Quelle est la durée de conservation d'une note de frais ?

Les enjeux des pièces justificatives sous format papier

Ce que dit la réglementation

La réglementation actuelle n’est pas unanime concernant le délai de conservation des pièces justificatives des dépenses par les entreprises. En vertu des articles L 102 B et L13 du livre des procédures fiscales, le délai de conservation des pièces susceptibles de faire l’objet d’un contrôle de l’administration est de 6 ans pour les pièces papier et de 3 ans pour les pièces sur support numérique. Le délai de 6 ans est repris par l’article L 243-16 du code de la sécurité sociale utilisé par l’URSSAF. Pour le code du commerce en revanche, les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés 10 ans (article L 123-22). 

Les obstacles d’une gestion du format papier

Les justificatifs des dépenses relatives aux notes de frais professionnels sont de formes et de natures variées, surtout pour le remboursement au réel demandant la justification à l’euro près. S’agissant du remboursement au forfait, la preuve de la mission doit toutefois être conservée (sans les pièces justificatives) par les entreprises. L’URSSAF et l’administration fiscale peuvent la demander.

La conservation de ces justificatifs pendant plusieurs années est motivée par :

• Les contrôles réglementaires de l’URSSAF, vérifiant que l’exonération de cotisations sociales sur le remboursement des notes de frais professionnels est bien justifiée ;
• Les contrôles de l’administration fiscale, vérifiant la déductibilité des opérations soumises à TVA ;
• Le contrôle de gestion et le contrôle interne de l’entreprise. Dans le cadre de ces contrôles, l’entreprise peut comparer le retour sur investissement de ses salariés, mais peut également vérifier les écarts de remboursements de frais d’un salarié à l’autre.  

Pour autant, réaliser ces derniers contrôles sur des documents papier est très fastidieux, même si les pièces sont correctement archivées par le comptable de l’entreprise.  

Les pièces à présenter aux entreprises sont en effet nombreuses, de format et de couleur variés. Par exemple, pour un repas au restaurant, le salarié avançant les frais doit mentionner le nom des convives, leur fonction et la dénomination de leur entreprise. S’agissant des frais kilométriques, les pièces suivantes sont nécessaires : le motif du déplacement des salariés, le lieu de la mission, le kilométrage effectué et la puissance fiscale du véhicule. Concernant l’hébergement, le nombre de nuitées et les frais annexes doivent être mentionnés sur le justificatif de note de frais. 

De plus, la conservation sous format papier implique un travail fastidieux et coûteux. En effet, chaque justificatif doit être imprimé même si, à l’origine, il est dématérialisé (les réservations de billets d’avion ou de train par exemple). De plus, la conservation d’un grand nombre de documents papier nécessite de disposer de suffisamment d’espace, pouvant représenter un coût non négligeable dans certaines villes. Il y a aussi l’argument écologique : pourquoi imprimer des documents dématérialisés de manière native ? 

Par ailleurs, la gestion sous format papier des justificatifs génère plusieurs types de dysfonctionnements impactant le véritable coût des notes de frais :

• Le défaut de collecte des pièces justificatives par les salariés n’en faisant pas une priorité ;
• Le risque de perte de documents tout au long du processus (collaborateur à l’origine de la dépense, manager chargé d’un premier contrôle, service des ressources humaines et service comptable pour la mise en paiement, archivage) ; 
• Les risques d’erreurs sur la TVA.

Cela plaide pour la formalisation d’une politique de gestion des notes de frais qui détaillera les dépenses éligibles à un remboursement et les justificatifs à produire. Un tableau unique des notes de frais sous Excel, comme le propose la société Mooncard, est également un progrès. Toutefois, bien que facilitant la gestion d’une note de frais, ces éléments ne sont pas une garantie contre les erreurs dans la note de frais ou les oublis de pièces justificatives.  La gestion de la TVA peut aussi poser des difficultés.

Les vertus d’une gestion dématérialisée des notes de frais

Ce que dit la réglementation

L’arrêté du 23 mai 2019, effectif à compter du 1^er juillet 2019, fixe les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier, en application de l'article L. 243-16 du code de la sécurité sociale. Les modalités d’archivage du document doivent être réalisées dans les conditions et garanties prévues à l’article A0102 B-2 du livre des procédures fiscales. Ce dernier demande notamment : 

• Des fichiers numérisés devant faire l’objet d’un contrôle interne (s’assurer de leur disponibilité et de leur intégrité) ;
• Que la copie numérique du document présenté par le salarié soit, pour être probante, une reproduction à l’identique ;
• Un format unique du document numérique (format PDF ou PDF A/3) ;
• Un système de conformité, de sécurité ou d’horodatage indiquant la date des opérations réalisées par le salarié. 

Par ailleurs, selon l’article 153 de la loi de finances pour 2020, la dématérialisation des factures sera la norme à l’horizon 2024.

Les conséquences en termes de gestion des notes de frais

Lorsque vous automatisez la gestion des notes de frais, le schéma relatif à la procédure de note de frais s’en trouve modifié :

• Utilisation d’une application dédiée aux notes de frais ;

• Accélération des traitements ;
• Traçabilité des opérations d’un point de vue comptable ;
• Levée de la problématique de l’archivage des pièces justificatives papier, dans la mesure où un dispositif d’archivage à valeur probante des notes de frais doit être mis en place ;
• Une assurance contre la perte des pièces justificatives. 

La solution par Mooncard permet la dématérialisation de l’ensemble de la procédure et tire tous les avantages d’une note de frais dématérialisée. Une carte de paiement paramétrée des dépenses autorisées est remise au salarié qui n’a plus à faire l’avance des frais. Il est ensuite invité à prendre le justificatif en photo. L’ensemble des informations est transmis directement dans le logiciel des entreprises pour contrôle et paiement. Cette solution met fin aux fautes de frappe sur Excel et à la perte des justificatifs notamment, aux erreurs sur la TVA. 

Sachant que le véritable coût d’une note de frais papier dépasse les 50 € en moyenne, on peut mesurer les progrès obtenus par la dématérialisation :

• La numérisation immédiate des pièces justificatives facilite les échanges entre les différents départements de l’entreprise (service financier, ressources humaines, comptable…) ;
• Les salariés gagnent un temps considérable de saisie ;
• Les demandes de paiement pourront être traitées plus rapidement.

Par ailleurs, la dématérialisation facilite la vérification efficace des notes de frais des collaborateurs. S’il est déjà conseillé dans le monde papier de vérifier les notes par sondage, la dématérialisation avec Mooncard sécurise davantage le processus : seules les dépenses autorisées sont paramétrées, les pièces justificatives sont présentes. Les comparaisons entre départements, services voire collaborateurs, dans le cadre du contrôle interne et du contrôle de gestion, en sont favorisés. Les documents à valeur probante peuvent être présentés à l’administration.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la solution Mooncard, faites une demande de démo en ligne.

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