La soluzione per farla finita con le note spese

Puoi dire addio al carico mentale e amministrativo delle note spese! Con Mooncard, basta pagare e scattare una fotografia al giustificativo della transazione: non dovrai più compilare la nota spese, dato che informazioni e approvazioni sono generate automaticamente.

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Oltre 4000 clienti si affidano alla nostra esperienza

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Come funziona?

Effettua il pagamento, fotografa la ricevuta... e il gioco è fatto! Le tue spese saranno inviate immediatamente in contabilità.

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Paga con la tua carta Mooncard 

Ovunque tu sia nel mondo, potrai pagare tramite il circuito Visa presso i commercianti autorizzati dalla tua azienda.
In questo modo, non dovrai più anticipare le spese dell’azienda!

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Scatta una fotografia al giustificativo

Riceverai un SMS che ti ricorderà di scattare una fotografia alla ricevuta, che potrai in seguito gettare perché la foto rimane salvata in formato digitale.
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Generazione automatica della nota spese

La nota spese viene precompilata grazie ai nostri algoritmi in grado di identificare diversi elementi della transazione bancaria: la natura, l’importo, l’IVA e molto altro.
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Convalida della nota spese 

A seconda del circuito d’approvazione definito dall’azienda, la tua nota spese sarà poi verificata e infine convalidata dal tuo manager o dal contabile.

Tutto sulla nota spese

Definizione, IVA, rimborso, modello ...

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Il problema della nota spese è comune a gran parte delle aziende. Si presenta ogni volta che i dipendenti anticipano dei costi che dovranno essere rimborsati. Si tratta di un iter complesso e delicato che comprende processi di liquidazione per spese reali e forfettarie, documenti giustificativi ed altro ancora. Anche la questione relativa alla tempistica del rimborso è estremamente importante. Per questo è fondamentale disporre di un processo sicuro e affidabile, di un software professionale e di politiche tariffarie adeguate per evitare ritardi ed errori. Scopri come fare con la nostra guida sulle note spese completa di un modello fac simile gratuito e utilizzabile.

Sommario

Costi aziendali coperti da nota spese

Alcuni costi aziendali sono sostenuti direttamente da dipendenti o manager d’impresa. La nota spesa permette di accertare e contabilizzare questi costi anticipati, procedere alla liquidazione e al rimborso. È rilevante per l’azienda e per l'Agenzia delle Entrate perché contribuisce alla formazione del reddito d'impresa.

I costi aziendali coperti da nota spese sono:

  • spese di vitto e alloggio: ossia ristorazione e soggiorno in trasferta. Per importi forfettari occorre verificare le policy aziendali in modo da non sostenere costi non rimborsabili.
  • spese di trasferta: per spostamenti in aereo, treno, nave e così via. Con la propria vettura si ricorre ad un rimborso carburante e chilometrico secondo le tabelle ACI.
  • spese accessorie: non ascrivibili alle precedenti come parcheggio, rappresentanza, fotocopie di sentenze depositate da un legale.
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Compilazione nota spese: come procedere

Per il rimborso dei dipendenti aziendali è fondamentale la compilazione nota spese. Ogni azienda può scegliere in maniera autonoma il proprio modello ma per la liquidazione devono essere fornite le seguenti informazioni obbligatorie.

  • Dati anagrafici e lavorativi del beneficiario.
  • Firma del dipendente e del datore di lavoro.
  • Data e luogo della trasferta con orari del viaggio.
  • Riferimenti dell'azienda: nome, ragione sociale e indirizzo.
  • Numero progressivo della nota spese (opzionale).
  • Causale della spesa e natura dei costi.
  • Documenti giustificativi: fattura, scontrino o titoli di viaggio.
  • Importo, al netto dell’IVA, tasse incluse.
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Nota spese: rimborso

 

La cosiddetta nota spese rimborso può essere di tre tipi.

  • Rimborso dei costi effettivi. L'azienda rimborsa le spese realmente sostenute dal dipendente. La nota spese deve essere accompagnata da documenti giustificativi. In caso contrario, l’Agenzia delle Entrate può riclassificare la spesa come stipendio aggiuntivo, soggetto a contributi per l'azienda e imposta sul reddito per il dipendente.
  • Restituzione forfettaria. L'azienda eroga al dipendente una somma di denaro secondo quanto stabilito dal regime fiscale.
  • Rimborso come specifica detrazione forfettaria. Valida per alcune categorie di dipendenti, come i lavoratori edili.
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Gestione delle note spese

A causa di ritardi e imprecisioni da parte dei dipendenti, la cosiddetta gestione nota spese può diventare piuttosto complessa, soprattutto se l'intero processo aziendale non è consolidato. Il rischio è duplice: spreco di tempo e problemi di natura contabile. 

Per questo motivo è fondamentale semplificare e digitalizzare la gestione complessiva delle note spese. Il consiglio principale è definire attentamente la politica di informazioni obbligatorie e voci di spesa analizzate in precedenza per ottenere un vantaggio in termini di costi, tempistiche, controlli e riduzione degli errori.

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Registrazione contabile nota spese

Dopo aver effettuato gli opportuni controlli, l’azienda procede alla cosiddetta registrazione contabile nota spese. Vengono utilizzati conti di debito e di credito. 

Gran parte delle spese aziendali sono addebitate dal conto spese 625 che include viaggi, missioni e ricevimenti opportunamente suddivise. L'account 6251 viene utilizzato per registrare le spese di viaggio. Con il 4456, l'IVA detraibile viene addebitata anche senza giustifica adeguata. 

Il 421 è di tipo personale e il compenso dovuto è accreditato per lo stesso importo delle voci di addebito. In alcuni casi, l’azienda può avvalersi della collaborazione dello studio commercialista per la contabilità di una nota spese.

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Nota spese fac simile

 

Mooncard fornisce un modello Excel gratuito: si tratta della seguente nota spese fac simile per compilare le note spese aziendali. In questo modo sarà più semplice coinvolgere il personale per contabilizzare o rettificare i costi.

Il modello nota spese è personalizzabile, fruibile dall’Agenzia delle Entrate e adattabile a diversi costi e contesti aziendali. Velocizza le operazioni ripetitive e permette di risparmiare tempo prezioso da dedicare ad attività con valore aggiunto più elevato. Tutto diventa più semplice e immediato.

La vera semplificazione è da cercare quindi nei software e nella digitalizzazione. Affidati a Mooncard: la soluzione completa per la gestione contabile della tua azienda.

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FAQ

Quando fare una nota spese?

È opportuno presentare una nota spese entro un termine prossimo alla data di avvenuta transazione per semplificare la contabilità: di solito 30 gg. Secondo la sentenza del 29 settembre 2009 della Corte di Cassazione, il lavoratore che non presenta i documenti giustificativi entro il termine previsto dalla "nota spese" non può pretendere il rimborso.

Chi elabora, gestisce le note spese?

In aziende di grandi dimensioni il controllo e l'elaborazione delle note spese compete al settore Risorse umane o Affari finanziari, prima della trasmissione alla Contabilità. Nelle piccole imprese è gestito dallo studio commercialista che riceve le note spese convalidate dal datore di lavoro, responsabile del controllo contabile preliminare. 

Che cos'è la prova delle note spese?

La prova delle note spese è un documento che attesta la spesa effettiva sostenuta dai dipendenti per conto dell'azienda. Permette al datore di lavoro di compensare il dipendente senza contributi. Esiste un documento giustificativo per ogni tipo di spesa con informazioni congrue in caso di controllo. Un esempio di prove di nota spese è una fattura con identità del fornitore, data, descrizione e menzione dell'IVA, se applicabile.

Perché è necessario digitalizzare la nota spese?

La digitalizzazione delle note spese permette di velocizzare i processi e risparmiare tempo e ridurre i rischi di smarrimento titoli e documenti, obbligo di stampa, mancanza dei giustificativi. La digitalizzazione è veloce e sicura. Tutta la documentazione è dematerializzata, informatizzata, archiviata e presentabile alle autorità di vigilanza.  

Perché adottare una politica di spesa per le spese aziendali?

È necessario che un'azienda formalizzi la propria politica di spese per garantire la fluidità dei processi. Tale politica deve includere: 

  • spese stabilite dalle policy aziendali;
  • documenti giustificativi: fatture, scontrini o titoli di viaggio;
  • qualifica aziendale dei dipendenti;
  •  termine per la presentazione delle note spese;
  •  tempistiche di rimborso.

Quali sono i tipi di compensazione per una nota spese?

I regolamenti prevedono tre tipi di indennità: reale, forfettaria e, per alcune categorie di dipendenti come i lavoratori edili, un rimborso come detrazione forfettaria specifica. La forfettaria viene generalmente scelta per le spese ricorrenti. Tuttavia, se la spesa effettiva supera l'importo preventivato, il dipendente si assume l'onere. La compensazione reale è più restrittiva in caso di produzione di documenti giustificativi per ogni spesa e il loro importo non è illimitato. In caso di ispezione, se l'importo pagato supera l'interesse dell'azienda, la spesa può essere riclassificata come stipendio aggiuntivo.

Quali sono gli obblighi legali relativi alle note spese?

La regolamentazione delle note spese è principalmente di origine giurisprudenziale. Con la sentenza del 25 febbraio 1998 la Corte di Cassazione ha stabilito che "le spese che un lavoratore dimostra di aver sostenuto per le esigenze dell'attività professionale e nell'interesse del datore di lavoro, devono essere rimborsate senza che possano essere imputate alla retribuzione spettante". I controlli fiscali si basano sulla normativa in tema di previdenza sociale e sulle disposizioni normative in materia di imposte (vedi operazioni soggette a IVA).

Come adottare la dematerializzazione delle note spese?

I rimborsi delle note spese non sono soggetti all'imposta sul reddito. Per quanto riguarda l'IVA, la situazione è più complessa. L'azienda può detrarre l'IVA quando è addebitabile per il fornitore. Le spese interessate sono:

  • IVA sulle spese per i pasti;
  • spese di viaggio, per cui l'IVA è recuperabile solo sui biglietti di pedaggio autostradale e sui costi del carburante;
  • costi di alloggio: l’IVA sul conto dell'hotel non è recuperabile, mentre le spese per colazione e bevande sono recuperabili.

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Siamo disponibili dal lunedì al venerdì, dalle ore 09:00 alle 19:00, per presentare la soluzione Mooncard e stabilire un preventivo su misura per le necessità della tua azienda.

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