Unternehmensausgaben, insbesondere Kilometerpauschalen, angepasst werden.

Mooncard
bietet Ihnen dafür eine effiziente und kostenlose Excel-Vorlage zum Ausfüllen von Reisekostenabrechnungen. Dank dieser es nicht mehr notwendig, Mitarbeiter wegen unvollständiger Abrechnungen zu kontaktieren! Schluss mit dem Chaos: In einem standardisierten Prozess reicht der Mitarbeiter seine Spesenabrechnung und seine Belege innerhalb einer angemessenen Frist ein, damit das Unternehmen seine Kontrollen durchführen und ihm die Kosten erstatten kann. Erfahren Sie hier mehr über unsere Reisekostenabrechnungsvorlage.

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FAQ

Wann muss eine Reisekostenabrechnung erstellt werden?

Eine Reisekostenabrechnung ist für Mitarbeiter immer dann notwendig, wenn sie für ihr Unternehmen eine Dienstreise antreten und die Ausgaben erstattet haben möchten. Als Dienstreise wird dabei allerdings nicht jede Tätigkeit außerhalb der festen Arbeitsstätte angesehen. So gilt der Besuch eines Kunden, der beispielsweise nur zwei Kilometer von der festen Arbeitsstätte entfernt tätig ist, als eine reine Auswärtstätigkeit ohne Anspruch auf Reisekostenerstattung. Eine Dienstreise liegt also nur vor, wenn das Reiseziel außerhalb der Stadtgrenze liegt.

Fahrten zu Niederlassungen des eigenen Unternehmens gelten nur dann als Dienstreise, insofern die Entfernung zwischen Wohnort und Niederlassung größer ist als die zur festen Arbeitsstätte.

Wer bearbeitet/verwaltet Reisekostenabrechnungen?

Die Bearbeitung und Verwaltung von Reisekostenabrechnungen hängen von der Größe des Unternehmens ab. In einem großen Unternehmen kann die Kontrolle der Reisekostenabrechnungen von der Personalabteilung oder der Finanzabteilung vor der Übermittlung an die Buchhaltung durchgeführt werden. In einem kleinen Unternehmen können die Konten direkt von einem Buchhalter geführt werden. Dieser erhält die vom Arbeitgeber validierten Reisekostenabrechnungen und ist für die Kontrolle vor der Abrechnung verantwortlich. In jedem Fall müssen die Reisekosten vor der Abrechnung von einer autorisierten Person validiert werden.

Was ist ein Reisekostenabrechnungsbeleg?

Ein Beleg für eine Reisekostenabrechnung ist ein Dokument, das die Tatsache bestätigt, dass die Kosten einem Mitarbeiter oder Manager im Namen des Unternehmens entstanden sind. Der Nachweis berechtigt den Arbeitgeber, seinen Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei zu entschädigen. Für jede Art von Ausgaben gibt es ein Belegdokument mit Einzelheiten, die im Falle einer Prüfung angefordert werden können. Ein Zahlungsnachweis kann beispielsweise eine Rechnung sein, die die Identität des Lieferanten, das Datum der Ausgabe, ihre Beschreibung und gegebenenfalls die Mehrwertsteuer enthalten muss. Bei den Kilometerkosten mit privaten Pkws sind Nachweise über ein Fahrtenbuch notwendig.

Warum sollten Sie Ihre Reisekostenabrechnungen digitalisieren?

Die herkömmliche Verwaltung von Reisekostenabrechnungen weist viele Mängel auf: Sie sind mühsam vom Arbeitnehmer auszufüllen, der dies im Allgemeinen an seinem Arbeitsplatz tut. Sie können verloren gehen (mit einem größeren Risiko, wenn sie in Papierform vorliegen). Selbst wenn sie in einem Excel-Format erstellt wurden, muss ihre Validierung ausgedruckt werden und eventuell fehlen Belege. Durch die Digitalisierung erfolgt die Abwicklung schnell und sicher! Die entmaterialisierten Belege werden in einem „elektronischen Tresor“ archiviert, sodass alle Unterlagen den Aufsichtsbehörden im Bedarfsfall problemlos vorgelegt werden können.

Warum sollten Sie eine Betriebskostenrichtlinie einführen?

Ein Unternehmen sollte seine Firmenpolitik für die Ausgaben von Berufskosten
formal festlegen, um den reibungslosen Ablauf der Prozesse zu gewährleisten.
Diese Richtlinie kann beispielsweise Folgendes definieren:
- Kosten, für die eine Erstattung akzeptiert wird, oder sogar ein Höchstbetrag
für tatsächliche Kosten;
- die vorzulegenden Belege;
- die Rolle jedes Akteurs in der Arbeitskette;
- die Frist für die Einreichung von Reisekostenabrechnungen an das
Unternehmen sowie die Erstattungsfrist.
Dieser formale Prozess, der den betroffenen Mitarbeitern bekannt sein muss, ist
eine Sicherheitsgarantie für eine reibungslose Abrechnung.

Welche Vergütungsarten gibt es in einer Reisekostenabrechnung?

Bei der Vergütung von Reisekosten kann zwischen zwei Erstattungsformen
gewählt werden. So können die tatsächlichen Kosten erstattet werden. Dafür
muss der Abrechnung der entsprechende Beleg für die einzelnen Ausgaben
beigefügt werden. Außerdem ist ihre Menge nicht unbegrenzt. Übersteigt der
ausbezahlte Betrag die vom Unternehmen festgeschriebenen Beträge deutlich, kann der
Aufwand im Falle einer Betriebsprüfung als Gehaltszuschuss umgebucht
werden. Einfacher ist die Abrechnungsform per Reisekostenpauschale. Sie wird
gern für wiederkehrende Ausgaben gewählt. Übersteigt der tatsächliche
Aufwand jedoch die Höhe der Pauschale, trägt der Arbeitnehmer die Kosten
allein.

Welche rechtlichen Verpflichtungen gibt es bezüglich der Reisekostenabrechnungen?

Für Unternehmen gibt es keine gesetzliche Verpflichtung, eine
Reisekostenabrechnung für alle Kostenarten vorzunehmen. Entscheidend für
die individuelle Regelung ist der jeweilige Arbeitsvertrag. So kann es sein, dass
der Arbeitnehmer seine Reisekosten laut Vertrag selbst tragen muss. In diesem
Fall kann er sie als Werbungskosten im Rahmen seiner Steuererklärung
angeben. Erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten, kann dieser sie wiederum
steuerlich absetzen.
Verwendet das Unternehmen bei der Reisekostenabrechnung Pauschalen, muss
es sich an die aktuell geltenden Beträge halten. Auf den Seiten des
Bundesfinanzministeriums findet man die entsprechenden Beträge, die sich
von Zeit zu Zeit ändern können.

Welche Reisekosten gelten als Berufskosten?

Berufskosten sind diejenigen Aufwendungen, die einem Mitarbeiter in
Ausübung seiner Tätigkeit im Interesse des Unternehmens entstehen. Es gibt
keine umfassende Liste der Geschäftsausgaben, aber die häufigsten sind:
- Fahrtkosten mit dem privaten Auto, dem Firmenwagen, Taxi, Bahn, Flugzeug
o. a., um zu einem Geschäftstermin außerhalb der gewohnten Arbeitsstelle
zu gelangen.
- Kosten für Verpflegung während einer Dienstreise für seinen persönlichen Bedarf oder für Geschäftsessen mit Kunden, Geschäftspartnern oder Lieferanten 

- Übernachtungskosten für Dienstreisen, die weit entfernt vom Wohnort des
Mitarbeiters stattfinden.
Die erstattungsfähigen Reisekosten werden von jedem Unternehmen individuell
geregelt und ihre Höhe in der Regel im Arbeitsvertrag festgelegt. 

Wie kann die Entmaterialisierung von Reisekostenabrechnungenübernommen werden?

Die von Mooncard angebotene Lösung ist einfach zu implementieren und führt
zur vollständigen Dematerialisierung des Geschäftsausgabenprozesses. Eine
konfigurierbare Visa-Zahlungskarte ermöglicht es Ihnen, alle vom Unternehmen
genehmigten beruflichen Ausgaben persönlich oder im Internet zu tätigen. Für
jede Ausgabe wird der Benutzer per SMS aufgefordert, ein Foto des Belegs zu
machen, das beweiskräftig archiviert wird. Der Benutzer muss keine
Spesenabrechnung mehr ausfüllen. Zudem wird die Buchhaltung vereinfacht:
Das Unternehmen erhält die Informationen direkt in seine
Buchhaltungssoftware und die Konten werden vor-ausgefüllt.

Benötigen Sie weitere Informationen?

Unser Team ist von Montag bis Freitag zwischen 9 und 19 Uhr für Sie da. Gerne präsentieren wir Ihnen unsere Mooncard-Lösung und erstellen ein maßgeschneidertes Angebot mit Ihnen, das dem Bedarf Ihres Unternehmens entspricht.

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