Die Planung und Verwaltung von Geschäftsreisen: Wie geht das?

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Das Management von Geschäftsreisen ist für Unternehmen oft eine zeitraubende Aufgabe. Geschäftsreisen planen, Ausgaben der Mitarbeiter nachverfolgen und erstatten, eine Reiserichtlinie definieren und vieles mehr. Welche Lösungen sind die richtigen, um die tägliche Leistung zu verbessern? Die komplette Anleitung und alle Informationen zur Reisekostenabrechnung von Mooncard!

 

Planen Sie alle Ihre Geschäftsreisen sorgfältig

 

Welche Reisen sollten im Interesse des Unternehmens vorrangig organisiert werden? Wer sind die wichtigsten Mitarbeiter, die für den Erfolg einer externen Mission einzubeziehen sind? Ein gutes Geschäftsreisemanagement beginnt mit einem Planungsaufwand auf allen Ebenen.

 

In größeren Unternehmen spielen daher zwei spezielle Figuren eine zentrale Rolle bei der Planung von Geschäftsreisen und liefern Lösungen zur Optimierung der Reisekosten:

 

Die Hauptaufgabe des Travel-Managers besteht darin, das Gesamtmanagement von Dienstreisen und beruflichen Auswärtstätigkeiten innerhalb des Unternehmens sicherzustellen. Er überwacht den Zeitplan dieser Business-Missionen und sorgt oft für die Einhaltung eines doppelten Gebots: die Anwendung der Reiserichtlinie des Unternehmens und die Reduzierung der Reisekosten. Natürlich geht es nicht darum, die Erstattung von Spesenabrechnungen einzuschränken, sondern darum, die Organisation von Dienstreisen so zu rationalisieren, dass die Auswirkungen auf den Haushalt im vorgegebenen Rahmen bleiben.

 

Die Reiseabteilung des Unternehmens kümmert sich um praktischere Vorkehrungen, wie z. B. die Verwaltung von Reservierungen für alle Geschäftsreisen der verschiedenen Mitarbeiter.

 

In kleineren Unternehmen werden diese Aufgaben in der Regel vom Chef, Personalleiter oder der Buchhaltung übernommen. Dadurch kann die Planung einer Dienstreise schnell zu einer zusätzlichen und schwer zu bewältigenden Arbeitslast werden. Externe Dienstleister sind hier eine Möglichkeit, Kosten und Arbeitsbelastung einzugrenzen.

 

Eine Reiserichtlinie für das Unternehmen: Was ist das?

 

Die Firmenreiserichtlinie ist eine grundlegende Säule im Management Ihrer Geschäftsreisen. Sie legt die Rahmenbedingungen für die Planung von Dienstreisen, deren Buchung, bevorzugte Verkehrsmittel sowie die Modalität für die Erstattung von Reisekosten fest. Eine klare Reiserichtlinie trägt wesentlich zur Information und Gelassenheit der verschiedenen Mitarbeiter bei. Gleichzeitig vermeidet sie Missverständnisse und schafft Klarheit über die Kostenerstattung durch das Unternehmen. Reisende Mitarbeiter werden so stärker motiviert und fühlen sich gegenüber Kollegen nicht benachteiligt.

 

Zentralisieren Sie alle Reservierungen bei einem einzigen Ansprechpartner

 

Für die Verwaltung und Buchung von Geschäftsreisen nutzen bereits 95 % der kleinen und mittleren Unternehmen ein spezialisiertes Reisebüro. Das ist in der Tat die einfachste und praktischste Lösung, um alle organisatorischen Vorkehrungen für eine Geschäftsreise zu organisieren und gleichzeitig die Kosten für das Unternehmen zu optimieren. So übernehmen die Dienstleister unter anderem folgende Leistungen:

 

  • Buchung von Zug- oder Flugtickets
  • Suche nach dem besten Preis bei verschiedenen Dienstleistern
  • Reservierung von Hotelübernachtungen

 

Die Nutzung eines professionellen Reisebüros bringt Unternehmen und ihren Mitarbeitern viele Vorteile:

 

  • eine echte Beratungsqualität bei der praktischen Organisation der Reise für die verschiedenen Reisenden oder sogar bei der Definition der besten Route, Packlisten usw.
  • willkommene Expertise für die Buchung komplexester Geschäftsreisen, insbesondere internationale und solche mit mehreren Etappen oder Zwischenstopps
  • Budgeteinsparungen dank der Vorzugstarife, die die Agentur von verschiedenen Betreibern erhält

 

In einigen Fällen kann dieser Fachmann dem Kundenunternehmen sogar eine spezielle Buchungsplattform zur Verfügung stellen. Bei Problemen während Dienstreisen (z. B. Flugverspätung) kümmern sich die Agenturen kompetent darum, eine geeignete Lösung zu finden, und ersparen viel Ärger.

 

Beachten Sie, dass die Agentur im Gegenzug für die vorgeschlagene Lösung eine Provision berechnet.

 

Flugmeilen: Wer profitiert nach einer Geschäftsreise?

 

Viele Fluggesellschaften bieten ihren Kunden an, bei jeder Reisebuchung Flugmeilen zu sammeln. Theoretisch sind diese Meilen, die zu Vorteilen oder Freifahrten berechtigen, Eigentum des Kundenunternehmens. Dies hat auch das Bundesarbeitsgericht klargestellt. In der Praxis lassen die meisten Arbeitgeber ihre Mitarbeiter diese Meilen als Ausgleich für die Einschränkungen im Zusammenhang mit ihren Geschäftsreisen persönlich nutzen und schreiben dies im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung fest.

 

Optimieren Sie die Nachverfolgung von Spesenabrechnungen und die Erstattung von Spesen

 

Die Regeln für Geschäftsreisen und die Pflichten des Arbeitgebers sind nur dann klar, wenn diese im Arbeitsvertrag geregelt sind. Die Unternehmen sind nicht verpflichtet, die Kosten und Auslagen des Arbeitnehmers im Rahmen seiner Geschäftsreise zu erstatten, tun dies aber in aller Regel. Arbeitnehmer sollten auf eine entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag bestehen, um bei häufigen Reisen nicht auf Kosten sitzen zu bleiben.

Hinweis: Erhalten Sie die Reisekosten nicht vom Unternehmen zurück, können Sie sie selbst steuerlich absetzen und benötigen dazu entsprechende Belege.

Um ihre Entschädigung zu erhalten, müssen reisende Mitarbeiter Nachweise über alle ihre Ausgaben führen und eine genaue Reisekostenabrechnung für die Personal- oder Buchhaltungsabteilung erstellen. Zu den erstattungsfähigen Ausgaben gehören dabei: 

 

  • Transportkosten (Tickets, Tankkosten oder Kilometerpauschale, wenn für die Reise das private Fahrzeug genutzt wird)
  • Verpflegungskosten
  • Unterbringungskosten (Hotel, Ferienwohnung, Airbnb, ...)
  • Reisenebenkosten (Parkplatzgebühren, Telefonkosten u. a.)

 

Zur effizienten Nachverfolgung von Erstattungsanträgen nach einer Dienstreise empfiehlt sich der Einsatz einer leistungsfähigen Software oder einer Webplattform, auf der die Belege in papierloser Form gespeichert werden können. So bleibt alles übersichtlich und nichts geht verloren.

 

Eine andere Lösung für Arbeitgeber ist die Ausgabe von Prepaid-Corporate card an die Mitarbeiter: Dadurch kann jeder Mitarbeiter seine Berufskosten bezahlen, ohne selbst Kosten vorstrecken zu müssen, und erspart sich den Antrag auf Erstattung. Für Unternehmen wie Mitarbeiter ist dies ein echter Zeitgewinn, denn in diesem Fall kann das Unternehmen die Kosten direkt als Betriebsausgaben abrechnen und spart sich die Erstattung über die Lohnabrechnung.

 

Kennen Sie Self-Booking?

 

Self-Booking ist eine Praxis, bei der die Mitarbeiter ihre Geschäftsreisen selbst buchen. Dazu gehen sie direkt auf eine Selbstbuchungs-Webplattform („Self-Booking-Tool“ oder SBT) und wählen ihre Tickets, Verkehrsmittel oder Hotels selber aus.

 

Diese Buchungsmethode kann, wenn sie von der Reiserichtlinie des Unternehmens genehmigt wird, von Mitarbeitern geschätzt werden, denn sie können so nach ihren eigenen Vorlieben reisen. Diese Variante kann jedoch zu Produktivitätsverlusten bei häufig reisenden Mitarbeitern führen, da sie zusätzliche Arbeitsschritte erledigen müssen.

 

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