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Selon la distance parcourue, les frais de carburant d’un salarié peuvent amputer sérieusement ses revenus. Différentes options s’offrent à lui pour obtenir le remboursement de ces frais. Barème kilométrique, frais réels ou déduction forfaitaire sur les impôts : Mooncard revient pour vous sur les indemnités kilométriques et les frais de carburant.
Déductions des frais de carburant professionnels : quelles options ?
L’augmentation régulière du tarif des carburants induit une charge de plus en plus lourde pour les salariés devant utiliser leur véhicule personnel pour le compte de leur entreprise. En fonction de la nature du trajet, plusieurs modalités de remboursement ou de déduction fiscale peuvent s’envisager :
- Une déduction forfaitaire de 10 % du revenu imposable s’applique par défaut pour les salariés ne faisant pas un autre choix. Elle permet de tenir compte des divers frais engagés pour exercer leur emploi, dont les frais quotidiens de déplacement entre le domicile et le lieu de travail.
- Le régime des frais réels constitue l’alternative à l’option précédente. Le salarié choisissant ce régime peut déduire l’intégralité de ses frais professionnels, mais doit alors tenir un compte détaillé et garder la trace de tous les justificatifs utiles.
Dans ce deuxième cas, le calcul du remboursement peut s’appuyer sur le barème des indemnités kilométriques. Il s’applique automatiquement pour un déplacement professionnel ponctuel du salarié à bord de son véhicule personnel, pour tous types de missions à l’extérieur.
Un salarié aux frais réels peut également utiliser ce barème pour le calcul de la déduction fiscale sur son trajet domicile-travail. Dans ce cas :
- l’intégralité du kilométrage peut être prise en compte si le salarié a un trajet de moins de 40 kilomètres ;
- au-delà, l’application du barème est plafonnée à 40 kilomètres par trajet, sauf circonstances particulières expliquant l’éloignement du salarié, et à justifier lors d’un contrôle fiscal des frais kilométriques.
Indemnités kilométriques : comment justifier les frais de carburant ?
Il n’est pas nécessaire de joindre un ticket d’essence ou une autre preuve de vos achats en carburant à votre justificatif de frais kilométrique. En effet le barème, réalisé par l’administration fiscale est justement conçu pour évaluer ce coût de façon forfaitaire.
Prise en charge des frais de transport par l’employeur : de quoi s’agit-il ?
Le remboursement des frais kilométriques par l’employeur concerne uniquement les déplacements professionnels à bord du véhicule personnel (visite de chantier ou de client, mission professionnelle...). L’entreprise, en revanche, n’est jamais tenue d’indemniser le salarié pour ses frais d’essence sur le trajet domicile-travail.
Un accord d’entreprise ou une décision unilatérale de l’employeur peuvent néanmoins mettre en place une « prime carburant » facultative. Dans ce cas, l’Urssaf précise qu’elle doit bénéficier à l’ensemble des salariés. L’entreprise peut aussi décider de calculer cette prime de façon individuelle sur la base du barème kilométrique de l’administration fiscale.
La prime, lorsqu’elle est mise en œuvre, couvre totalement ou partiellement les dépenses de carburant ou l’alimentation d’un véhicule électrique.
Pour rappel, une indemnité kilométrique vélo d’un montant de 0,25 € au kilomètre peut aussi bénéficier aux salariés optant pour ce mode de locomotion propre. Les frais kilométriques d’un véhicule électrique, par ailleurs, sont supérieurs de 20 % à ceux d’un véhicule thermique classique depuis 2021.
Participez aux frais de carburant de vos salariés avec la carte Mooncard
Le régime des frais kilométriques en association ou en entreprise tient compte du coût de l’essence ou de l’électricité pour dédommager le salarié en déplacement. Il peut éventuellement être complété par une prime spécifique pour le trajet domicile-travail. Réservez une démonstration des avantages des cartes de paiement Mooncard pour le calcul et le suivi des frais professionnels ! Et découvrez en avant-première notre carte Mooncard Mobility. Une carte carburant acceptée dans 100% des stations-service !
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