Déplacement professionnel : les obligations de l'employeur

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Les déplacements professionnels et voyages d’affaires ponctuels font partie des missions pouvant être confiées par l’entreprise à un salarié dans le cadre de son travail, quel que soit son statut. Certaines obligations s’imposent cependant à l’employeur afin de limiter l’impact sur la vie privée ou les finances personnelles de son collaborateur avant de l’envoyer en mission. Comment se déroule la gestion des notes de frais pour chaque trajet des salariés pour le compte des entreprises (prise de la note de frais, repas, code du travail, politique interne, etc.) ?  L’essentiel à retenir avec Mooncard.

 

Comment définir un déplacement professionnel ?

 

Un déplacement professionnel est un voyage réalisé par le salarié, à la demande de son entreprise, pour exercer son activité hors de son lieu de travail habituel. Il se définit donc par son motif exclusivement professionnel, et peut être réalisé à titre individuel ou en groupe avec d’autres collaborateurs de l’entreprise.

 

Le déplacement peut être d’une durée inférieure ou supérieure à 24 heures, avec la nécessité pour le salarié de passer une ou plusieurs nuitées à l’extérieur de son domicile dans ce deuxième cas. Il est alors plus souvent question d’un « voyage d’affaires », même si la différence entre les deux notions n’est pas clairement établie dans le code du travail.

 

Les déplacements professionnels font partie des obligations normales d’un salarié, mais ne doivent pas le mobiliser :

 

  • Plus de 90 jours consécutifs par déplacement ;
  • Plus de 180 jours par an au total dans le cas d’un transport à l’étranger.

 

Cette limite permet de distinguer le « simple » déplacement professionnel d’une véritable expatriation du salarié. Les règles applicables en droit sont alors différentes : le salarié devra faire l’objet d’un détachement en bonne et due forme, avec la rédaction d’un avenant à son contrat de travail.

 

Une obligation de préavis du salarié pour chaque trajet demandé

 

Le premier droit du salarié, en cas de déplacement professionnel loin de son domicile, est celui d’être prévenu suffisamment à l’avance d’un futur voyage d’affaires. Ce « délai de prévenance » doit notamment lui permettre d’organiser sa vie personnelle pendant son absence de son lieu de travail habituel, en ce qui concerne la gestion par exemple de :

 

  • La garde des enfants ;
  • La surveillance de sa maison et/ou animaux domestiques par une personne de confiance ;
  • La délégation de certaines responsabilités habituelles exercées au sein de l’entreprise...

 

Le délai de prévenance minimal est généralement fixé, par l’usage, à 48 heures. Cela exclut donc les demandes de déplacement soumises par l’employeur la veille pour le lendemain, voire le jour même. 

 

Il s’agit, par ailleurs, d’un délai jugé acceptable pour un petit déplacement, mais pas pour un séjour de plus longue durée ou d’un voyage très éloigné du domicile des salariés. Il appartient à l’employeur de faire preuve de discernement dans la gestion des déplacements professionnels, et d’accorder systématiquement un préavis d’une durée raisonnable en fonction :

  • Du temps de trajet vers le lieu de destination ;
  • De l’éloignement du lieu de destination – a fortiori pour un déplacement à l’étranger ;
  • De la durée totale d’éloignement du salarié pour la mission demandée par l’entreprise.


L’employeur doit-il mentionner les déplacements professionnels dans le contrat de travail ?

 

Non, il n’est pas nécessaire de faire apparaître la possibilité de voyages professionnels réguliers dans le contrat de travail. En pratique, toutefois, de nombreuses entreprises insèrent une clause de mobilité dans le contrat des salariés les plus exposés à ce type de déplacement pour affaires. Cela permet de modifier plus facilement leur lieu de travail habituel et montrer une gestion claire de la politique de travail sur les déplacements auprès des collaborateurs (remboursement des repas, des frais effectifs, etc.).

 

Une obligation de remboursement des frais de déplacement

 

L’employeur est tenu d’assurer le remboursement des frais de déplacement générés par la mission de son salarié à l’extérieur de l’entreprise, ainsi que ses frais effectifs de repas, bien évidemment. En cas d’absence d’accord sur les conditions de prise en charge de ces dépenses, le salarié est d’ailleurs fondé à refuser le déplacement. Il n’encourt alors aucune sanction ou pénalité.

 

En pratique, les modalités de remboursement vont varier et dépendent notamment de la politique voyage de l’entreprise :

 

  • L’employeur peut privilégier l’utilisation d’un moyen de transport au détriment d’un autre – le train plutôt que l’avion, par exemple. Il ne peut, néanmoins, pas imposer au salarié un mode de transport incompatible avec son état de santé pour ses voyages professionnels, et donc lui imposer une prise de risque inutile pour son trajet ; 

 

 

  • Elle peut limiter le remboursement à un certain niveau de confort. Si le salarié est indemnisé pour un voyage en classe éco, il peut ainsi faire le choix de prendre un ticket première classe mais assumera la différence de prix à ses frais.

 

L’employeur doit-il laisser au salarié ses miles avion ?

 

De nombreuses compagnies aériennes permettent aux voyageurs réguliers de gagner des Miles pour s’offrir des billets d’avion. Si aucune règle n’est établie en la matière, la plupart des entreprises ont pour usage de laisser à leurs salariés le bénéfice personnel des miles accumulés pendant leurs voyages d’affaires, en compensation des contraintes engendrées par leurs déplacements multiples. Ainsi, les salariés bénéficieront de rabais sur leurs prochains voyages privés.

 

Une obligation d’assurer la sécurité du salarié

 

Certains principes généraux continuent à s’appliquer même en déplacement professionnel. Ainsi, l’article L.4121-1 du code du travail rappelle que l’employeur « prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs ».

 

S’il estime sa sécurité non assurée pendant son voyage ou sur son lieu de destination, un salarié peut légitimement refuser le déplacement professionnel en invoquant une forme de droit de retrait.

 

Simplifiez-vous la vie avec les cartes de paiement Mooncard

 

Pour respecter leurs obligations en matière de déplacement professionnel, de nombreux employeurs confient à leurs collaborateurs des cartes de paiement leur évitant toute avance de frais. La carte carburant Mooncard Mobility est notamment un atout très utile pour tous les grands déplacements loin du lieu de travail, elle simplifie ainsi grandement la gestion des dépenses des collaborateurs (repas d’affaires, transport, frais effectif, etc.) pour les déplacements dans le cadre de leur travail. Demandez une démo dès maintenant !

 

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