Welke kosten zijn aftrekbare representatiekosten?

Wat zijn precies representatiekosten en wat niet ?

Representatiekosten zijn eenvoudig gezegd kosten die je maakt voor je onderneming, maar die niet direct iets opleveren. Representatiekosten worden ook wel aangeduid als gemengde kosten. Gemengd tussen privé en zakelijk. Als je grondstoffen koopt, levert je dat direct iets op, namelijk de grondstoffen. Als je echter een etentje geeft voor een aantal klanten, natuurlijk in de hoop dat ze trouwe klanten blijven en nog meer van je kopen, dan vallen de kosten van dat etentje onder representatiekosten. Maar je wordt er natuurlijk persoonlijk ook beter van, omdat je toch elke dag moet eten. 

De volgende twee kostenposten kunnen onder representatiekosten vallen:

• Relatiegeschenken in de vorm van voedsel, drank en genotmiddelen

• Representatie, congressen, seminars, studiereizen (inclusief reis- en verblijfkosten)

Over relatiegeschenken in de vorm van voedsel, drank en genotmiddelen

Het etentje waar we het hierboven over hadden, valt onder deze post. Zakenlunches, dus niet gezellig samen met collega’s naar een restaurantje gaan tijdens de lunchpauze, en zakendiners vallen hieronder, inclusief de fooien. Genotsmiddelen zijn bijvoorbeeld sigaren of sigaretten. Drankkosten kun je rekenen als representatiekosten bijvoorbeeld als je met een toekomstige klant of opdrachtgever iets gaat drinken om over een opdracht te praten. 

Over Representatie, congressen, seminars, studiereizen

Representatie bevat de kosten van recepties en/of relatiegeschenken. Dit is representatie van de onderneming. Congressen, seminars en studiereizen zijn aftrekbaar als u deze bezoekt of maakt voor de onderneming. Reiskosten om naar het congres te gaan (en ook taxikosten ter plaatse) en verblijfskosten (hotel en maaltijden) zijn inbegrepen bij de representatiekosten.  Zo ook de toegangskosten, als die er zijn, tot het congres of seminar. 

Welke kosten worden niet gezien als representatiekosten ?

Als een ondernemer als hij naar een congres gaat eerst naar de kapper gaat om er representatiever uit te zien, dan zijn de kapperskosten weer niet aftrekbaar, persoonlijke verzorging zit niet bij de representatiekosten. Hetzelfde geldt voor kleding, een pak met een overhemd of een mantelpakje zijn niet aftrekbaar van de belasting. Behalve als er een (groot) logo van het bedrijf opstaat. In dat geval is het bedrijfskleding, en bedrijfskleding is aftrekbaar. 

Representatiekosten zijn niet 100% aftrekbaar van de belasting

Voor beide bovengenoemde kostenposten geldt een drempel van € 4.800, voorheen was dit €.7.000 maar in 2022 is de drempel verhoogd. Ondernemers mogen er ook voor kiezen de drempel niet te tellen, maar van alle kosten (vanaf de eerste euro) 80% van hun inkomstenbelasting af te trekken, of 73,5% van vennootschapsbelasting. De ondernemer moet dus even rekenen wat in zijn geval het gunstigst is.

Wat houdt dat in, een drempel van € 4.800?

De drempel van € 4.800 die de belastingdienst oplegt houdt in dat je van de eerste € 4.800 geen cent mag aftrekken van de belasting, maar alle representatiekosten boven die drempel, kun je 100% van de belasting aftrekken.

Een voorbeeld: Onderneming M heeft € 10.000 aan representatiekosten in 2022. M mag dan (10.000 – 4.800) € 5.200 aftrekken van de inkomstenbelasting.

Welke methode gebruiken, de drempel of de 80% (of 73,5%) aftrek ?

Je mag als onderneming, of je nou zzp’er bent of een grote BV, zelf kiezen. Dat houdt dus in dat je zelf moet uitrekenen wat het voordeligst is voor jouw onderneming. Als onderneming M (zie vorige paragraaf) kiest voor 80% aftrek vanaf de eerste euro, mag M in ons voorbeeld van € 10.000 daar 80%, dus € 8.000 van aftrekken. Voor onderneming M is dit du duidelijk gunstiger. Onderneming M betaalt inkomstenbelasting, geen vennootschapsbelasting, in het laatste geval zou het € 7.350 af mogen trekken.

En hoe zit het met reclamekosten ? 

Reclamekosten, die kunnen gaan van een reclamecampagne op tv tot een sponsoring van de lokale sportclub met de naam van de onderneming op een bord rond het sportveld of een advertentie in hun maandelijkse verenigingsblad, valt niet onder representatiekosten, zelfs al zijn het kosten die niet direct iets opleveren maar wel gemaakt wordt om op termijn iets op te leveren voor de onderneming. Reclamekosten mogen voor 100% van de belasting worden afgetrokken. 

Kun je de btw van representatiekosten aftrekken van de belasting ? 

De btw-aftrek van representatiekosten zijn vrij ingewikkeld. De btw over zakenlunches of -diners in een eetgelegenheid kan niet worden afgetrokken, nooit. Bij het inhuren van een cateraar is de btw alleen aftrekbaar als er wordt gegeten en gedronken in een ruimte die daar niet op ingericht is. Als je een kantoor inricht met eettafels is de btw niet meer aftrekbaar. 

Aftrek van btw over relatiegeschenken

De btw over relatiegeschenken mag van de belasting worden afgetrokken, maar niet ongelimiteerd! De regel is dat je, als de totale kosten van relatiegeschenken per relatie en per jaar maximaal €227 bedragen, de btw mag aftrekken van de omzetbelasting. Komt het bedrag daarboven? Dan geldt het volgende:

• Zou de relatie die het geschenk ontvangt de btw erover zelf hebben mogen aftrekken? Dan mag jij de btw over het geschenk ook aftrekken.

• Is de ontvanger niet btw-plichtig (dit kan een particulier zijn of een ondernemer die niet btw-plichtig is)? Dan mag er over een geschenk van boven de € 227 geen btw worden afgetrokken.

Houd een nauwkeurig overzicht van de bedrijfskosten

Zoek je een geautomatiseerde oplossing die de zakelijke kosten, ook de representatiekosten, heel makkelijk voor je bijhoudt? Onkostennota’s worden geautomatiseerd en bewijzen worden bewaard door deze eenvoudigweg te fotograferen. De bewijzen van kosten, doorgaans de facturen, moeten voor de belastingdienst bewaard worden, van elke lunch of elke kopje koffie. Bedrijfskosten bijhouden is heel gemakkelijk met Mooncard. Meer weten? Boek dan een demo!