Eine Reisekostenabrechnung ist für Mitarbeiter immer dann notwendig, wenn sie für ihr Unternehmen eine Dienstreise antreten und die Ausgaben erstattet haben möchten. Als Dienstreise wird dabei allerdings nicht jede Tätigkeit außerhalb der festen Arbeitsstätte angesehen. So gilt der Besuch eines Kunden, der beispielsweise nur zwei Kilometer von der festen Arbeitsstätte entfernt tätig ist, als eine reine Auswärtstätigkeit ohne Anspruch auf Reisekostenerstattung. Eine Dienstreise liegt also nur vor, wenn das Reiseziel außerhalb der Stadtgrenze liegt.
Fahrten zu Niederlassungen des eigenen Unternehmens gelten nur dann als Dienstreise, insofern die Entfernung zwischen Wohnort und Niederlassung größer ist als die zur festen Arbeitsstätte.