Justificatif frais kilométrique : ce qu'il faut savoir

justificatif frais kilométrique

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Un barème kilométrique s’applique lorsque le salarié d’une entreprise utilise son véhicule personnel afin d’effectuer un trajet à des fins professionnelles. Il permet de déterminer un montant forfaitaire en fonction de la distance parcourue. Comment justifier la réalité du trajet et obtenir un remboursement ? Le point complet avec Mooncard.

 

Frais kilométriques : dans quels cas ?

 

Les indemnités kilométriques peuvent être dues :

 

  • pour la réalisation d’un déplacement professionnel au cours de la journée de travail, comme la visite d’un chantier ;
  • pour le trajet quotidien entre le domicile et le lieu de travail, si le salarié a opté pour une déduction détaillée de ses frais réels dans sa déclaration de revenus – au lieu de la déduction forfaitaire de 10 %.

Le remboursement des frais kilométriques par l’employeur est une obligation qui lui incombe.

 

Frais kilométriques : quelques cas particuliers

 

  • Une indemnité kilométrique vélo d’un montant de 0,25 € par kilomètre peut être versée par l’entreprise si le salarié préfère ce moyen de transport.

 

Indemnités kilométriques : que faut-il justifier ?

 

L’avantage du barème kilométrique est sa simplicité. Le salarié bénéficie en effet d’un montant forfaitaire à déduire, déterminé par l’administration fiscale, pour tenir compte à la fois :

  • des frais de carburant ;
  • de la dépréciation de son véhicule ;
  • de sa réparation et de son entretien ;
  • des frais liés aux pneumatiques ;
  • de la prime d’assurance auto.

 

Il n’est donc pas nécessaire de justifier les frais de carburant pour indemnités kilométriques ou de conserver les tickets d’essence. De même, la conservation des factures d’entretien et de réparation du garage n’a pas plus d’intérêt pour obtenir le remboursement des indemnités.

 

Ces différents justificatifs pourraient seulement être exigés si le salarié préfère une déduction du détail de ses frais réels plutôt qu’une application du barème kilométrique par son entreprise.

 

Il est en revanche obligatoire de justifier la réalité du kilométrage professionnel déclaré par le salarié. En pratique, cela implique de conserver soigneusement l’historique de chaque trajet réalisé pour le compte de l’entreprise.

 

Frais de péage et de parking : comment ça marche ?

 

Les frais de péage et de stationnement constituent une catégorie à part. Ils sont pleinement remboursables par l’entreprise, mais ne sont pas intégrés dans le barème kilométrique. Le salarié doit donc conserver chaque ticket et établir des notes de frais pour ces dépenses supplémentaires. Elles lui seront restituées en complément du montant prévu par le barème.

 

Comment fournir un justificatif de frais kilométriques ?

 

Pour faciliter le travail de vérification en cas de contrôle fiscal des frais kilométriques, les notes de frais de déplacement à déduire doivent inclure a minima certaines informations, comme :

  • le motif du trajet (qui doit être de nature exclusivement professionnelle) ;
  • la distance parcourue exprimée en kilomètres, et correspondant au trajet le plus court entre le lieu de départ et le lieu de destination ;
  • la date du trajet ;
  • la puissance fiscale du véhicule utilisé.

Pour corroborer cette déclaration, l’administration fiscale pourra réclamer certains justificatifs comme une copie du certificat d’immatriculation.

 

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