Notes de frais et alcool : tout ce qu'il faut savoir

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Sommaire

Le remboursement des boissons alcoolisées par l’entreprise dans le cadre d’une note de frais repas est un sujet sensible et peu encadré par le droit. Il appartient donc à l’employeur lui-même de définir une politique claire en la matière et de se donner les moyens de la faire appliquer par ses salariés. Voici l’essentiel pour tout comprendre et vous mettre en conformité avec Mooncard !

 

Consommation d’alcool par les salariés : quel cadre légal ?

 

Rappelons tout d’abord brièvement la réglementation relative au droit à la consommation d’alcool sur le lieu de travail. Dans les locaux de l’entreprise, l’article R4228-20 du code du travail autorise en effet uniquement l’accompagnement des repas par des boissons dites alcools doux tels que :

 

  • Le vin ;
  • La bière ;
  • Le cidre ;
  • Le poiré.

 

Une interdiction de principe s’applique en revanche pour les alcools distillés et titrant plus de 15 degrés, comme le whisky ou le cognac.

 

L’employeur reste par ailleurs libre d’interdire même les boissons autorisées au travail, lorsque des conditions particulières de sécurité s’appliquent à l’intérieur de l’entreprise. Ces mesures restrictives par rapport à la consommation de certaines boissons, doivent rester « proportionnées au but recherché ». L’interdiction doit viser des catégories particulières de salariés et correspondre à une situation particulière de risque ou de danger (arrêt CAA Nancy du 6 mars 2018).

 

Livraison d’alcool au travail avec Uber Eats : le saviez-vous ?

 

La commande d’un repas sur Uber Eats peut être accompagnée de la livraison d’une boisson alcoolisée. Si vous vous faites livrer sur votre lieu de travail, vérifiez bien sûr au préalable que ce type de consommation respecte la politique interne de l’établissement. N’oubliez pas également d’établir une note de frais de vos dépenses sur Uber Eats avec TVA, si vous souhaitez déduire cette dépense dans le cadre de la gestion de vos frais réels.

 

Notes de frais alcool dans les entreprises : une exigence de proportionnalité

 

La gestion de la réglementation relative à la consommation d’alcool à l’extérieur des locaux des entreprises est plus imprécise.

 

Un collaborateur a bien sûr toujours le droit de consommer un verre d’alcool dans le cadre d’un déplacement ou d’une mission à l’extérieur, au titre de sa responsabilité individuelle. La question est celle du possible remboursement des dépenses pour cette boisson par l’employeur dans le cadre d’une note de frais repas.

 

Sur ce point, seul un principe de droit très général est fixé par la Cour de cassation dans son arrêt 98-44.833 du 9 janvier 2001 : « les frais qu'un salarié justifie (…) pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur, doivent être remboursés ».

 

Autrement dit, l’administration fiscale va apprécier deux principaux critères pour déterminer si la note de frais pour des dépenses en alcool est justifiée :

 

  • La nécessité de la dépense du salarié pour les intérêts de l’entreprise (favoriser une bonne relation commerciale lors d’un repas d’affaires, signer un contrat, fidéliser un client, accompagner une négociation…) ;
  • La proportionnalité de cette dépense (un simple verre de vin accompagnant le repas d’un collaborateur sera considéré différemment d’une addition indiquant un nombre élevé de bouteilles ou un apéritif coûteux).

 

Pas de dépenses d’alcool avec un ticket restaurant

 

Les titres-restaurants distribués par l’employeur ne permettent pas à un collaborateur d’acheter une boisson alcoolisée, même dans le cadre d’un repas. Le salarié conserve toutefois la possibilité de payer lui-même sa boisson et de la déduire au titre de ses frais réels ticket restaurant.

 

 

Comment encadrer la gestion des notes de frais professionnels de boissons alcoolisées ?

 

En raison du caractère assez subjectif de la réglementation par le droit, il est fortement recommandé aux entreprises d’encadrer très précisément la question de la gestion du remboursement de l’alcool, dans leur politique interne de note de frais. Cette précaution est garante d’une bonne gestion de ces dépenses et d’une meilleure compréhension par les salariés.

 

La politique appliquée doit bien sûr être comprise par chaque salarié. Elle doit par ailleurs être cohérente avec la culture propre à l’entreprise et à son secteur d’activité. Trois principales doctrines sont envisageables :

 

  • Il est tout d’abord possible d’opter pour une interdiction totale du remboursement des notes de frais d’alcool. Un salarié consommant une boisson alcoolisée lors d’un repas professionnel ne pourra donc pas en obtenir le remboursement, sous aucune condition.

  • À l’opposé, l’employeur peut accorder une autorisation de principe pour intégrer l’alcool aux notes de frais professionnels. Il appartient dans ce cas à chaque salarié de faire preuve de responsabilité et de modération, afin de limiter les dépenses d’alcool au montant nécessaire et proportionnel lors de chaque repas et présenter des notes de frais recevables.

  • L’employeur peut enfin opter pour le compromis avec un système forfaitaire. Chaque salarié a ainsi le droit d’intégrer dans sa note de frais restaurant une certaine quantité d’alcool (typiquement un verre par convive et par repas) ou un certain montant en euros.

 

Note de frais alcool : prévoyez tous les cas particuliers

 

La politique interne des notes de frais de l’entreprise doit également aborder la question des frais d’alcool en dehors d’un repas. De nombreux employeurs excluent ainsi par principe tout remboursement pour le minibar d’une chambre d’hôtel ou encore pour un apéritif pris dans une gare ou un aéroport par des salariés en déplacement.

 

Comment intégrer l'alcool dans une note de frais ?

 

Le salarié établissant une note de frais repas doit obligatoirement produire la facture ou addition détaillée de l’établissement, indiquant la nature précise des aliments et boissons. La règle vaut d’autant plus s’il a consommé de l’alcool à cette occasion. En effet différents taux de TVA sont susceptibles de s’appliquer :

 

  • Le repas pris à table dans un restaurant est soumis à un taux de TVA réduit de 10 %.
  • L’achat d’un plat à emporter bénéficie d’un taux de TVA réduit de 5,5 %.
  • Les boissons alcoolisées, en revanche, sont toujours soumises au taux standard de 20 %.

 

L’entreprise a donc besoin de connaître le détail du repas afin de récupérer la TVA sur les frais professionnels remboursés. À titre accessoire, cela lui permet également de contrôler le respect de sa politique interne de note de frais et l’absence d’abus par certains salariés.

 

Assurez la traçabilité des notes de frais professionnels liés à l’alcool

 

Mooncard met à votre disposition un modèle de note de frais restaurant incluant l’ensemble des informations utiles pour contrôler la nature et la réalité des frais engagés par le salarié. Cela inclut la consommation éventuelle de boissons alcoolisées.

Vous souhaitez ne plus vous embêter avec les notes de frais papier ?  Mooncard propose une solution afin d’automatiser la gestion des notes de frais couplée à des cartes de paiement. Pour en savoir plus, faites une demande de démo en ligne.