Btw vrijstelling: ontdek of u in aanmerking komt

Wat is btw-vrijstelling?

Bij vrijstelling van btw bent u niet btw-plichtig. U zet dan op de factuur: vrijgesteld van btw. Het brutobedrag is dan gelijk aan het nettobedrag. Wel zo prettig voor kopers; vooral als dit particulieren zijn.

Ondernemers met een omzet tot €20.000 hoeven sowieso geen btw te rekenen in het kader van de Kleineondernemersregeling (KOR-regeling). Dat betekent ook dat ze de betaalde btw over bedrijfskosten niet kunnen terugvragen. Daarnaast bestaat er een aantal uitzonderingsgevallen, die we hieronder aanstippen.

Ben ik vrijgesteld van btw?

De btw-vrijstelling geldt voor o.a. gezondheidszorg, onderwijs en financiële diensten. In sommige gevallen komen alleen enkele werkzaamheden, goederen of diensten in aanmerking voor btw-vrijstelling. In andere gevallen is de hele branche vrijgesteld. Bij een uitvaartondernemer is bijvoorbeeld de uitvaart vrijgesteld van de btw, maar de bloemen weer niet.

Echter: sommige regels lijken open voor interpretatie. In het geval van een tekstschrijver, bijvoorbeeld, is het werk alleen vrijgesteld als het gaat om het eigen gedachtegoed van de auteur. Voor commerciële teksten dient de tekstschrijver wél weer btw te rekenen. We kunnen ons schrijfwerkzaamheden voorstellen die een beetje van allebei zijn. Voor duidelijkheid over uw specifieke sector en werkzaamheden kunt u informatie inwinnen bij de Belastingdienst.

Gevolgen voor betaalde btw over inkoop

Als ondernemer maakt u zakelijke kosten. De goederen of diensten die u inkoopt, worden vaak met btw belast. Deze zogeheten voorbelasting kunt u terugvorderen bij de btw-aangifte. Maar wanneer u btw-vrijgesteld bent, gelden andere regels. Hierbij kunnen we twee verschillende situaties tegenkomen.

Als u voor al uw werkzaamheden btw-vrijgesteld bent, hoeft u geen btw-administratie bij te houden. Dat heeft ook tot gevolg dat u de btw op zakelijke kosten niet kunt terugvorderen.

Bent u maar voor een deel van uw werk vrijgesteld, dan maakt u waarschijnlijk aparte kosten voor de vrijgestelde omzet. Alleen de btw voor kosten rondom de belaste omzet kunt u aftrekken. U doet dus alleen btw-aangifte voor de kosten en uitgaven die met deze belaste goederen of diensten te maken hebben.

Om uw btw-administratie zo eenvoudig mogelijk te maken, doen uw werknemers en u alle zakelijke uitgaven met dezelfde zakelijke rekening. Zo ziet u in één oogopslag hoe het met uw geldzaken gaat en heeft u alle uitgaven met btw netjes bij elkaar. Mooncard biedt zo’n oplossing, maar daarover later meer.

Andere gevallen waarin u de voorbelasting niet kunt aftrekken

Als u helemaal géén btw-vrijstelling hebt, mag u dus de btw over zakelijke kosten aftrekken. Maar ook hier bestaan weer uitzonderingen op:

De betaalde btw over lunch met een zakenrelatie mag u niet terugvorderen. Maar de btw die u betaalt over eten en drinken voor op kantoor of in de kantine, mag u wel in de btw-opgave zetten.
Voor personeelsvoorzieningen en relatiegeschenken mag u de btw-kosten alléén als voorbelasting opvoeren als de uitgaven onder het drempelbedrag van €227 (exclusief btw) per persoon per jaar blijven.
Koopt u met uw zakelijke rekening iets voor privégebruik, bijvoorbeeld een nieuwe laptop, dan kunt u de btw niet als voorbelasting aftrekken.
Ontvangt u een factuur waarop geen btw vermeld staat of waarop die onduidelijk vermeld staat, dan kunt u de btw logischerwijs niet opvoeren. Facturen dienen aan bepaalde eisen van de Belastingdienst te voldoen.

Het verschil tussen btw-vrijstelling en het nultarief

Er bestaan verschillende btw-tarieven. Het meest bekende is het algemene tarief van 21%, waar we dagelijks mee te maken krijgen. Verder bestaat er een verlaagd tarief van 9% en dan ook nog een btw-tarief van 0%. Dat tarief geldt vooral bij export van sommige producten naar het buitenland.

We begrijpen goed dat mensen zich afvragen wat nou het verschil is tussen btw-vrijstelling en dat tarief van nul procent. Is dat niet hetzelfde? Onder de streep wel, maar het werkelijke verschil manifesteert zich wanneer het tijd is voor de belastingaangifte. Een bedrijf dat een nulprocent-tarief mag hanteren, kan nog wel de betaalde btw terugvorderen. Een onderneming die complete btw-vrijstelling heeft, mag geen btw terugvragen en hoeft dus ook geen btw-aangifte te doen. Houdt u wél een btw-administratie bij, dan kunt u het nultarief tegenkomen – als verkoper of als koper.

Schakel een boekhouder in

Als u een groot bedrijf runt, heeft u ongetwijfeld al een boekhouder in dienst of huurt u een accountant in. Kleinere ondernemers proberen nog weleens hun eigen btw-administratie te doen. Dat is zeker mogelijk, maar voor de eerste keren is het handig om zo’n fiscaal adviseur of boekhouder in de arm te nemen. Vooral omdat deze u helderheid kan bieden over die schemergebieden waarin er twijfel bestaat tussen btw rekenen of niet. Wanneer u daar eenmaal duidelijkheid over heeft, kunt u voortaan uw btw-aangiftes online doen. En Mooncard kan u daarbij helpen.

Mooncard: uw btw-aangifte in enkele klikken

Of u nu gedeeltelijk of geheel btw-plichtig bent, met Mooncard berekent u in een handomdraai of u geld terugkrijgt van de Belastingdienst, of juist een aanslag kunt verwachten. Door de zakelijke inkopen met tankkaart of de corporate card van Mooncard te doen, wordt de betaalde btw meteen voor u berekend. Koppel Mooncard met uw boekhoudsoftware om in real-time uw ‘btw-balans’ te zien. En wanneer het tijd is voor de periodieke btw-opgave, bent u in een oogwenk klaar.

Niet alleen voor de btw-aangiftes is het handig als u een compleet inzicht in de gemaakte kosten heeft. Meer weten over de voordelen van Mooncard? Op deze website vindt u meer informatie over onze betaaloplossingen voor ondernemers. Profiteer van uw bezoek en boek een demo. Geheel vrijblijvend maakt één van onze vriendelijke medewerkers u wegwijs en krijgt u antwoord op uw vragen.

Meer informatie over de btw-opgave en hoe Mooncard daarbij kan helpen, vindt u op de volgende pagina’s:

Btw-vrijstelling: ontdek of u in aanmerking komt