Tout savoir sur les frais de mission

Frais de mission : de quoi s’agit-il ?

Les frais de mission représentent les dépenses engagées par un salarié ou un agent de la fonction publique en déplacement. Ces indemnités ne s’appliquent pas au trajet quotidien entre le domicile et le lieu de travail, mais à la réalisation de missions ponctuelles situées hors de :

• Sa résidence administrative (lieu habituel de travail) ;
• Sa résidence familiale (adresse personnelle).

Les motifs de déplacement peuvent inclure :

• le suivi d’une formation à la demande de l’employeur ;
• la réalisation d’une mission de consulting sur un autre site de l’entreprise ;
• ou encore la visite d’un client ou fournisseur.

Tout salarié ou agent de la fonction publique en fonction a droit à des indemnités versées par l’employeur pour être remboursé de ses frais de mission, sur la base de barèmes fixés par la réglementation. Sur le plan de la gestion, le remboursement de ces sommes est toutefois conditionné à une stricte comptabilisation des notes de frais.

Quels sont les différents types de frais de mission ?

Il est possible de distinguer plusieurs catégories de frais de mission, dont les taux de remboursement sont variables.

Frais de déplacement

L’indemnité au titre des frais de déplacement du salarié est susceptible de s’appliquer à n’importe quel moyen de transport :

• Transports publics et en commun (bus, train, avion, bateau…) ;
• Frais de taxi ;
• Utilisation du véhicule personnel du salarié.

Si le salarié a recours à un transport public, le taux remboursé correspond à la solution de déplacement la plus adaptée pour l’itinéraire choisi (le train plutôt que l’avion, par exemple) et au tarif le moins onéreux (deuxième classe au lieu de première classe…).

S’il préfère utiliser son véhicule personnel, il convient d’appliquer un barème des frais kilométriques. Ce dernier permet de calculer un montant de remboursement forfaitaire pour ses frais de déplacement, sur la base de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus.

Frais d’hébergement

Un remboursement des frais d’hébergement est prévu si le salarié est contraint de passer au moins une nuitée en déplacement. Le montant forfaitaire et journalier pris en charge, petit-déjeuner inclus, est fixé à :

• 110 € à Paris intra-muros ;
• 90 € dans le reste de l’Île-de-France ou dans une ville de plus de 200 000 habitants ;
• 70 € dans les autres communes.

Frais de repas

Le même principe s’applique concernant les repas pris par le salarié dans le cadre de sa mission. Le barème applicable est actuellement fixé à 19,40 € par repas (ou 17,50 € pour les agents de la fonction publique). L’employeur est libre de rembourser des allocations forfaitaires plus importantes, mais ce supplément fera l’objet d’une liquidation de cotisations sociales aux taux habituels.

Les déjeuners et dîners constituent les dépenses les plus récurrentes lors d’un déplacement professionnel. Il est recommandé de doter votre entreprise d’un bon système de gestion des notes de frais repas.

Comment déclarer des frais de mission ?

Les frais de mission constituent un remboursement des sommes engagées par le salarié pour accomplir son activité. Ils ne constituent donc pas un élément de rémunération, et sont en principe exonérés à la fois de cotisations de sécurité sociale et de CSG-CRDS. Deux situations sont toutefois à distinguer, selon le mode de déclaration retenu par le salarié pour son impôt sur le revenu :

1. S’il a opté pour l’abattement de 10 % au titre des frais professionnels, les indemnités de frais de mission sont entièrement exonérées – dans la mesure où elles ne concernent pas des frais déjà couverts par l’abattement.
2. S’il a opté pour une déclaration aux frais réels, il doit alors réintégrer ces indemnités pour frais dans sa rémunération globale. En contrepartie, il peut ensuite déduire tous les frais effectivement engagés dans le cadre de son activité.

Comment faire une note de frais ?

La note de frais est une fiche récapitulative de l’ensemble des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de sa mission. Elle est remplie par le collaborateur concerné avec l’ensemble des justificatifs utiles, puis doit être remise à l’employeur pour déclencher le remboursement.

La gestion des notes de frais obéit à des règles simples, mais exige de la rigueur et de la précision pour ne commettre aucune erreur d’indemnisation. Des remboursements surévalués ou inexacts peuvent faire l’objet de redressements engagés par l’administration.

Chaque note doit être nominative, datée, et inclure des renseignements obligatoires comme :

• Le descriptif de la mission réalisée ;
• Le lieu du déplacement ;
• La description des frais par catégorie (hôtel, restaurant, transport…) avec les montants afférents dans chaque cas ;
• La mention de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) avec son taux.

Le recours à un bon logiciel de gestion des notes de frais épargnera à votre entreprise de nombreuses difficultés potentielles. Vous savez désormais comment faire une note de frais !

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