Indemnités kilométriques par l'employeur : barème 2026, règles et justificatifs

L'employeur rembourse les indemnités kilométriques (IK) au salarié qui utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel. En 2026, le barème kilométrique fiscal reste celui de l'arrêté du 27 mars 2023 : dans la limite de ce barème, l'indemnité est exonérée de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu. Exemple : 8 000 km professionnels dans l'année avec une voiture de 4 CV donnent (8 000 x 0,340) + 1 330 = 4 050 €.

Ce qu'il faut retenir

• Les frais engagés par le salarié pour son travail doivent lui être remboursés par l'employeur : les IK sont la façon la plus courante de le faire quand il utilise sa voiture.
• L'employeur n'est pas obligé d'appliquer le barème fiscal, mais c'est la limite d'exonération : au-delà, l'excédent est soumis à cotisations, sauf preuve des frais réels.
• Le barème publié en 2026 est identique à celui de 2023 : il n'a pas été revalorisé depuis l'arrêté du 27 mars 2023. Il est majoré de 20 % pour les véhicules 100 % électriques.
• Les trajets domicile-travail ne donnent pas lieu à des IK, sauf contrainte particulière.
• L'employeur doit pouvoir justifier chaque indemnité : véhicule, puissance fiscale, distance, motif.

Le barème kilométrique 2026 appliqué par l'employeur

Le barème dépend de la puissance fiscale du véhicule et de la distance professionnelle parcourue dans l'année. « d » correspond à cette distance en kilomètres. Au-delà de 7 CV, on applique la ligne « 7 CV et plus ».

Source : arrêté du 27 mars 2023 (Légifrance), reconduit sans changement pour 2024, 2025 et 2026. Pour une voiture électrique, le résultat est majoré de 20 % : voir IK voiture électrique. Les deux-roues motorisés ont leur propre barème.

Exemples de calcul

• Voiture de 5 CV, 3 000 km dans l'année : 3 000 x 0,636 = 1 908 €.
• Voiture de 4 CV, 8 000 km dans l'année : (8 000 x 0,340) + 1 330 = 4 050 €.
• Voiture de 6 CV, 22 000 km dans l'année : 22 000 x 0,447 = 9 834 €.

Le barème s'apprécie sur la distance totale de l'année. En pratique, beaucoup d'entreprises remboursent chaque mois avec la tranche correspondant au kilométrage annuel prévu, puis régularisent en fin d'année si le kilométrage réel change de tranche. Pour simuler le remboursement trajet par trajet, utilisez notre simulateur d'indemnités kilométriques 2026 (calculateur Excel gratuit).

L'employeur est-il obligé de rembourser les frais kilométriques ?

Aucun texte n'impose spécifiquement le versement d'IK. Mais selon une jurisprudence constante de la Cour de cassation, les frais qu'un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur doivent lui être remboursés, sans pouvoir être imputés sur sa rémunération. Seule exception : un forfait prévu au contrat, à condition que la rémunération reste au moins égale au SMIC. Lorsque l'employeur demande au salarié d'utiliser sa voiture personnelle pour un déplacement professionnel, il doit donc l'indemniser.

L'entreprise a le choix de la méthode :

• le barème fiscal, la solution la plus simple et la plus sûre en cas de contrôle ;
• les frais réels sur justificatifs (carburant, entretien, assurance, part de dépréciation), plus lourds à calculer ;
• un barème interne ou celui prévu par la convention collective (par exemple dans la branche de l'aide à domicile ou la métallurgie).

Si la convention collective prévoit un montant plus favorable, il s'impose à l'employeur, mais la part qui dépasse le barème fiscal reste soumise à cotisations, sauf justification des frais réels. Une indemnisation nettement inférieure aux frais réellement supportés peut être contestée par le salarié.

Exonération de cotisations et d'impôt

Les IK versées dans la limite du barème fiscal sont exonérées de cotisations sociales, de CSG-CRDS et d'impôt sur le revenu. Si l'entreprise verse davantage, la part qui dépasse le barème est réintégrée dans l'assiette des cotisations, sauf si elle prouve que les frais réels du salarié sont plus élevés.

Pour bénéficier de l'exonération, l'employeur doit pouvoir justifier (Urssaf, frais professionnels) :

• le moyen de transport utilisé, avec la copie de la carte grise ;
• la puissance fiscale du véhicule ;
• la distance parcourue et le nombre de trajets ; en pratique, la date, le lieu et le motif de chaque déplacement permettent d'en prouver le caractère professionnel ;
• une attestation du salarié précisant qu'il ne transporte pas dans son véhicule d'autres salariés de l'entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.

Côté salarié, les IK ne sont pas imposables. S'il opte pour la déduction de ses frais réels sur sa déclaration de revenus, il doit ajouter les IK reçues à son revenu imposable.

Quels véhicules et quels trajets ouvrent droit aux IK ?

Le véhicule

Le barème s'applique au véhicule personnel du salarié : un véhicule dont il est propriétaire, dont son conjoint ou un membre de son foyer fiscal est propriétaire, ou qu'il loue lui-même. Il ne s'applique pas à un véhicule de société, de fonction ou de service. Les deux-roues motorisés ont leur propre barème.

Déplacements professionnels

Rendez-vous client, visite de chantier, formation, réunion sur un autre site de l'entreprise : tous les trajets effectués pour le travail, en dehors du trajet habituel domicile-travail, ouvrent droit aux IK.

Trajets domicile-travail

Le trajet habituel entre le domicile et le lieu de travail ne donne pas lieu à des IK. Le salarié peut bénéficier d'autres dispositifs : la prise en charge obligatoire de 50 % de son abonnement de transport en commun et, si l'employeur le décide, la prime de transport ou le forfait mobilités durables. Les IK versées pour ce trajet peuvent toutefois être exclues de l'assiette des cotisations lorsque le salarié est contraint d'utiliser son véhicule personnel : absence ou insuffisance de transports en commun, horaires de travail particuliers, ou domicile ou lieu de travail situé hors du périmètre d'un plan de mobilité. L'employeur doit alors justifier la distance domicile-travail, la puissance fiscale du véhicule et le nombre de trajets.

Qui peut en bénéficier ?

Tous les salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour leurs déplacements professionnels. Les dirigeants assimilés salariés (président de SAS, gérant minoritaire de SARL) peuvent aussi être remboursés de ces déplacements, mais le principe posé pour eux est le remboursement aux frais réels : le recours au barème est à sécuriser. Les bénévoles d'une association relèvent de règles propres : voir les frais kilométriques dans une association.

Ce que couvre l'indemnité, et ce qui s'y ajoute

L'indemnité kilométrique est forfaitaire. Elle couvre la dépréciation du véhicule, l'entretien et les réparations, les pneus, le carburant ou l'électricité et l'assurance. Les péages et le stationnement ne sont pas compris : ils sont remboursés en plus, sur justificatif.

Comment l'entreprise rembourse les frais kilométriques en pratique

1. Le salarié déclare ses trajets dans une note de frais : date, point de départ et d'arrivée, motif, kilomètres.
2. Le manager valide la réalité et le motif des déplacements.
3. La comptabilité contrôle la distance et le barème appliqué, puis rembourse, le plus souvent avec la paie du mois suivant. Aucun délai légal n'est fixé : voir le délai de remboursement d'une note de frais.
4. Les justificatifs sont conservés (carte grise, détail des trajets) pour un éventuel contrôle Urssaf.

Avec le module notes de frais Mooncard, le salarié saisit son trajet, la distance est calculée via Google Maps et le barème s'applique automatiquement selon la puissance fiscale du véhicule. Le manager valide en un clic et la comptabilité récupère des écritures prêtes à exporter. Les péages et le stationnement peuvent être réglés avec la carte Mooncard, sans avance de frais. Réservez une démo.

Questions fréquentes

L'employeur est-il obligé de rembourser les indemnités kilométriques ?

Il doit rembourser les frais engagés par le salarié pour son travail. Lorsqu'il lui demande d'utiliser sa voiture personnelle pour un déplacement professionnel, il l'indemnise, le plus souvent avec le barème kilométrique fiscal.

Quel barème kilométrique l'employeur applique-t-il en 2026 ?

Le barème fiscal fixé par l'arrêté du 27 mars 2023, reconduit sans changement en 2026. Il dépend de la puissance fiscale du véhicule et de la distance annuelle, avec une majoration de 20 % pour les véhicules 100 % électriques.

L'employeur peut-il rembourser plus que le barème ?

Oui, mais la part qui dépasse le barème est soumise à cotisations sociales, sauf si l'entreprise justifie que les frais réels du salarié sont plus élevés.

Les trajets domicile-travail sont-ils remboursés en IK ?

En principe non. Les IK versées pour ce trajet peuvent être exclues des cotisations si le salarié est contraint d'utiliser sa voiture : absence de transports en commun, horaires particuliers. Les autres dispositifs sont la prise en charge obligatoire de 50 % de l'abonnement de transport et, au choix de l'employeur, la prime de transport ou le forfait mobilités durables.

Quels justificatifs l'employeur doit-il conserver ?

La copie de la carte grise, la puissance fiscale du véhicule, la distance et le nombre de trajets (avec date, lieu et motif pour prouver leur caractère professionnel), et une attestation du salarié indiquant qu'il ne transporte pas d'autres salariés indemnisés.

Le salarié peut-il utiliser la voiture de son conjoint ?

Oui. Le barème s'applique aussi au véhicule appartenant au conjoint ou à un membre du foyer fiscal du salarié, ainsi qu'au véhicule qu'il loue. Il ne s'applique pas à un véhicule de société.

Les indemnités kilométriques sont-elles imposables pour le salarié ?

Non, dans la limite du barème. Si le salarié opte pour les frais réels sur sa déclaration de revenus, il doit ajouter les IK reçues à son revenu imposable.

Les péages et le parking sont-ils compris dans les IK ?

Non. Ils s'ajoutent à l'indemnité kilométrique et sont remboursés sur justificatif.