Boekhouding BV: verplichtingen en mogelijkheden

Verschil tussen bv en eenmanszaak

Als u een eenmanszaak heeft, is de boekhouding nog te overzien. Maar hoe zit dat als u een bv begint? Er zijn enkele belangrijke verschillen tussen die twee, die vooral bij het doen van de boekhouding aan het licht komen.

• Rechtsvorm
  Een BV is een rechtspersoon en heeft daarom een aparte juridische identiteit, terwijl een eenmanszaak de juridische identiteit is van de eigenaar.

• Verantwoording
  Een BV is verplicht om haar boekhouding en financiële situatie aan een groter publiek te verantwoorden, zoals aandeelhouders en de fiscus, terwijl een eenmanszaak alleen verantwoording hoeft af te leggen aan de fiscus.

• Boekhoudkundige verplichtingen
  Een BV moet aan strengere boekhoudkundige verplichtingen voldoen dan een eenmanszaak, zoals het opstellen van jaarrekeningen en het volgen van de dubbelboekhoudmethode.
• Fiscale verplichtingen
  Een BV is onderworpen aan verschillende fiscale verplichtingen, zoals het betalen van vennootschapsbelasting, terwijl een eenmanszaak alleen inkomstenbelasting hoeft te betalen.

• Aansprakelijkheid
  De aansprakelijkheid voor de verplichtingen van een BV is beperkt tot het bedrag van de inbreng, terwijl de aansprakelijkheid van een eenmanszaak onbeperkt is.

Het is belangrijk om rekening te houden met deze verschillen bij het bijhouden van de boekhouding van een BV of een eenmanszaak, en om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen en aan de boekhoudkundige normen.

Eisen voor de boekhouding van een BV

Voor een bv gelden wettelijke eisen voor de boekhouding. Zo moet u de boekhouding minimaal één keer per jaar opmaken en moet deze aan bepaalde eisen voldoen. Ook moet de boekhouding zijn opgesteld in een bepaalde volgorde, en moet u aantoonbare bewijzen hebben van uw financiële transacties. Bovendien moet u uw boekhouding voor ten minste zeven jaar bewaren Het is belangrijk om deze eisen goed op te volgen, omdat u anders risico loopt op boetes of andere sancties.

Belastingaangifte doen

Naast de verplichtingen voor de boekhouding, moet u als bv ook belastingaangifte doen. U doet aangifte van de vennootschapsbelasting maar ook van de betaalde en ontvangen btw. Het is belangrijk om dit op tijd te doen, omdat u anders te maken kunt krijgen met aanmaningen en/of boetes. Ook moet u er rekening mee houden dat u, als u het aangiftebiljet invult, uw financiële situatie foutloos moet vermelden.

Kosten van de boekhouding voor een BV

De kosten van de boekhouding voor een bv kunnen variëren, afhankelijk van hoeveel werk er moet worden verricht en hoeveel ondersteuning u nodig heeft. In het algemeen kunt u rekenen op een paar honderd euro per jaar, maar het is aan te raden om dit te bespreken met een boekhouder, zodat u een realistische inschatting kunt maken van de kosten.

Het is ook mogelijk om bepaalde taken uit te besteden, zoals het opstellen van de jaarrekening, het verzorgen van de belastingaangifte en het bijhouden van uw administratie. Hierdoor kunt u zich beter richten op de kernactiviteiten van uw bedrijf.

Zo kunt u kiezen voor het uitbesteden van bepaalde taken zoals het opstellen van de jaarrekening. Hierbij moet u wel bedenken dat u verantwoordelijk blijft voor de juistheid en de compleetheid van de boekhouding, ook als u het werk uitbesteedt. Het is daarom belangrijk om een vertrouwensband op te bouwen met de boekhouder of accountant die u hiervoor inschakelt. Zorg er ook voor dat u weet wat er precies voor u wordt gedaan en hoe u uw boekhouding kunt controleren en begrijpen.

Wat doet een boekhouder voor een BV?

Een boekhouder kan u helpen bij het opstellen van de jaarrekening, het verzorgen van de belastingaangifte en het bijhouden van de administratie. Ook kan hij of zij u advies geven over de financiële verantwoording van uw bedrijf.

Is het verplicht om de boekhouding voor een BV te laten controleren?

Dat hangt van de grootte van uw onderneming af. Een kleine bv hoeft de boekhouding niet per se te laten controleren. Wel is het aan te raden om de boekhouding regelmatig te laten controleren, zodat u er zeker van bent dat alles correct is verwerkt.

Doe boekhouding laten controleren is wél verplicht als uw bedrijf aan twee van de volgende voorwaarden voldoet:

• U heeft meer dan 50 medewerkers in dienst
• Uw bv heeft een omzet van meer dan €12 miljoen
• Uw bv heeft in totaal meer dan €6 miljoen op de balans

Kosten van de boekhouding voor een BV

De kosten voor de boekhouding van uw BV kunnen variëren afhankelijk van het aantal transacties, de complexiteit van uw bedrijf en het aantal uren dat de boekhouder of accountant nodig heeft om de boekhouding op orde te houden. Het is verstandig om verschillende aanbieders met elkaar te vergelijken en vooraf duidelijke afspraken te maken over de kosten en de verantwoordelijkheden. 

Het uitbesteden van de boekhouding kan op de lange termijn een besparing opleveren, omdat u zich kunt concentreren op het runnen van uw bedrijf en de boekhouder of accountant op de achtergrond zorgt voor de juiste verwerking van de boekhouding.

De boekhouding van uw BV zelf doen?

U kunt er ook voor kiezen om uw boekhouding zelf te doen. Het is dan wel belangrijk om u bewust te zijn van de verplichtingen op boekhoudkundig gebied. Als u niet bekend bent met boekhoudkundige regels en verplichtingen, kunt u overwegen om een boekhouder in te schakelen.

Belastingaangifte doen

Voor een BV is het verplicht om jaarlijks belastingaangifte te doen. Hierbij dient u onder andere de winst- en verliesrekening en de balans op te stellen. Ook moet u de btw aangeven en indienen. Het is aan te raden om hierbij hulp van een boekhouder in te schakelen, zodat u er zeker van bent dat alles correct verwerkt wordt.

Eisen voor de boekhouding van een BV

In Nederland worden de volgende eisen gesteld aan de boekhouding van een BV:

• Compleetheid
  Alle relevante gegevens moeten worden opgenomen in de boekhouding. Dit betekent dat alle inkomsten en uitgaven, verkoop- en inkooptransacties, salaris- en loonuitgaven, en andere relevante financiële gegevens moeten worden geregistreerd.
• Juistheid
  De gegevens in de boekhouding moeten juist en betrouwbaar zijn. Met andere woorden: de bedragen moeten kloppen. Voer daarom regelmatig interne controles uit en laat, indien van toepassing, externe audits doen. De juistheid is belangrijk omdat beslissingen over de toekomst van de onderneming op basis van deze gegevens worden genomen. Zijn die gegevens niet juist, dan kan dit leiden tot verkeerde beslissingen en problemen voor de onderneming.
• Ordening
  Dit betekent dat u financiële gegevens in een boekhouding op een gestructureerde manier opneemt. Dat vraagt om een duidelijke en logische indeling van de gegevens, zodat ze eenvoudig te vinden en te begrijpen zijn. Organiseer uw boekhouding volgens een specifieke methode, zoals de dubbelboekhoudmethode, en zorg voor heldere verwijzingen naar verschillende transacties en gegevens. Hierdoor krijgt u snel nauwkeurige informatie over de financiële situatie

• Tijdigheid
  Leg transacties en gebeurtenissen zo snel mogelijk vast, zodat u altijd een nauwkeurig en actueel beeld heeft van de financiële situatie van uw onderneming. Houd uw boekhouding regelmatig bij: dagelijks of wekelijks. Dat maakt het mogelijk om snel te reageren op veranderingen en eventuele problemen op te lossen.

• Continuïteit
  Houd uw boekhouding bij volgens een vastgestelde methode en zorg ervoor dat deze methode consistent wordt toegepast. Dit maakt het mogelijk om vergelijkingen te maken tussen verschillende periodes en om trends en ontwikkelingen in de financiële situatie van uw onderneming te identificeren.

• Rechtmatigheid
  Een rechtmatige boekhouding is belangrijk voor de transparantie en betrouwbaarheid van de financiële gegevens en voor het voorkomen van fouten en fraude. Het is ook noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen en om een goede verantwoording af te kunnen leggen aan interne en externe stakeholders, zoals de fiscus en de aandeelhouders.

Deze eisen zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat de boekhouding van uw bv transparant, betrouwbaar en inzichtelijk is, zodat u op basis van deze gegevens belangrijke beslissingen kunt nemen.

Mooncard: uw hulp bij de boekhouding:

Uw onderneming is een belangrijke speler in de markt en heeft veel potentieel voor groei en succes. Het is belangrijk om te blijven innoveren en groeien zodat u uw doelen kunt bereiken. Maak daarom gebruik van handige oplossingen die u tijd en geld besparen. Eén van die oplossingen is Mooncard.

Met onze betaalkaarten en tankpassen kunnen uw werknemers hun zakelijke uitgaven doen. Per medewerker, functie of afdeling past u de aankoopmachtigingen aan. Na het doen van een aankoop, kunnen de medewerkers een foto van de factuur of de bon maken met hun mobieltje. De afschrijving en het gedigitaliseerde bonnetje ziet u meteen op uw online dashboard. Integreer deze met uw boekhoudprogramma voor een eenvoudige administratie.

Meer weten over hoe Mooncard werkt? Check hoe onze oplossingen uw boekhouding kunnen vereenvoudigen. Vraag een gratis online demo aan. 

Lees ook onze andere artikelen over boekhouding:

• Boekhouden in Excel
• Boekhouding van een eenmanszaak
• Boekhouding van een vereniging
• Boekhouding van een zzp’er