In welke levensfase van uw bedrijf vond de implementatie van Mooncard plaats?
We hebben ons boekhoudsysteem overgeschakeld naar een meer technologisch systeem om alle beheerapplicaties te verbinden: facturen, werving, loonadministratie…
Tijdens de tweede fase van deze transformatie wilden wij meer inzicht in de inningen en betalingen. We zijn verdeeld over 7 agentschappen: wanneer onze managers daarvan niet op de zetel van de Groep zijn, hebben ze geen betaalmiddel in hun bezit. Een betaalkaart was dus een eerste noodzaak zodat onze medewerkers over een betaalmiddel beschikken.
De tweede motivatie was om het gebruik van onkostennota’s zoveel mogelijk te beperken, ook al is de module Kosten in ons ERP-programma erg intuïtief. We fotograferen de bewijsstukken met de telefoon, kiezen een artikel, een btw-code, we verzenden dit, en het bevestigingsproces verloopt uitsluitend digitaal, enz. Maar toch vereist dit dat de medewerkers de kosten voorschieten, wat een controle regel per regel vereist door de manager en een boekhoudkundig proces en dat is niet helemaal even eenvoudig als een betalingsmethode van het bedrijf die door de medewerkers gebruikt kan worden. Daarom hebben we gekozen voor een oplossing met betaalkaarten, vooral voor de managers van onze agentschappen en voor administratieve medewerkers die online bestellingen moeten plaatsen.
Aan welke behoefte(n) beantwoordt Mooncard?
In ons beroep reizen wij veel, dat brengt kosten met zich mee zoals het reserveren van accommodatie. Het reserveren van accommodatie gebeurt vandaag bijna uitsluitend online met een creditcard of door een creditcardafdruk. En het feit dat onze administratieve medewerkers en onze directieassistente ook over een Mooncard beschikken, vergemakkelijkt de reservering van hotels voor onze operationele teams. De Mooncard stelt ons ook in staat al onze online inkopen te doen, ongeacht of het gaat om de inkoop van materiaal, fastfood, of om de betaling van onze webhosting, enz. Ook hiervoor wordt de Mooncard gebruikt als betaalmiddel.
Als we Mooncard moeten samenvatten, zou ik zeggen: gebruiksgemak, betaalmiddel voor onze medewerkers, eenvoudige registratie van de bewijsstukken en opvolging van de uitgaven tot de bevestiging ervan door de gebruiker, gedematerialiseerd beheer door de boekhoudkundige keten en het management om de uitgaven en de betalingsbewijzen te verzamelen en niet achter bankkaartafschriften te hoeven lopen, in tegenstelling tot de “ouderwetse” systemen. Bovendien is het waarschuwingssysteem voor de directie over grote bedragen of bereikte plafonds bijzonder nuttig. Op dat vlak heeft Mooncard dus gezorgd voor een vereenvoudiging voor de medewerkers, meer inzicht voor de manager en een grote vereenvoudiging voor de financiële teams.
Wat is er veranderd in uw dagelijkse leven met Mooncard?
Het gemak om het betalingsbewijs te verzenden, het artikel (aard van de uitgave), de analytische code, het btw-tarief te kiezen en op te slaan. Het is echt de eerste schakel in de keten, namelijk die van de gebruiker. Het is echt heel gemakkelijk en de gebruikers hoeven hun bewijsstukken niet te bewaren, ze naar het hoofdkantoor te sturen, de reden van de uitgave uit te leggen, de analytische codes op de achterzijde te vermelden, enz. Ze voeren alles rechtstreeks in op de app.
Zou u Mooncard aanbevelen aan andere bedrijven?
Ja uiteraard, ik praat er regelmatig over. We praten over de oplossing, we raden deze aan. Mooncard is een oplossing die moet worden geïntegreerd in een digitaal transformatieproces van een bedrijf of de financiële afdeling en beantwoordt aan de grote behoefte aan betaalmiddelen voor de gebruikers.
Het zou namelijk jammer zijn om een digitale transformatie van je financiële proces door te voeren en niet per se aan je betaalmiddel te denken, want dan zou je een wezenlijk onderdeel van die transformatie missen.
