Een efficiënte e-boekhouding opzetten voor uw vereniging

Maak binnen de vereniging goede afspraken over de boekhouding

Veel verenigingen worden bestuurd door vrijwilligers. Deze vrijwilligers hebben veelal ook een andere taak binnen de vereniging, bijv. voetbaltrainer, en daarbij ook nog een betaalde baan. Daarom hebben zij vaak niet veel tijd om ook nog eens de boekhouding bij te houden. Toch moet iemand dit doen, en voor de meeste verenigingen is uitbesteden geen optie. Kies daarom voor een zo eenvoudig mogelijk boekhoudprogramma dat niet tijdrovend is, zodat iemand makkelijk zelf de boekhouding kan doen. Een e-boekhoudprogramma dat speciaal is ontwikkeld voor verenigingen bijvoorbeeld.

Kan de boekhouding niet gewoon in Excel gedaan worden?

Dit kan en dit mag ook, er is niet wettelijk vastgesteld in welk programma u moet boekhouden. U kunt er dus voor kiezen zelf de boekhouding in Excel te doen, online kunt u hiervoor sjablonen vinden. Met een handig sjabloon kunt u facturen maken en alle cijfers voor de btw-aangifte verzamelen. Deze sjablonen kunt u downloaden van internet om vervolgens lokaal, op uw eigen pc, de boekhouding te doen en op te slaan.

Voor een groot aantal eenmanszaken is de boekhouding in Excel voldoende. Zo ook bij kleine verenigingen met een klein aantal leden. Wordt de vereniging echter groter, kan een goed boekhoudprogramma aan te raden zijn. Let wel dat een boekhouding in Excel altijd lokaal op één iemands computer staat en daarom niet geschikt is voor meerdere boekhouders tegelijk. 

Waarin is de boekhouding van een vereniging anders dan die van een bv of een zzp’er?

Zowel de boekhouding van een vereniging als de boekhouding van een bv of die van een zzp activiteit kun je zelf doen, dat is niet afhankelijk van de rechtsvorm, maar eerder van de omvang (is het een eenmanszaak of is er personeel?).

De basis van het boekhouden is voor alle rechtsvormen gelijk, buiten die basis zijn er echter verschillen. Waar een zzp’er of een bv vaak te maken hebben met in- en verkoop van producten, het doel winst te maken en (alleen de bv) personeel, heeft een vereniging te maken met leden die contributie betalen.

Voor een vereniging is het dan ook van het grootste belang de ledenadministratie goed georganiseerd en foutloos te hebben. In sommige gevallen zijn er ook inkomsten door bijvoorbeeld een clubhuis, waar eten en drinken wordt verkocht. In dat geval krijgt de vereniging ook te maken met btw. Bovendien moet u als vereniging een begroting laten zien tijdens de Algemene Ledenvergadering, dit kan alleen als de boekhouding op orde is!

De ledenadministratie moet goed op orde zijn

U bent vrij om de ledenadministratie in welk programma dan ook te doen, hier zijn geen regels voor. Wel zijn er strenge regels omtrent de privacy van de leden. U moet niet meer informatie over de leden invoeren dan strikt noodzakelijk is. De ledenadministratie houdt bij wie allemaal lid zijn van de vereniging, en de bijbehorende betalingen van de contributies, vaak de enige bron van inkomsten van een vereniging. 

Wat is precies de Algemene Ledenvergadering?

De Algemene Ledenvergadering (ALV) vindt 1x per jaar plaats, alle leden mogen hierbij aanwezig zijn. In de ALV worden er twee verslagen gegeven: het financiële verslag (de jaarrekening met toelichting) en een verslag over wat er allemaal gebeurd is binnen de vereniging in het afgelopen boekjaar. Ook kunnen bestuursleden gekozen worden of aftreden, commissies worden gevormd etc. 

Is een e-boekhouding nuttig voor een vereniging? 

Ja! Zeker omdat er online boekhoudpakketten zijn ontwikkeld speciaal voor verenigingen. Maar ook algemene e-boekhoudpakketten zijn zeer geschikt. Ten eerste zal de taak van het boekhouden een stuk minder tijdrovend zijn. De pakketten zijn vaak intuïtief waardoor de vrijwilliger niet per sé veel kennis van boekhouden hoeft te hebben. Veelal hoeft u maar met de muis over een voor u onbekende term te zweven en deze wordt uitgelegd. En de meeste pakketten hebben ook een helpdesk, voor het geval dat het toch niet helemaal duidelijk is. 

Wat kunt u zoal met een online boekhoudprogramma?

Een goed e-boekhoudprogramma, en zeker één die speciaal voor verenigingen is ontwikkeld, maakt gebruik van notificaties. Alle informatie die wordt ingevoerd, kan in realtime worden geanalyseerd zodat het programma onmiddellijk kan aangeven wie wel betaald heeft en wie nog niet, bijvoorbeeld. Ook kunnen er automatisch herinneringen worden gestuurd aan de wanbetalers.

Voor een vereniging is het handig om een e-boekhoudprogramma te kiezen waar de ledenadministratie inzit. In sommigen kunt u met één druk op de knop alle automatische incasso’s in werking stellen.

De begroting en de jaarrekening kunnen makkelijk gemaakt worden, meerdere mensen kunnen het programma gebruiken vanaf hun eigen computer, waarbij u kunt kiezen wie veranderingen kan aanbrengen, wie alleen mag lezen... Zo kan bijvoorbeeld het hele bestuur toezicht houden op de boekhouding. Als uw vereniging btw-plichtig is, wordt er onmiddellijk een berekening van uw btw-aangifte gemaakt als u inkomsten of uitgaven invoert. 

Eenvoudiger boekhouden dankzij Mooncard 

Mooncard is geen boekhoudprogramma. Mooncard oplossingen kunnen u wel helpen met de boekhouding, zodat het nog sneller gaat en nog eenvoudiger. Uitgaven worden automatisch in uw boekhouding opgenomen, met facturen of foto’s daarvan Dit kan heel wat tijd schelen in de boekhouding, tijd die de vrijwillige voetbaltrainer eigenlijk helemaal niet heeft. Er is ook veel minder risico dat bepaalde uitgaven per ongeluk niet in de boekhouding belanden. Wilt u zien wat er allemaal mogelijk is met Mooncard? Boek dan een demo!