Kilometerpauschale 2022: Alles, was Sie wissen müssen

indemnité kilométrique

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Im Rahmen Ihrer Tätigkeit müssen Sie regelmäßig reisen? Wenn Sie diese Dienstreisen mit Ihrem privaten Fahrzeug unternehmen, kann Ihr Unternehmen Ihnen eine Entfernungspauschale für die zurückgelegten Kilometer zahlen. Erfahren Sie in diesem Artikel, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit die Kosten im Jahr 2022 erstattet werden, wie Sie die Höhe der Ihnen zustehenden Kilometerpauschale berechnen und wie Sie die Erstattung beim Finanzamt beantragen. 

 

Definition der Kilometerpauschale

 

Die Kilometerpauschale kann Ihnen Ihr Unternehmen zahlen, wenn Sie Ihr privates Fahrzeug für berufliche Fahrten nutzen. Das kann ein Auto, ein Roller, ein Motorrad oder ein Fahrrad sein. Werden öffentliche Verkehrsmittel wie Bus, Bahn, Flugzeug oder Taxis genutzt, findet die Kilometerpauschale keine Anwendung: In diesen Fällen erstattet Ihnen der Arbeitgeber gegen Vorlage eines einfachen Nachweises (z. B. Bahn- oder Flugticket) meist die tatsächlichen Kosten. Es hängt alles von der Reiserichtlinie des Unternehmens ab.

 

Auch private Fahrten sowie die täglichen Fahrten zwischen der eigenen Wohnung und der gewöhnlichen Tätigkeitsstätte sind nicht betroffen. Diese können jedoch mit der sogenannten Pendlerpauschale über die Steuererklärung beim Finanzamt geltend gemacht werden und zählen dann zu den Werbungskosten.

 

Tipp: Geringverdiener profitieren seit 2021 von der sogenannten Mobilitätsprämie, die zusätzlich zur Entfernungspauschale gewährt wird. Sie gilt befristet für die Veranlagungszeiträume von 2021 bis 2026 und berücksichtigt Fahrten, die länger als 20 Kilometer sind. So können Arbeitnehmer, deren zu versteuerndes Einkommen unterhalb des Eingangssteuersatzes liegt, 14 Prozent der erhöhten Pendlerpauschale (also 4,9 Cent) erstattet bekommen.

 

Zahlt der Arbeitgeber die Fahrtkosten für Dienstreisen nicht, können Arbeitnehmer die Kosten für dienstliche Fahrten auf ihrer eigenen Steuererklärung absetzen und so vom Finanzamt erstattet bekommen. Dies gilt übrigens auch für Fahrten zwischen der Wohnung und dem Arbeitsplatz, die in Form der Pendlerpauschale erstattet werden.

 

Die Höhe der Kilometerpauschale wird vom Finanzamt festgelegt und die Staffelung ändert sich oft jährlich. Diese Pauschale berücksichtigt Folgendes (basierend auf einer Schätzung):

 

  • Kraftstoffkosten,
  • Fahrzeugabschreibung,
  • etwaige Kosten für den Kauf von Helmen und Sonstigem,
  • jährliche Kfz-Versicherung,
  • Kosten im Zusammenhang mit allgemeiner Abnutzung, dem Kauf neuer Reifen und der Wartung, Reparatur und Reinigung des Fahrzeugs.

 

Tipp: Die Kilometerpauschale umfasst nach Ansicht der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben Az. IV C 5 – S 2351/20/10001:002) nicht die Kosten, die im Zusammenhang mit einem Unfall auf der Strecke zur Arbeit bzw. auf einer Dienstreise entstehen. Ein früheres anderslautendes Urteil, welches diese Kosten bereits mit der Pendlerpauschale abgegolten sah, ist damit überholt.

 

Ebenfalls nicht berücksichtigt sind Parkgebühren und Autobahnmautgebühren, die separat abgezogen werden. Der Erstattungsbetrag hängt von folgenden Faktoren ab:

 

  • Geleistete Fahrten, also zurückgelegte Kilometer,
  • Art des Fahrzeugs.

 

Wie wird die Kilometerpauschale berechnet?

 

Die Berechnung der Kilometer- bzw. Entfernungspauschale mag komplex erscheinen, ist jedoch eigentlich recht simpel. Sie benötigen zunächst die gültige Pauschale in Euro (hier die von 2022), die vom verwendeten Fahrzeugtyp abhängt, und wenden diese dann auf die zurückgelegten Kilometer an.

Die jeweilige Kilometerpauschale unterscheidet sich also entsprechend des genutzten Fahrzeuges. 

 

Hinweis: Fahrten mit einem Firmenwagen werden direkt vom Unternehmen bezahlt und steuerlich abgerechnet und können daher nicht auf der Steuererklärung des Arbeitnehmers geltend gemacht werden. Bei der privaten Nutzung von Firmenwagen in der Freizeit und für die Strecke zur Arbeitsstätte sind zudem bestimmte Vorschriften für die Steuer zu beachten.

 

Derzeit können Sie folgende Beträge pro Kilometer bei der Steuererklärung absetzen:

 

  • Pkw: 30 Cent, ab dem 21. Kilometer 35 Cent 
  • Motorrad oder Motorroller: 20 Cent
  • Moped, Mofa oder Elektrofahrrad: 20 Cent

 

Bitte beachten Sie: In den Kilometerpauschalen sind bestimmte Fahrtkosten wie Maut- oder Parkgebühren nicht enthalten. Um auch diese erstattet zu bekommen, müssen Sie sie separat belegen und sich an die Anweisungen Ihres Unternehmens halten. Sie fallen in der Regel unter die Spesenabrechnung. Auch wenn Sie während einer Dienstreise nicht gedeckte Reparaturkosten haben, die nicht in die Berechnung der Kilometerpauschale einfließen, müssen Sie Ihren Arbeitgeber direkt um Erstattung bitten.

 

Die Alternative zur Kilometerpauschale: Abrechnung über tatsächliche Kosten

 

Wenn ein Arbeitnehmer öffentliche Verkehrsmittel wie Bahn, Flugzeug oder Fernbus für seine Dienstreise nutzt, werden die Fahrtkosten bei der Steuererklärung direkt durch die jeweiligen Fahrkarten bzw. Tickets abgesetzt. Hier gelten also die tatsächlichen Kosten, die auf den Euro genau berücksichtigt werden, und nicht die Kilometerpauschale entsprechend der gefahrenen Entfernung.

 

Allerdings können Sie auch Fahrten mit dem eigenen Auto mithilfe der tatsächlichen Kosten absetzen. Dazu ist jedoch ein detailliert geführtes Fahrtenbuch unabdingbar und die Tankrechnungen müssen sorgfältig aufbewahrt werden. Die Tankkarte von Mooncard Mobility hilft hier, den Überblick zu bewahren und stellt sowohl für die Unternehmen wie auch für die Mitarbeiter eine großartige Lösung dar.

 

Tipp: Um den formalen Ansprüchen der Abrechnung der Fahrtkosten zu entsprechen, können die im Internet vorhandenen Vorlagen helfen, die Verwaltung zu vereinfachen.

 

Wie wird die Kilometerpauschale erstattet?

 

Unabhängig von Ihrer Position im Unternehmen haben Sie Anspruch auf die Erstattung der Kilometerpauschale, wenn Sie mit einem Privatfahrzeug gefahren sind (selbstverständlich gilt dies nicht für die vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Firmenfahrzeuge).

 

Tipp: Die Überwachung der Erstattung von Dienstreisen ist eine Pflicht des Arbeitgebers. Eine unternehmensinterne Reisekostenrichtlinie sowie eine gute Planung von Dienstreisen sorgt für eine effiziente Buchhaltung.

 

Folgende Fahrzeuge sind betroffen:

 

  • Ein Fahrzeug, das Ihnen oder einem Ihrer steuerlichen Haushaltsmitglieder gehört.
  • Ein Fahrzeug, dessen Miteigentümer Sie sind.
  • Ein gemietetes Fahrzeug (Achtung: Die gezahlte Miete ist bereits durch die Kilometerstaffel abgedeckt).
  • Ein Fahrzeug, das Ihnen unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurde (sofern Sie Ihren Anteil an den Fahrzeugkosten nachweisen können).

 

 Wenn Sie mit Kollegen Fahrgemeinschaften bilden, können Sie die Fahrtkosten natürlich nicht einzeln geltend machen. In diesem Fall werden die Kosten dem Fahrzeughalter erstattet.

 

Erfüllen Sie alle genannten Voraussetzungen, können Sie die Kilometerpauschale beantragen, müssen dies aber begründen, um eine Erstattung zu erhalten. Dazu müssen Sie folgende Angaben machen:

 

  • Datum der Reise
  • Grund für die Fahrt
  • Zurückgelegte Entfernungskilometer, einschließlich Abfahrts- und Ankunftsort
  • Art des Fahrzeugs
  • Gemäß der geltenden Pauschale berechneter Betrag

 

Die Kilometerpauschale ist sowohl für Arbeitnehmer wie auch für Arbeitgeber von Vorteil. Für Arbeitnehmer, weil sie eine finanzielle Entschädigung für die Reisekosten erhalten können und für den Arbeitgeber, weil er diese Kosten über seine Steuererklärung absetzen kann. So profitieren Sie beide von der Steuerersparnis. Aber das erfordert große Wachsamkeit. Tatsächlich müssen Sie im Falle einer Kontrolle die als Kilometerpauschale für die Verwaltung von Dienstreisen angegebenen Aufwendungen rechtfertigen können.

 

Dienstreisen und Arbeitszeit

 

Das Arbeitszeitrecht legt fest, dass die tägliche Zeit für den Weg zur Arbeit und die anschließende Rückkehr in die Wohnung nicht als Arbeitszeit gilt. Anders sieht es bei außergewöhnlicheren Dienstreisen aus. Hier gilt die Zeit, die ein Mitarbeiter dem Unternehmen zur Verfügung steht, als Arbeitszeit und muss entsprechend vergütet werden. 

 

Geschäftliche Flugreisen und Meilengutschrift

 

Die Kilometerpauschale gilt natürlich nicht für Flugreisen, aber hier gibt es andere Vorteile und Möglichkeiten der Erstattung. Gegen Vorlage des Flugtickets können Sie die Aufwendungen ebenfalls als steuerfreie Reisekosten abrechnen und erstattet bekommen.

 

Zudem ermöglichen die meisten Unternehmen ihren Geschäftsreisenden das Sammeln von Flugmeilen und stellen diese dann für den persönlichen Gebrauch zur Verfügung, auch wenn die Tickets vom Arbeitgeber finanziert wurden. Aber Achtung: Arbeitnehmer haben keinen Anspruch auf die private Nutzung von Flugmeilen wie Flying Blue. Wenn der Arbeitgeber verlangt, diese für berufliche Zwecke einzusetzen, kann der Mitarbeiter dem nicht widersprechen.

 

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