Tutto quello che dovete sapere sulle scritture contabili aziendali

Le scritture contabili

Le scritture contabili sono le registrazioni dei movimenti contabili relativi ai diversi fatti di gestione dell’azienda durante l’esercizio d’impresa. Sono quindi costituite dall’annotazione di tutte le operazioni effettuate dall’azienda, qualunque sia la loro natura (economica o finanziaria), da effettuarsi anche tramite apposito software o, per le attività più piccole, anche ricorrendo alla sola prima nota. Come infatti vedremo tra poco, è proprio la dualità della natura delle operazioni contabili aziendali che caratterizza la metodologia con cui vengono effettuate queste registrazioni, ovvero la cosiddetta “partita doppia”.

La partita doppia e il piano dei conti 

Tutte le registrazioni contabili sono destinate a confluire all’interno del “piano dei conti” che contiene tutti i conti, economici o finanziari, che costituiscono l’organizzazione contabile dell’azienda.

I conti economici accolgono gli elementi che concorrono a formare il reddito dell’azienda (costi e ricavi) e quelli che contribuiscono alla formazione del patrimonio netto, costituito essenzialmente dal capitale sociale della società, cui si aggiungono gli utili (perdite) di esercizio e le riserve legali. I conti finanziari, invece, registrano le “attività”, ovvero le variazioni positive che corrispondono ad entrate di cassa e crediti, e le “passività”, cioè le variazioni negative che corrispondono ad uscite di cassa, debiti, oneri vari, ratei passivi, fondi rischi ecc.

La “partita doppia” è un metodo di registrazione della contabilità che inserisce ogni variazione contabile contemporaneamente in un conto finanziario e in un conto economico, proprio perché ne rileva la natura duale. Ogni operazione, infatti, può essere vista tanto sotto un profilo economico (costo o ricavo) quanto sotto un profilo finanziario (credito, debito o cassa).

Ecco allora che il medesimo importo relativo ad una determinata operazione, per esempio una spesa, può essere iscritto tanto come l’insorgenza di un costo (in un conto economico), quanto come la corrispondente uscita monetaria (in un conto finanziario). I conti utilizzati dall’azienda, come già detto, sono contenuti nel “piano dei conti” e, a loro volta, sono suddivisi in più sottoconti. Al loro interno, gli importi vengono inseriti in uno schema grafico detto “mastrino”, diviso nelle due colonne “dare e avere”. Sotto la colonna “dare” vengono inserite le risorse impiegate dall’azienda, mentre nella colonna “dare” vengono indicate le fonti a cui si è attinto per ottenere quelle stesse risorse.

Queste scritture vengono inserite nel libro giornale - e in alcuni altri registri contabili obbligatori - e sintetizzate nelle componenti del bilancio d’esercizio dell’azienda (conto economico e stato patrimoniale). Il bilancio d’esercizio, in sede di analisi di bilancio, potrà poi essere eventualmente riclassificato per ottenerne altri specifici indicatori (indici di bilancio) e, quindi, eventualmente, essere sottoposto anche all’esame di un revisore contabile.

Le scritture e i libri contabili obbligatori

Sebbene, come abbiamo premesso, ogni imprenditore abbia una sostanziale necessità di registrare la propria contabilità, non tutte le aziende sono obbligate alla formale tenuta delle scritture contabili. L’art. 2214 c.c. stabilisce infatti che ogni imprenditore commerciale deve adempiere agli obblighi contabili, fatta eccezione per i cosiddetti “piccoli imprenditori”. Questi sono specificamente indicati all’art. 2083, e sono i coltivatori diretti del fondo, gli artigiani, i piccoli commercianti e le imprese a conduzione familiare.

Inoltre, il medesimo articolo stabilisce anche quali siano i registri contabili obbligatori per tutti gli imprenditori commerciali. Si tratta del libro giornale e del libro degli inventari. Il primo è un libro dove vanno registrati tutti i movimenti contabili dell’azienda in rigoroso ordine cronologico e secondo il metodo della partita doppia (quindi dare/avere). Per ogni fatto di gestione deve essere indicato l’importo, la data, una denominazione e una breve descrizione. Non è più sottoposto all’obbligo di vidimazione ma prevede ancora la bollatura.

Il libro degli inventari, invece, ricostruisce la situazione patrimoniale ed economica della società all’interno di un determinato lasso di tempo. Viene redatto la prima volta alla costituzione dell’azienda e, successivamente, anno dopo anno, con apposizione di una numerazione progressiva. Deve indicare tutte le attività e passività dell’azienda con annessa valutazione (e o svalutazione, come per esempio, per crediti inesigibili) e deve comprendere stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa. 

L’art. 2214 c.c. prevede anche che l’imprenditore raccolga e conservi tutta la corrispondenza commerciale relativa alle scritture, ovvero tutte le fatture, i telegrammi e le lettere ricevute e spedite in concomitanza con i fatti di gestione cui si riferiscono i movimenti contabili.

Inoltre, viene specificato che l’imprenditore commerciale è obbligato anche a tenere altri libri e registri contabili a seconda della natura della società e delle sue dimensioni. Questi libri sono elencati all’art. 2421 c.c. e 2422 c.c., rispettivamente per quanto concerne le società a responsabilità limitata (S.r.l.) e società per azioni (S.p.A.).

Per le società a responsabilità limitata:

• Libro delle decisioni dei soci.

• Libro delle decisioni degli amministratori.

Per le società per azioni:

• Libro dei soci.
• Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee.
• Libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale.
• Libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo.
• Libro delle obbligazioni.
• Libro delle deliberazioni del comitato esecutivo.

A complicare ulteriormente il quadro delle formalità, c’è il fatto che il Codice civile non è l’unica fonte legislativa che preveda obblighi contabili a carico dell’imprenditore. Infatti, anche la normativa fiscale, di cui al DPR 600/73 (“Disposizioni comuni in materia di accertamento delle imposte sui redditi”) prevede la tenuta obbligatoria di altri libri contabili, anche questa volta variabili in base alla natura della società, alle sue dimensioni e anche del regime contabile adottato.

Ed ecco che al libro giornale e al libro degli inventari vanno ad aggiungersi:

• Libro mastro (ovvero delle scritture ausiliarie nell’anno fiscale).
• Registri delle scritture di magazzino.
• Registri IVA.
• Registro dei beni ammortizzabili.

Le norme metodologiche per la tenuta delle scritture contabili 

La normativa civilistica prescrive anche che le scritture debbano essere ispirate ad una ordinata contabilità. Questa “qualità” viene dettagliata agli articoli 2216 e 2219 del Codice civile come segue:

• Le scritture non devono avere al loro interno interlinee, spazi vuoti o trasporti di margine.
• Le scritture non possono essere registrate accorpando i movimenti relativi ad un determinato periodo, anche se questi fossero omogenei tra loro.
• Non è possibile effettuare cancellazioni che rendano illeggibili le registrazioni originali. Quindi niente abrasioni. La correzione deve essere eseguita registrando un nuovo movimento corretto e ciò che si desidera cancellare in quanto errato deve comunque rimanere leggibile.

A norma dell’art. 2220 del Codice civile, tutte le scritture contabili obbligatorie e i relativi documenti commerciali devono essere conservati, anche in formato digitale o per immagini, per almeno 10 anni.

Conclusioni 

Come abbiamo visto le scritture contabili costituiscono un importante strumento per il controllo di gestione e un fondamentale mezzo di comunicazione dell’andamento dell’azienda nei confronti dei terzi e degli enti amministrativi. Ed è importante ricordare sempre che dalla corretta tenuta delle scritture dipende la possibilità di poterle utilizzare a proprio favore in ambito processuale e in sede fallimentare. D’altronde, oggigiorno, anche nelle piccole aziende, la tenuta delle scritture contabili è realizzata tramite appositi software che velocizzano le operazioni e riducono enormemente la possibilità di errori: la digitalizzazione può portare enormi vantaggi in ambito contabile.

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• Le scritture contabili sono le registrazioni dei movimenti contabili relativi ai diversi fatti di gestione dell’azienda durante l’esercizio d’impresa, e consistono nell’annotazione di tutte le operazioni effettuate dall’azienda, di natura sia economica che finanziaria.
• L’imprenditore commerciale è obbligato a tenere i libri contabili previsti per legge: il libro giornale e il libro degli inventari. Altri documenti contabili si rendono obbligatori, sia in base alla normativa civilistica che a quella fiscale, in base alla natura giuridica della società, alle dimensioni dell’azienda e al regime contabile adottato.
• La contabilità aziendale si basa sull’utilizzo del metodo della partita doppia, un sistema di registrazione che prevede che ogni fatto di gestione venga contabilizzato contemporaneamente sia sotto il profilo economico (costi e ricavi) sia sotto quello finanziario (crediti, debiti e liquidità).