Rédiger une note de débours : modèle et explications

Les débours sont les termes employés pour désigner la note de frais des indépendants. Cela indique la somme que vous réglez au nom et pour le compte d’un de vos clients. En effet, il n’est pas rare d’engager des dépenses pour une mission dans le cadre d’une prestation de services ou de vente de biens. Pour vous faire indemniser cette avance, vous devez inclure dans votre facture une note de débours et un remboursement des frais. Découvrez toutes les subtilités de la note de débours.

Qu’est-ce qu’une note de débours ?

Les notes de débours sont souvent employées par les entrepreneurs pour couvrir les dépenses effectuées pour le client. Elle sert de preuve comme avance de frais pour le client et peut être utilisée pour la facturation.

L’indépendant obtiendra un remboursement en émettant une facture après la prestation du service ou la vente du bien.

La note de débours n’est pas considérée comme une charge comptable, mais seulement comme une avance de frais sur la trésorerie de l’entrepreneur. Les sommes doivent être déclarées à des fins fiscales.

La facture doit être émise au nom du client et la TVA peut être récupérée pour ce dernier.

Les notes de débours ne sont pas des notes de frais

Une note de débours est distincte d’une note de frais. Les frais sont facturés au nom de la personne qui les a dépensés et peuvent être remboursés avec la TVA. Les contributions peuvent également être ajustées en y ajoutant une marge, ce qui n’est pas possible pour les débours.

Attention, toutefois à ne pas tarder à les demander, pour éviter un problème juridique, il existe des solutions pour une déclaration et le recouvrement des notes de frais dans les temps. En effet, il existe un délai légal de remboursement de note de frais.

Les différences entre les débours et les frais sont les suivants :

Les débours sont des sommes dépensées pour le client, avec des services et garanties à la clé ;
Les frais sont des paiements supplémentaires, comme un voyage d’affaires ;
Le traitement comptable et fiscal est différent pour ces deux types de dépenses.

Les notes de débours ne concernent pas les frais de repas, d’hébergement et d’indemnités kilométriques.

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Micro-entrepreneur et note de débours : attention

Effectuer des notes de débours en micro-entreprise n’est pas forcément judicieux. Comme vous êtes en franchise de TVA, vous payez TTC et ne pouvez pas récupérer la TVA. Votre client ne s’y retrouve donc pas.

De même, faire des dépenses pour ce dernier peut se révéler coûteux. Les cotisations sociales et les impôts sur le revenu étant basés sur votre chiffre d’affaires, vous risquez de payer des charges sur les montants remboursés par votre client.

Il est ipso facto préférable de faire preuve de prudence et de lui demander directement d’acheter le matériel dont vous avez besoin pour réaliser la prestation.

Faire une note de débours

La facture pour les frais avancés doit être émise au nom du client avec ses informations officielles. Avant de le lui transmettre, il convient d’en conserver une copie. Ensuite, ces décaissements sont enregistrés dans la comptabilité et dans le livre des dépenses et des factures. Voici ce qui doit figurer sur cette note :

La totalité des sommes détaillées avancées pour le client ;
La date à laquelle les dépenses ont été effectuées ;
Les coordonnées du client et de l’auto-entrepreneur ;
Le débours de trésorerie qui vous revient ;
Le mode et le délai de règlement.

Cela peut prendre la forme d’un tableau que vous intégrez à votre facture. Sur cette dernière apparaissent les frais qui correspondent à la prestation de service ou aux biens vendus ainsi que la note de débours qui décrit la dépense précise engagée pour le compte du client.

Modèle gratuit de note de débours

Mooncard vous accompagne dans la gestion de votre comptabilité et vous offre un modèle gratuit de Note de débours. Et voici un exemple pour comprendre.

Exemple d’une note de débours ajoutée dans une facture :

La facture est rédigée au nom du client et c’est lui qui récupère la TVA, tout autant qu’il bénéficie du service après-vente et des garanties.

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Les notes de dépenses et la TVA sont comptabilisées de manière spécifique, car elles ne représentent pas le chiffre d’affaires, mais seulement une avance de trésorerie.

Note de débours et TVA

Elles sont enregistrées dans des comptes de passage, plus précisément dans un compte tiers :

Pour la comptabilisation de l’achat des dépenses, on débite le compte « autres comptes débiteurs ou créditeurs » et on crédite le compte « banque ».

Pour la refacturation des dépenses, on débite le compte client et on crédite la TVA collectée (si applicable) et « autres comptes débiteurs ou créditeurs » avec le montant des dépenses refacturées. Cette facture est généralement comptabilisée comme une facture d’achat classique.

Ces explications comptables devraient vous aider à récupérer les frais avancés pour le compte de vos clients. Nous simplifions la gestion de vos factures pour que vous puissiez consacrer moins de temps à l’administration.

Refacturation de frais et débours

Les refacturations de frais découlent des dépenses engagées par l'entreprise pour son client. Par exemple, les frais de déplacement peuvent être pris en charge par l'entreprise et facturés à son client. Cela se fait en émettant une facture avec les justificatifs correspondants pour obtenir un remboursement.

Dans le cas où une entreprise prend en charge des frais pour le compte de son client, il s'agit de débours. Cela signifie que l'entreprise agit en tant qu'intermédiaire ou mandataire. Pour être considérés comme des débours éligibles à la TVA, les frais doivent remplir simultanément les conditions énoncées dans le CGI, article 267, II-2° ainsi que dans les BOFiP-TVA-BASE-10-10-30-§§ 200 à 230 (daté du 15 janvier 2014).

Et, si vous perdez vos tickets ou factures papier, la note de frais est tout de même enregistrée grâce à la carte Mooncard ! Peu importe le genre de dépenses d’une entreprise, Mooncard est la solution pour réduire la charge mentale liée à la gestion administrative des notes de frais et des dépenses professionnelles.

Rédiger une note de débours devient très simple ! Concentrez-vous sur votre cœur d’activité, Mooncard digitalise la note de frais pour une gestion plus flexible et plus efficace. Avec une carte paramétrable, le paiement est rapide et la transmission des justificatifs est instantanée grâce à un SMS. La carte Mooncard Corporate offre de nombreux avantages pour les entreprises, tels que la gestion simplifiée de la trésorerie, une comptabilité facilitée ; l’automatisation des dépenses et une sécurité renforcée.

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