Tout savoir sur les frais de mission

Frais de mission : de quoi s’agit-il ?

Les frais de mission représentent les dépenses engagées par un salarié ou un agent de la fonction publique en déplacement. Ces indemnités ne s’appliquent pas au trajet quotidien entre le domicile et le lieu de travail, mais à la réalisation de missions ponctuelles situées hors de :

• Sa résidence administrative (lieu habituel de travail) ;
• Sa résidence familiale (adresse personnelle).

L'indemnité de frais de mission constitue un régime particulier d'allocation forfaitaire destinée à couvrir les frais engagés par le salarié. Cette indemnité, plafonnée par les barèmes URSSAF, est exonérée de cotisations sociales dans ces limites.

Elle se distingue du simple remboursement de frais réels : l'employeur peut choisir de verser soit une indemnité forfaitaire (selon les barèmes officiels), soit de rembourser les frais réels sur justificatifs. Lorsque l'employeur dépasse les plafonds URSSAF, la partie excédentaire devient soumise aux cotisations sociales et constitue un avantage en nature.

Les motifs de déplacement peuvent inclure :

• le suivi d’une formation à la demande de l’employeur ;
• la réalisation d’une mission de consulting sur un autre site de l’entreprise ;
• ou encore la visite d’un client ou fournisseur.

Tout salarié ou agent de la fonction publique en fonction a droit à des indemnités versées par l’employeur pour être remboursé de ses frais de mission, sur la base de barèmes fixés par la réglementation. Sur le plan de la gestion, le remboursement de ces sommes est toutefois conditionné à une stricte comptabilisation des notes de frais.

Quels sont les différents types de frais de mission ?

Il est possible de distinguer plusieurs catégories de frais de mission, dont les taux de remboursement sont variables.

Frais de déplacement

L’indemnité au titre des frais de déplacement du salarié est susceptible de s’appliquer à n’importe quel moyen de transport :

• Transports publics et en commun (bus, train, avion, bateau…) ;
• Frais de taxi ;
• Utilisation du véhicule personnel du salarié.

Si le salarié a recours à un transport public, le taux remboursé correspond à la solution de déplacement la plus adaptée pour l’itinéraire choisi (le train plutôt que l’avion, par exemple) et au tarif le moins onéreux (deuxième classe au lieu de première classe…).

S’il préfère utiliser son véhicule personnel, il convient d’appliquer un barème des frais kilométriques. Ce dernier permet de calculer un montant de remboursement forfaitaire pour ses frais de déplacement, sur la base de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus.

Frais d'hébergement et de repas - Barèmes officiels 2025

Un remboursement des frais d’hébergement est prévu si le salarié est contraint de passer au moins une nuitée en déplacement. Il est important de noter que les montants forfaitaires d'hébergement et de repas varient selon la durée de la mission. Selon les barèmes officiels URSSAF 2025, les indemnités sont dégressives pour les missions prolongées :

Pour les déplacements en métropole :

- 3 premiers mois : 21,10 € par repas, 75,60 € pour l'hébergement à Paris (56,10 € ailleurs)

- Du 4e au 24e mois : 17,90 € par repas, 64,30 € pour l'hébergement à Paris (47,70 € ailleurs)

- Au-delà de 24 mois : 14,80 € par repas, 52,90 € pour l'hébergement à Paris (39,30 € ailleurs)

Cette dégressivité vise à éviter que les indemnités de mission ne deviennent plus avantageuses qu'un salaire normal pour des missions de très longue durée.

Le même principe s’applique concernant les repas pris par le salarié dans le cadre de sa mission. L'employeur est libre de rembourser des allocations forfaitaires plus importantes, mais ce supplément fera l'objet d'une liquidation de cotisations sociales aux taux habituels.

Les déjeuners et dîners constituent les dépenses les plus récurrentes lors d’un déplacement professionnel. Il est recommandé de doter votre entreprise d’un bon système de gestion des notes de frais repas.

Frais de mission vs frais de déplacement

La confusion est fréquente entre ces deux notions :

- Les frais de mission englobent tous les coûts liés à un déplacement professionnel : transport, hébergement, repas, frais annexes. C'est le terme générique qui couvre l'ensemble des dépenses d'une mission.

- Les frais de déplacement constituent une catégorie spécifique des frais de mission, limitée aux coûts de transport : billets de train/avion, indemnités kilométriques, péages, parking.

Autrement dit, les frais de déplacement sont une composante des frais de mission, au même titre que les frais d'hébergement et de repas.

Comment déclarer des frais de mission ?

Les frais de mission constituent un remboursement des sommes engagées par le salarié pour accomplir son activité. Ils ne constituent donc pas un élément de rémunération, et sont en principe exonérés à la fois de cotisations de sécurité sociale et de CSG-CRDS. Deux situations sont toutefois à distinguer, selon le mode de déclaration retenu par le salarié pour son impôt sur le revenu :

1. S’il a opté pour l’abattement de 10 % au titre des frais professionnels, les indemnités de frais de mission sont entièrement exonérées – dans la mesure où elles ne concernent pas des frais déjà couverts par l’abattement.
2. S’il a opté pour une déclaration aux frais réels, il doit alors réintégrer ces indemnités pour frais dans sa rémunération globale. En contrepartie, il peut ensuite déduire tous les frais effectivement engagés dans le cadre de son activité.

Comment faire une note de frais ?

La note de frais est une fiche récapitulative de l’ensemble des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de sa mission. Elle est remplie par le collaborateur concerné avec l’ensemble des justificatifs utiles, puis doit être remise à l’employeur pour déclencher le remboursement.

La gestion des notes de frais obéit à des règles simples, mais exige de la rigueur et de la précision pour ne commettre aucune erreur d’indemnisation. Des remboursements surévalués ou inexacts peuvent faire l’objet de redressements engagés par l’administration.

Chaque note doit être nominative, datée, et inclure des renseignements obligatoires comme :

• Le descriptif de la mission réalisée ;
• Le lieu du déplacement ;
• La description des frais par catégorie (hôtel, restaurant, transport…) avec les montants afférents dans chaque cas ;
• La mention de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) avec son taux.

Le recours à un bon logiciel de gestion des notes de frais épargnera à votre entreprise de nombreuses difficultés potentielles. Vous savez désormais comment faire une note de frais !

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