Zelf uw boekhouding doen: hoe moet dat?

Wat betekent boekhouding eigenlijk?

Boekhouding is het verzamelen en bijhouden van alle geldzaken van uw bedrijf. Dus wat u verdient en uitgeeft, hoeveel geld uw bedrijf op de bank en in kas heeft, en hoeveel geld het schuldig is. Het belangrijkste doel hiervan is een beter beeld krijgen van de financiële gezondheid van uw bedrijf, zodat u beter geïnformeerde beslissingen kunt nemen. Bijvoorbeeld, door te weten hoeveel geld uw bedrijf verdient kunt u beter inschatten hoeveel geld u kunt uitgeven. En door de balans bij te houden, kunt u zien of uw bedrijf groeit of niet. 

Een ander doel heeft met de belasting te maken. Bedrijven zijn wettelijk verplicht om hun boekhouding op orde te hebben en te houden. Als ondernemer moet u aangifte doen van uw inkomsten en uitgaven en met deze zogeheten resultatenrekening een berekening maken van de belasting. Zonder juiste boekhouding is het onmogelijk om aan deze verplichtingen te voldoen en kunt u te maken krijgen met fiscale sancties. 

Kortom: niet alleen is een goede boekhouding belangrijk voor inzicht in juw bedrijfsvoering, het is ook noodzakelijk om aan de wet te kunnen voldoen.

Wie kan uw boekhouding doen?

Als ondernemer hebt u meerdere opties voor het regelen van de boekhouding. U kunt ervoor kiezen om het zelf te doen, iemand speciaal hiervoor in dienst nemen of de administratie uitbesteden aan een externe partij, zoals een boekhoudkantoor of een accountant. Elke optie heeft zijn voordelen en nadelen.

Als u iemand in dienst neemt in uw bedrijf, heeft u de zekerheid dat de boekhouding goed wordt gedaan en heeft u iemand in huis die u kunt aanspreken, maar u moet ook salaris en eventueel andere arbeidskosten betalen.

Uitbesteden aan een boekhouder of accountant is een goede optie als u niet over de tijd en/of kennis beschikt om zelf de boekhouding te doen, of als u zich wilt concentreren op andere aspecten van uw bedrijf. U moet wel de kosten voor de externe partij betalen, maar u krijgt wel de zekerheid dat uw boekhouding op orde is en dat u aan de fiscale verplichtingen voldoet.

Als u het zelf doet, bespaart u geld en heeft u meer controle over uw boekhouding, maar u moet wel de tijd ervoor nemen om het juist en nauwkeurig te doen. Gelukkig is bestaan er oplossingen als Mooncard (waarover later meer) en boekhoudsoftware, waarmee zelf de boekhouding doen stukken makkelijker en sneller gaat.

Voordelen van zelf de boekhouding doen

Als ondernemer heeft u de vrijheid om de financiële administratie van uw bedrijf zelf bij te houden: het mag gewoon. Daardoor hebt u niet alleen meer controle, maar ook meer flexibiliteit en inzicht in uw bedrijf. Laten we eens kijken naar de specifieke voordelen van zelf de boekhouding doen.

• Kostenbesparing
  Er kleven allerlei voordelen aan zelf de boekhouding doen. Het bekendste pluspunt is natuurlijk dat u geen extra kosten hoeft te maken voor een boekhouder of boekhoudsoftware. Dat kan honderden tot duizenden euro’s per maand schelen; geld dat u beter in andere onderdelen van uw bedrijf kunt investeren om zo sneller te groeien.
  
  
• Directe controle
  Een ander voordeel is dat u zelf de controle over uw boekhouding hebt. U ziet bijvoorbeeld het totaal van de gemaakte kosten en kunt besluiten om sommige vaste kosten, zoals abonnementen die u nauwelijks gebruikt, te elimineren.
  
  
• Flexibiliteit
  U kunt de boekhouding op een manier doen die het beste bij uw bedrijf en stijl past. Kies bijvoorbeeld voor een traditionele, meer handmatige boekhoudmethode, of juist voor een moderne, meer technologie-gedreven aanpak. 

Nadelen van zelf de boekhouding doen

Zelf de touwtjes in handen houden is iets wat iedere ondernemer graag doet. Maar aan het zelf boekhouden kleven ook nadelen. Het is belangrijk om die in overweging te nemen bij het maken van uw beslissing.

Tijd

Laten we eerlijk zijn: zelf je boekhouding doen kan veel tijd in beslag nemen, vooral als je geen boekhoudkennis hebt. Gelukkig is er boekhoudsoftware die je flink op weg helpt. Ook heeft de website van de Belastingdienst behulpzame informatie voor wie zelf de boekhouding wil doen.

Onzekerheid

Als je geen kennis hebt van boekhouding, kan het een uitdaging zijn om fouten te voorkomen. De boekhouding correct bijhouden lukt misschien nog wel, maar hoe weet je zeker dat je kosten opvoert die je ook daadwerkelijk mag aftrekken? En zijn er fiscale trucs die je wellicht over het hoofd ziet?

Stress

Als je niet goed op de hoogte bent van administratieve en fiscale zaken, kan het stressvol zijn om de boekhouding te doen. En dat kan er op zijn beurt weer voor zorgen dat je totaal geen zin hebt in zelf boekhouden. Aan de andere kant wordt je er steeds beter in als je zelf je boekhouding doet.

Hoe kunt u zelf de boekhouding doen?

Of u nu een bv hebt of een eenmanszaak, u kunt zelf de boekhouding doen door gebruik te maken van software en tools. Een populair programma hiervoor is Microsoft Excel, waar u eenvoudig tabellen en formules kunt maken om de boekhouding bij te houden. Het grootboek kunt u in Excel bijhouden door gebruik te maken van een subadministratie voor uw debiteuren en crediteuren.

Een andere manier om zelf de boekhouding te doen, is door gebruik te maken van software. Boekhoudsoftware biedt vaak meer functionaliteiten en mogelijkheden dan een simpel Excel-bestand en biedt een gestructureerde manier om de boekhouding bij te houden. Het programma automatiseert veel handmatige taken, zoals het bijhouden van de debiteurenadministratie, het opstellen van een subadministratie en het bijhouden van grootboekrekeningen. Hierdoor bespaart u tijd en maakt u minder kans op fouten.

Wat moet u precies bijhouden?

Als ondernemer wilt u altijd op de hoogte zijn van de financiën. De kans is groot dat u, ook als u de boekhouding nu hebt uitbesteed, toch al aan een versimpelde vorm van boekhouding doet. Dat maakt de stap naar een volledige boekhouding wat kleiner. Maar wat moet u precies bijhouden? Eigenlijk gaat het maar om vier zaken, die u vervolgens op een bepaalde manier combineert en ordent.

Inkomsten

Ook al houdt u niet van boekhouden, een lijstje van inkomsten houdt elke ondernemer graag bij. Dit zijn de geldbedragen die u als bedrijf ontvangt, bestaande uit verkoopinkomsten en/of verhuurinkomsten.

Uitgaven

Dit zijn de geldbedragen die u als bedrijf uitgeeft, zoals aankoopkosten of salariskosten. Het is belangrijk om deze onder controle te houden omdat ze uw winst beïnvloeden. Verderop leest u over de tools die Mooncard hiervoor biedt.

Debiteuren

Dit zijn de mensen of bedrijven die geld aan uw bedrijf of vereniging schuldig zijn.

Crediteuren

De crediteuren zijn de mensen of bedrijven waar u als bedrijf geld aan schuldig bent. Vaak zijn dit leveranciers die producten hebben geleverd en waar u de rekening nog van moet betalen.

Tips voor het doen van uw eigen boekhouding

• Zorg voor een goede organisatie: houd alle facturen en bankafschriften bij elkaar en maak duidelijke mappen voor inkomsten en uitgaven.

• Maak gebruik van boekhoudsoftware: dit maakt het bijhouden van de boekhouding een stuk makkelijker en sneller. Mooncard helpt met een online dashboard voor uitgavenbeheer, zoals we hieronder uitleggen.

• Wees nauwkeurig: zorg ervoor dat u alle uitgaven en inkomsten goed bijhoudt en controleer regelmatig of alles klopt. Er is niets zo vervelend als (veel te) laat een foutje ontdekken en alles moeten corrigeren.

• Roep hulp in als u vastloopt: als zelf uw boekhouding doen toch niet goed gaat, dan is het absoluut geen schande om een freelance boekhouder of gespecialiseerd accountantskantoor in te huren.

Mooncard maakt uw boekhouding makkelijker:

Met Mooncard wordt de boekhouding ook een stuk makkelijker. Geef onze betaalkaarten en tankpassen aan uw medewerkers (of gebruik ze zelf) om inzicht te krijgen in de zakelijke uitgaven van uw bedrijf. Dankzij het online dashboard kunt u real-time de uitgaven volgen en categoriseren, wat helpt bij het beter beheren en uiteindelijk verminderen van vaste kosten.

Bovendien hebben onze kaarten nog extra functies, zoals contactloos betalen, digitalisering van facturen, terugvordering van de betaalde btw en zonder extra kosten betalen in het buitenland. U betaalt per maand en per medewerker vaste kosten, die u eenvoudig op kunt geven bij de Belastingdienst dankzij ons handige overzicht.

Wil je meer weten? Vraag een gratis demo aan om te zien hoe Mooncard kan helpen om zelf de boekhouding te doen. Eén van onze vriendelijke medewerkers beantwoordt dan meteen eventuele vragen over zelf de boekhouding doen.