Umsatzsteuererstattung im Ausland: Worauf müssen Sie achten?

Wie funktioniert die Mehrwertsteuererstattung im Ausland? 

Wenn ein Unternehmen im Ausland tätig ist, weil Mitarbeiter zu Messen, Seminaren und Ausstellungen fahren oder Lieferanten bzw. Kunden besuchen, entstehen automatisch Kosten. Die in diesen enthaltene ausländische Umsatzsteuer können deutsche Unternehmen nicht bei der Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen. Allerdings besteht eine andere Möglichkeit, das Geld zurückzuerhalten.

Über das sogenannte Umsatzsteuervergütungsverfahren können Sie in den meisten Ländern der EU eine Erstattung schon ab 25 Euro gezahlter Umsatzsteuer pro Kalenderjahr beantragen. Der Antrag lohnt sich also schon bei kurzen Geschäftsreisen. Um an das Geld zu kommen, sollte man die verschiedenen Vorschriften beachten und muss den Antrag jeweils vor der Frist am 30. September des folgenden Jahres einreichen.

Wie hoch sind die Mehrwertsteuersätze in Europa? 

Die innergemeinschaftlichen Mehrwertsteuersätze der Länder unterscheiden sich gemäß den nationalen Vorschriften, die von jedem EU-Mitgliedstaat festgelegt werden. In Europa wenden die Länder verschiedene Arten von Mehrwertsteuersätzen an: 

• Normalsatz (über 15 %) für die meisten Warenlieferungen und Dienstleistungen 
• Ermäßigter Satz (über 5 %) für Lieferungen bestimmter Waren und Dienstleistungen 
• Sondersätze. Es gibt drei: stark ermäßigter Satz (unter 5 %), Nullsatz, Zwischensatz

Innergemeinschaftliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Was ist das? 

Jedes umsatzsteuerpflichtige Unternehmen mit Sitz in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union muss über eine individuelle Steueridentifikationsnummer verfügen, die sogenannte „innergemeinschaftliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer“. Nicht umsatzsteuerpflichtige Unternehmen können auf Wunsch die Zuteilung einer Nummer beantragen. Der Antrag kann auf dem Elster-Online-Formular erfolgen.

Bei der Rechnungserstellung für innergemeinschaftliche Leistungen bzw. Lieferungen ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anstelle der deutschen Steuernummer immer auf der Rechnung anzugeben. 

Der Aufbau der innergemeinschaftlichen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist je nach Land unterschiedlich. In Deutschland besteht sie aus dem DE-Code und 9 Ziffern für die eindeutige Identifikation des Unternehmens.

Was sind die Voraussetzungen für die Rückforderung ausländischer Mehrwertsteuer? 

Damit ein Unternehmen das Umsatzsteuervergütungsverfahren in Anspruch nehmen und die Vorsteuer hierüber geltend machen kann, muss es bestimmte umsatzsteuerrechtliche Vorgaben erfüllen. So darf ein Unternehmer, der diese Erstattung beanspruchen will, nicht in dem betreffenden Land ansässig sein und dort keine steuerbaren Umsätze im Vergütungszeitraum getätigt haben. Gleichzeitig muss er umsatzsteuerlich an seinem Unternehmenssitz registriert sein. 

Beachten Sie, dass nicht alle Geschäftsausgaben für die Erstattung der europäischen Mehrwertsteuer berechtigt sind.

Welche Arten von Waren kommen für die ausländische Mehrwertsteuerrückerstattung infrage?

• Kraftstoff
• Vermietung von Transportmitteln
• Sonstige Ausgaben im Zusammenhang mit Transportmitteln (Parkgebühren usw.)
• Mehrwertsteuer auf Straßenbenutzungsgebühren, Straßensteuern
• Reisekosten (Taxikosten, öffentliche Verkehrsmittel usw.)
• Unterkunft (MwSt. auf Hotelkosten)
• Nahrungsmittel, Getränke, Gastronomie, Catering
• Eintrittskarten zu Messen, Ausstellungen
• Sonstige Kosten

Jede Ausgabe wird durch Rechnungen begründet, die die Pflichtangaben enthalten, einschließlich der innergemeinschaftlichen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden und des Lieferanten.

Bevor Sie einen Antrag auf Erstattung der ausländischen Mehrwertsteuer stellen, empfehlen wir Ihnen, zu prüfen, ob die getätigten Einkäufe zum Vorsteuerabzug berechtigen. Ausgaben, die in einem Land für die erstattungsfähige Mehrwertsteuer infrage kommen, sind dies in der Tat nicht unbedingt auch in den anderen Mitgliedstaaten der Europäischen Union. In den USA gibt es keine Mehrwertsteuer. Dort ist die Erstattung also nicht möglich.

Wie beantrage ich eine Rückerstattung der ausländischen Mehrwertsteuer?

Während die Rückerstattung früher recht aufwendig war und man teilweise spezielle Dienstleister kontaktieren musste, können Unternehmen ihre Anträge für die Mehrwertsteuererstattung seit 1. Januar 2010 direkt auf dem Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) nutzen. Dank der Richtlinie 2008/9/EG müssen Unternehmen ihre Anträge nun nicht mehr auf Papier und in der jeweiligen Landessprache ausfüllen, sondern können Daten direkt aus der digitalen Buchhaltung einlesen. 

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